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Contrôle des contrats
Évaluer les risques contractuels avec précision
Les contrats créent des obligations juridiquement contraignantes. Le contrôle des contrats permet d’identifier précocement les risques et de les évaluer. Les entreprises peuvent se servir des recommandations d’action qui en découlent pour traiter les questions contractuelles en fonction des risques. À long terme, cette démarche facilite la prise de décisions stratégiques et l’élaboration de processus contractuels efficaces en termes de coûts et de performance.
Cet article se penche sur la place qu’occupe le contrôle des contrats au sein de l’entreprise et sur la gestion systématique des risques à l’aide d’un logiciel de contrôle des contrats.
Qu’est-ce que le contrôle des contrats ?
Par définition, le contrôle des contrats comprend toutes les mesures prises par une entreprise pour gérer ses risques contractuels. Pour ce faire, ce contrôle mesure et évalue les processus et les contenus sur la base des informations collectées. Il surveille en permanence les risques identifiés et les mesures correspondantes, afin de garantir la fiabilité des processus du début à la fin des contrats.
Tâches du contrôle des contrats
Le contrôle des contrats a pour but de minimiser les risques qui en découlent ou, en termes positifs, d’atteindre les objectifs du contrat. Au cours de ce processus, ce type de contrôle génère des rapports sur les différents contrats. Ces rapports fournissent une vue d’ensemble claire des risques et comportent des analyses de la performance contractuelle, des centres de coûts, des processus ou des normes de conformité.
En outre, le contrôle des contrats s’appuie sur ces rapports pour identifier des solutions et d’éventuelles améliorations liées aux risques existants. Ces mêmes rapports permettent de prendre des décisions fondées sur des données, financièrement saines et pérennes pour l’ensemble de l’entreprise.
Exemples de tâches de contrôle des contrats :
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Évaluation des risques : réalisation d’analyses basées sur des données comme les comptes fournisseurs, le montant des commandes ou les articles en suspens.
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Potentiel d’optimisation : identification des risques contractuels et formulation de propositions de solution pour consolider la fiabilité des processus.
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Contrôle : suivi des mesures contrôlées dans le but de vérifier leur conformité avec les obligations légales et les mesures prises.
Différences entre contrôle des contrats et gestion des contrats
Selon la définition communément admise, la gestion des contrats comprend toutes les étapes du cycle de vie des contrats : de leur création à leur archivage dans le respect de la législation. Parallèlement,le contrôle des contrats est un élément de la gestion des contrats qui cible le risque associé aux processus contractuels.
La gestion des contrats constitue donc la base de ce contrôle. Des processus contractuels structurés et systématiques sont nécessaires pour que les risques soient d’emblée identifiables et puissent être réduits ultérieurement.
Le contrôle, quant à lui, porte sur la fiabilité des processus de gestion contractuelle. En effet, chaque décision risquée prise influe sur la gestion opérationnelle des contrats dans le but de la faire gagner en fiabilité et en rentabilité.
Phoenix Contact utilise les fonctions de gestion de commandes et de factures, de gestion de contrats, de DMS et d’archivage de Doxis, ainsi que de nombreux dossiers électroniques.
Lire maintenantQue dit le Droit français ?
Le Droit français fait du contrat un élément primordial des relations entre tout individu ou organisation dotés d’une personnalité juridique. L’article 1103 du Code Civil stipule que “Les contrats légalement formés tiennent lieu de loi à ceux qui les ont faits.”Le contrôle des contrats signés par une entreprise est, de ce fait, un processus essentiel pour cette dernière. En effet, tout contrat signé par une entreprise s’applique à son organisation, son fonctionnement ou sa production avec la force de la loi française. Voici quelques exemples.
Conditions Générales de Vente.
Les fameuses conditions générales de vente ou CGV dans un contrat sont un ensemble de clauses standardisées qui définissent les règles applicables à la vente d’un bien ou d’un service, généralement rédigées à l’avance par le vendeur. Elles encadrent les aspects juridiques, commerciaux et logistiques de la transaction, tels que les modalités de paiement, les délais de livraison, les garanties, les conditions de rétractation, les responsabilités respectives des parties ou encore les limitations de responsabilité. Les CGV ont pour objectif de protéger les intérêts du vendeur tout en informant clairement l’acheteur de ses droits et obligations. Dans les relations entre professionnels, elles peuvent être librement négociées, tandis qu’en B2C (business to consumer), elles doivent respecter les règles de protection du consommateur. Les CGV n’ont force obligatoire qu’à partir du moment où elles ont été portées à la connaissance de l’acheteur et acceptées par celui-ci.
Dans le cadre d’un process de contrôle d’un contrat comportant des CGV, il sera important de vérifier que
- les CGV sont bien présentes dans le document
- le client en a bien pris connaissance, par exemple avec la présence d’un paraphe sur la ou les pages qui les décrivent
- les CGV respectent bien les règles de protection du consommateur dans le cadre d’une vente à un particulier.
Clause de propriété intellectuelle
La clause de propriété intellectuelle dans un contrat de travail encadre la propriété des créations réalisées par un salarié dans le cadre de ses fonctions. Elle détermine sur le plan légal qui, de l’employeur ou du salarié, détient les droits sur les œuvres produites (logiciels, contenus, designs, inventions techniques, etc.). En droit français, le principe général est que le salarié reste l’auteur ou l’inventeur de ce qu’il crée, sauf exception légale ou contractuelle.
Ainsi, la présence de cette clause dans un contrat de travail permet à l’employeur de s’assurer qu’il disposera des droits d’exploitation sur les productions réalisées par le salarié dans le cadre de ses missions. Pour les créations protégeables par le droit d’auteur, une cession écrite des droits est donc souvent nécessaire, précisant la nature des droits transférés, leur durée, leur portée territoriale et leur usage.
Sur le plan légal, certaines exceptions existent : les logiciels créés par un salarié dans le cadre de ses fonctions appartiennent automatiquement à l’employeur, sans besoin de cession explicite (article L.113-9 du Code de la propriété intellectuelle). De même, en matière d’inventions, le Code de la propriété industrielle distingue les inventions de mission, de hors mission attribuables, ou de hors mission non attribuables, chacune impliquant des obligations spécifiques pour l’employé comme pour l’employeur.
L’absence de clause claire peut générer des conflits coûteux, notamment en cas de départ du salarié ou de valorisation économique de la création. C’est pourquoi le process de contrôle d’un contrat de travail doit, le cas échéant, s’assurer de la présence d’une clause de propriété intellectuelle convenablement rédigée. Elle sécurise juridiquement les actifs immatériels de l’entreprise tout en respectant les droits moraux et patrimoniaux du salarié.
L’existence du contrôle des contrats peut, en France, s’avérer judicieux voire nécessaire en raison des multiples règles qui encadrent le Droit des contrats entre entreprises ou des lois qui structurent le Droit du travail et poussent à une grande formalisation d’un contrat de travail.
Avantages du contrôle des contrats
Hé Doxi, quels sont les avantages du contrôle des contrats ?
Le contrôle des contrats met l’accent sur les modalités de respect par les entreprises de leurs obligations contractuelles envers leurs partenaires et sur l’impact des contrats en cours sur le succès global d’une entreprise. Le contrôle des contrats présente cinq avantages :
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Transparence du portefeuille de contrats : un contenu contractuel clairement structuré facilite la fourniture d’informations contractuelles à la demande.
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Minimisation des risques : la mesure et l’évaluation des risques contractuels permettent d’optimiser les processus contractuels.
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Production de rapports fondés sur des données : des rapports réguliers documentent les risques et facilitent la prise de décisions comme l’ajustement des performances ou des coûts.
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Contrôle des processus : les mesures dérivées augmentent l’efficacité des processus et leur fiabilité.
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Évolutivité de la gestion des contacts : les actions identifiées peuvent optimiser les processus contractuels et contribuer à la réalisation des objectifs contractuels.
KPI du contrôle des contrats
Pour examiner les contrats, le contrôle des contrats se penche sur les indicateurs clés de performance (KPI) pertinents. Ils sont indispensables à la mesure des risques et de leur évolution au fil du temps. Ces indicateurs révèlent l’efficacité des mesures prises au fil du temps. D’autre part, ils peuvent également fournir des indications sur des risques non identifiés auparavant et sur les mesures à prendre.
Principaux indicateurs d’évaluation des risques contractuels :
Chiffre d’affaires et rentabilité
Le chiffre d’affaires et la rentabilité permettent de mesurer l’impact d’un contrat sur les finances d’une entreprise. Principaux KPI financiers :
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Marge commerciale par contrat : compare le bénéfice tiré d’un contrat au chiffre d’affaires.
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Coût par contrat : compare le coût total d’un contrat par rapport au CA.
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Retour sur investissement (ROI) par contrat : rapport entre les bénéfices et les coûts d’un contrat.
Délais de traitement des contrats
Les délais de traitement des contrats indiquent l’efficacité des processus contractuels. Ils mesurent l’impact des actions menées sur les flux de travail. Principaux KPI d’analyse des performances :
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Délai moyen de signature des contrats : mesure le temps écoulé entre la négociation et la signature du contrat.
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Taux de renouvellement des contrats : pourcentage de contrats prolongés au-delà de leur durée initiale.
Conformité et évaluation des risques
Les KPI d’analyse des risques, quant à eux, indiquent dans quelle mesure la rédaction des contrats est juridiquement contraignante et conforme. Principaux KPI d’évaluation des risques :
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Taux de conformité : pourcentage des contrats respectueux de la totalité des obligations contractuelles.
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Modifications contractuelles non conformes : nombre et gravité des manquements contractuels.
Facteurs de réussite pour un contrôle efficace des contrats
En résumé, le contrôle des contrats est efficace s’il remplit les conditions suivantes :
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Il définit clairement les responsabilités.
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Il veille à ce que les indicateurs contractuels soient vérifiés et mis à jour régulièrement.
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Il intègre ses indicateurs dans les stratégies d’entreprise globales.
Pour y parvenir, les flux de travail du contrôle des contrats et au-delà doivent être transparents. Le logiciel de contrôle des contrats y veille et sécurise les processus. Lorsque les responsabilités sont clairement définies, le logiciel exécute automatiquement les flux de travail.
Par exemple, au début d’une période contractuelle, il informe l’employé responsable. L’évaluation des risques est particulièrement efficace lorsque les contrats et leurs processus jouent un rôle dans une stratégie d’entreprise plus large. Le contrôle des contrats peut déboucher sur des actions à mener de bout en bout.
Guide de la gestion documentaire (GED)
Comment un DMS peut-il améliorer l'efficacité de votre organisation ? Quel est le système qui vous convient le mieux ? Ce guide pratique vous aide à trouver et à mettre en œuvre le SGD qui vous convient. Il comprend des listes de contrôle, des exemples concrets, etc.
Lire maintenantGestion des risques dans le contrôle des contrats
Outre les risques opérationnels, les contrats comportent également des risques stratégiques pour l’ensemble de l’entreprise. L’analyse détaillée au travers d’indicateurs de performance clés (KPI) et d’audits permet de détecter rapidement les risques, afin de prendre des mesures préventives pour se protéger contre les menaces émergentes et les minimiser par des mesures directes :
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Avant le début du contrat : les exclusions de responsabilité, les garanties ou les clauses d’indemnisation limitent les risques de responsabilité et contribuent à façonner l’issue des négociations.
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Pendant la durée contractuelle : le contrôle des contrats permet d’ajuster les risques contractuels en renégociant ou en actualisant les conditions.
Contrôle des contrats avec Doxis
Doxis facilite le contrôle des contrats et dématérialise les processus de gestion des risques contractuels dans notre logiciel de gestion des contrats.
Des tableaux de bord pour gagner en transparence dans la gestion des contrats
Doxis vous permet de gérer vos contrats de manière transparente et claire. Utilisez les tableaux de bord auto configurés pour faciliter l’organisation de vos contrats, obligations contractuelles, contrats arrivant à échéance et autres éléments contractuels.
En plus de fournir une vue d’ensemble, ces tableaux de bord jouent un autre rôle : contrôler directement les contrats en les révisant et en les modifiant ou en évaluant les risques.
Notifications et rappels dans le calendrier des échéances
L’un des risques contractuels les plus fréquents est le non-respect des délais. Doxis résout entièrement ce problème : son calendrier des échéances anticipe les dates d’expiration des contrats, les échéances des dettes ou les pertes de revenus. Lorsque les responsabilités sont correctement définies, Doxis informe les employés concernés des échéances à venir.
Catégorisation des risques contractuels
Tous les risques n’ont pas la même importance. Dans Doxis, vous pouvez classer les risques en fonction de leur gravité. Le service juridique évalue les risques initiaux dès la rédaction du contrat. Il vérifie si le contrat est exact, cohérent et complet. Cette évaluation initiale par Doxis facilite le travail de votre équipe juridique.
Lorsque vous modélisez l’intégralité de votre processus dans Doxis, ce dernier transmet les risques évalués directement à votre équipe juridique. Celle-ci évalue ensuite les risques sur la base d’indicateurs de performance prédéfinis. Une fois ces risques évalués, l’autre partie au contrat reçoit le contrat numérique pour qu’elle le signe. Tous les risques contractuels sont mis en évidence à ce stade.
En résumé : la confiance, c’est bien, le contrôle, c’est mieux
Toute relation commerciale repose sur un contrat. À cet égard, le contrôle des contrats permet de vérifier si cette transaction présente des risques et d’étudier les risques liés à un contrat et à ses processus connexes. Sur la base de l’évaluation des risques, le contrôle des contrats vise à élaborer des pistes d’action afin de contribuer au succès de l’entreprise.
Les indicateurs de performance clés et les audits soutiennent cette démarche systématique. Toutefois, le contrôle des contrats n’est réellement efficace que dans un environnement contrôlé, ce qui nécessite une solution numérique. Les fonctions automatisées accélèrent les tâches de contrôle des contrats et garantissent une évaluation précise des risques. Doxis vous fournit une vue d’ensemble de tous les processus de gestion des contrats. Intégrez-le dans vos processus existants et gérez l’intégralité de vos processus opérationnels à l’aide d’une approche fondée sur les risques.
