Die neu gefasste Richtlinie über Märkte für Finanzinstrumente (MiFID II) und die ergänzende EU-Verordnung (MiFIR) wurden am 15. März 2014 veröffentlicht und müssen bis zum 3. Januar 2017 umgesetzt werden. Ein Punkt der angepassten Richtlinie betrifft Defizite bei internen Überwachungs- und Kontrollsystemen (IKS) von Banken, wobei effektivere interne Kontrollmechanismen sowie größere Eingriffsbefugnisse für Aufsichtsbehörden gefordert werden.

In Finanzinstituten tragen verschiedene aufbauorganisatorische Maßnahmen zur Überwachung eines IKS bei. Voraussetzung für die Funktionsfähigkeit eines Überwachungssystems ist eine schriftlich fixierte Ordnung (SFO). Diese stützt sich wiederum auf die Organisationsrichtlinien (AT5) der MaRisk.

Doxis4 sichert Aktualität der SFO

Das Doxis4 SFO-Organisationshandbuch versetzt  Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute in die Lage, die SFO einfach, strukturiert und automatisiert als elektronisches Organisationshandbuch zu führen. Die SER-Lösung dokumentiert nicht nur Geschäftsprozesse, Organisationsstrukturen und Anweisungswesen, sondern informiert auch alle Mitarbeiter von Finanz- und Kreditdienstleistern stets aktuell zu jeder Zeit.

Doxis4 unterstützt dabei den gesamten Prozess von der Erstellung, Bearbeitung, Freigabe und Verteilung über den Zugriff auf die SFO-Dokumente bis hin zur revisionssicheren Ablage. Durch z.B. Webportal- oder Intranet-Integrationen sowie Versionierung wird sichergestellt, dass Mitarbeiter stets mit aktuellen SFO-Dokumenten(versionen) arbeiten bzw. jederzeit darauf zugreifen können.

Darüber hinaus sorgt ein standardisierter Qualitätsmanagementprozess dafür, dass Organisationsrichtlinien in einem geordneten und nachweisbaren Dokumentenmanagementzyklus verarbeitet werden, sodass die Vollständigkeit und Aktualität der SFO jederzeit gewährleistet sowie die Nachweisbarkeit des SFO-Verfahrens für Prüfungen und interne Revisionen sichergestellt ist.

Weitere Informationen finden Sie in unserer Broschüre Doxis4 SFO-Organisationshandbuch.