Vertragscontrolling

Wie Sie Vertragsrisiken richtig einschätzen

Aus Verträgen entstehen rechtlich bindende Pflichten. Das Vertragscontrolling identifiziert potenzielle Risiken frühzeitig und bewertet sie. Mit den daraus abgeleiteten Handlungsmaßnahmen steuern Unternehmen vertragsrechtliche Angelegenheiten risikobasiert. Langfristig trägt dies dazu bei, dass Unternehmen strategische Entscheidungen treffen und Vertragsprozesse kosten- und leistungseffizient aufbauen.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, welche Rolle das Vertragscontrolling in Unternehmen einnimmt und wie Sie mit einer Vertragscontrolling-Software Risiken ganzheitlich steuern.

Was ist Vertragscontrolling?

Laut Definition umfasst das Vertragscontrolling sämtliche Maßnahmen, die ein Unternehmen ergreift, um Vertragsrisiken zu steuern. Dafür misst und bewertet das Vertragscontrolling Prozesse und Inhalte auf Basis gesammelter Informationen. Identifizierte Risiken und einhergehende Maßnahmen überwacht das Vertragscontrolling laufend und stellt so sichere Prozessabläufe von Vertragsanfang bis -ende sicher.

Aufgaben im Vertragscontrolling

Aufgabe des Vertragscontrollings ist es, aus Verträgen entstehende Risiken zu minimieren – oder positiv gesprochen: Vertragsziele zu realisieren. Hierfür erstellt das Vertragscontrolling vertragsrelevante Berichte. Sie geben Risiken übersichtlich wieder und beinhalten Analysen zu Vertragsleistungen, Kostenstellen, Prozessen oder Compliance-Standards.

Zusätzlich zeigt das Vertragscontrolling in den Berichten Lösungen und Verbesserungspotenziale für bestehende Risiken auf. Mithilfe der Berichte treffen Führungskräfte datenbasierte Entscheidungen, die für das Gesamtunternehmen wirtschaftlich und zukunftsorientiert sind.

Beispiele für Aufgaben des Vertragscontrollings sind:

Risikobewertungen: Analysen anhand von Daten wie Verbindlichkeiten, Auftragsgröße oder offene Posten durchführen.
Optimierungspotenziale: Risikoreiche Punkte im Vertrag aufzeigen und lösungsorientierte Vorschläge für sicherere Prozesse machen.
Monitoring: Gesteuerte Maßnahmen überwachen, mit dem Ziel, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und getroffener Maßnahmen zu prüfen.

Vertragscontrolling vs. Vertragsmanagement

Das Vertragscontrolling ist ein Bestandteil des Vertragsmanagements. Gemäß der Definition umfasst das Vertragsmanagement alle Schritte, die Verträge durchlaufen – von der Erstellung bis zur rechtssicheren Vertragsarchivierung. Zum Vergleich: Das Vertragscontrolling fokussiert sich in seiner Funktion auf das Risiko, das mit Vertragsprozessen einhergeht.

Die Vertragsverwaltung ist somit die Grundlage des Controllings. Strukturierte und systematische Vertragsprozesse sind notwendig, damit Risiken im ersten Schritt sichtbar sind und sich im zweiten Schritt minimieren lassen.

Das Controlling wiederum ist dafür verantwortlich, wie sicher die Prozesse im Vertragsmanagement ablaufen. Denn jede Risikoentscheidung des Controllings beeinflusst das operative Vertragsmanagement mit dem Ziel, es sicherer und rentabler zu gestalten.

Vorteile des Vertragscontrollings

Hey Doxi, was sind die Vorteile des Vertragscontrollings?

Das Vertragscontrolling zeigt, wie erfolgreich Unternehmen vertragsrechtliche Pflichten gegenüber ihren Vertragspartnern einhalten und wie sich laufende Verträge auf gesamtunternehmerische Erfolge auswirken. Aus der Prüfung von Verträgen ergeben sich fünf Vorteile:

Transparenter Vertragsbestand: Übersichtlich strukturierte Vertragsinhalte erleichtern es, jederzeit Auskunft über Vertragsinhalte zu geben.

Minimierte Risiken: Gemessene und bewertete Vertragsrisiken offenbaren Optimierungspotenziale in Vertragsabläufen.

Datenbasierte Reportings: Regelmäßige Berichte dokumentieren Risiken und helfen bei betriebswirtschaftlichen Entscheidungen wie Leistungs- oder Kostenanpassungen.

Kontrollierte Prozesse: Abgeleitete Maßnahmen erhöhen die Effizienz von Prozessen und deren Sicherheit.

Skalierbares Vertragsmanagement: Getroffene Handlungsmaßnahmen optimieren Vertragsprozesse und tragen dazu bei, das Vertragsziel zu erreichen.

Wichtige Kennzahlen im Vertragscontrolling

Um Verträge zu prüfen, betrachtet das Vertragscontrolling relevante Key-Performance-Indikatoren (KPIs). Erst durch sie sind Risiken und deren Entwicklung über die Zeit messbar. KPIs zeigen bei getroffenen Maßnahmen, wie erfolgreich sich diese über die Zeit entwickeln. Andererseits offenbaren KPIs ebenfalls Risiken und nötige Handlungsmaßnahmen, die zuvor noch nicht sichtbar waren.

Die wichtigsten KPIs für die Risikobewertung von Verträgen in der Übersicht:

Umsatz- und Kosteneffektivität

Die Umsatz- und Kosteneffektivität misst, wie sich ein Vertrag auf den finanziellen Erfolg eines Unternehmens auswirkt. Finanzielle KPIs sind:

Umsatzrendite pro Vertrag: stellt den aus einem Vertrag resultierenden Gewinn ins Verhältnis zum Umsatz.
Kosten pro Vertrag: setzt die Gesamtkosten eines Vertrages dem Umsatz gegenüber.
Return-On-Investment pro Vertrag: gibt das Verhältnis des Gewinns zu den Kosten eines Vertrags an.

Vertragsdurchlaufzeiten

Wie effizient Vertragsprozesse sind, zeigen Vertragsdurchlaufzeiten. Sie messen, wie Handlungsmaßnahmen Workflows beeinflussen. Leistungsorientierte KPIs sind:

Durchschnittliche Vertragsabschlusszeit: misst die Dauer von der Vertragsverhandlung bis zur -unterzeichnung.
Vertragsverlängerungsrate: zeigt den prozentualen Anteil an Verträgen, die über die ursprüngliche Laufzeit hinauslaufen.

Compliance und Risikobewertung

Risikobasierte KPIs messen hingegen, inwieweit Unternehmen ihre Verträge rechtssicher und compliant aufsetzen. KPIs zur Risikobewertung sind:

Einhaltungsquote: definiert den prozentualen Anteil der Verträge, die alle vertraglichen Anforderungen erfüllen.
Abweichende Vertragsänderungen: misst, wie viele Vertragsverletzungen vorliegen und wie sehr sie ins Gewicht fallen.

Erfolgsfaktoren für effektives Vertragscontrolling

Zusammengefasst ist das Vertragscontrolling effektiv, wenn es

Verantwortlichkeiten klar definiert,
Vertragskennzahlen regelmäßig überprüft und aktualisiert und
sich in die Gesamtunternehmensstrategien integriert.

Dafür müssen Workflows im Vertragscontrolling und darüber hinaus transparent sein. Eine Vertragscontrolling-Software gewährleistet das und gestaltet Prozesse sicherer. Sind die Verantwortlichkeiten klar definiert, stößt die Software Workflows automatisiert an.

Wenn zum Beispiel eine Vertragsfrist beginnt, erinnert die Software den verantwortlichen Mitarbeiter an die beginnende Frist. Besonders effektiv ist die Risikobewertung, wenn Verträge und ihre Prozesse auf die Gesamtunternehmensstrategie einzahlen. Dafür trifft das Vertragscontrolling Handlungsmaßnahmen holistisch.

Risikomanagement im Vertragscontrolling

Neben operativen Risiken beinhalten Verträge demnach auch strategische Risiken für das Gesamtunternehmen. Gründliche Analysen auf Basis von KPIs sowie Audits decken potenzielle Risiken frühzeitig auf. Dadurch schützen sich Unternehmen präventiv gegen auftretende Gefahren und minimieren sie durch direkte Maßnahmen:

Vor Vertragsbeginn: Haftungsausschlüsse, Gewährleistungen oder Schadensersatzklauseln begrenzen Haftungsrisiken und beeinflussen das Verhandlungsergebnis.
Während der Vertragslaufzeit: Gefundene Risiken passt das Vertragscontrolling in Verträgen an, indem es die Konditionen neu verhandelt oder aktualisiert.

Vertragscontrolling mit Doxis

Doxis unterstützt das Vertragscontrolling und bildet das Risikomanagement von Verträgen digital innerhalb der Vertragsmanagement-Software ab.

Dashboards schaffen ein transparentes Vertragsmanagement

In Doxis managen Sie Verträge transparent und übersichtlich. In selbst gebauten Dashboards organisieren Sie Verträge, Vertragsverbindlichkeiten, auslaufende Verträge und viele weitere Vertragsbestandteile transparent.

Neben der übersichtlichen Darstellung erfüllen die Dashboards einen weiteren Zweck: Verträge kontrollieren Sie direkt über das Dashboard – indem Sie diese prüfen, bearbeiten oder Risiken bewerten.

Fristenkalender erinnern und benachrichtigen

Ein Risiko von Verträgen sind verpasste Fristen. Doxis löst dieses Problem vollständig: Der Fristenkalender zeigt frühzeitig, wann Verträge auslaufen, Verbindlichkeiten fällig sind oder wann Einnahmen entfallen. Sind die Verantwortlichkeiten richtig angegeben, benachrichtigt Doxis den zuständigen Mitarbeiter über eine anstehendee Frist.

Risiken von Verträgen kategorisieren

Nicht jedes Risiko ist gleich schwer gewichtet. In Doxis kategorisieren Sie Risiken nach Schweregrad. Erste Risiken schätzt die Rechtsabteilung ab, sobald der Vertrag erstellt ist. Sie prüft, ob der Vertrag korrekt, konsistent und vollständig vorliegt. Diese Ersteinschätzung erleichtert die Arbeit für das Legal Team.

Wenn Unternehmen den gesamten Workflow in Doxis abbilden, leitet Doxis die eingeschätzten Risiken direkt an das Legal Team weiter. Sie bewerten die Risiken dann anhand der vorab festgelegten Kennzahlen. Sobald das Legal Team alle Risiken bewertet hat, erhält der Vertragspartner den Vertrag digital zur Unterschrift. Alle Vertragsrisiken sind zu diesem Zeitpunkt beleuchtet.

Fazit: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser

Jede Geschäftsbeziehung basiert auf einem Vertrag. In diesem Zuge prüft das Vertragscontrolling, ob es sich um ein Risikogeschäft handelt und welche Risiken ein Vertrag sowie an ihn anknüpfende Prozesse beinhalten. Ziel des Vertragscontrollings ist es, aus bewerteten Risiken Handlungsmaßnahmen abzuleiten, die auf den Geschäftserfolg einzahlen.

KPIs und Audits stützen eine systematische Herangehensweise. Richtig effektiv ist das Vertragscontrolling aber erst in einer kontrollierten Umgebung, und diese ist digital. Automatisierte Funktionen beschleunigen Aufgaben des Vertragscontrollings und garantieren valide Risikobewertungen. Doxis bietet Ihnen einen ganzheitlichen Blick auf alle Prozesse des Vertragsmanagements. Integrieren Sie Doxis in bestehende Prozesse, steuern Sie ganze Unternehmensprozesse risikobasiert.

Häufige Fragen zum Vertragscontrolling

Was sind Aufgaben des Vertragscontrollings?

Das Vertragscontrolling identifiziert, misst und bewertet vertragsbasierte Risiken. Regelmäßige Audits und Berichte an die Geschäftsführung zählen zu den Hauptaufgaben.

Was ist das Ziel von Vertragscontrolling?

Das Ziel des Vertragscontrollings ist es, Verträge und anknüpfende Prozesse sicherer zu gestalten und so auszurichten, dass sie einen positiven Einfluss auf die Gesamtunternehmensstrategie haben.

Was sind Vertragsrisiken im Vertragscontrolling?

Beispiele für Vertragsrisiken sind Fristverletzungen, Lieferantenabhängigkeiten, Preis- sowie Haftungsrisiken oder rechtliche Ungenauigkeiten im Vertrag.