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PortugiesischRevisionssichere Archivierung
Was Unternehmen über Revisionssicherheit wissen müssen
Das (fast) papierlose Büro ist durch die GoBD von 2014 längst möglich. Voraussetzung ist ein revisionssicheres Archiv, der wohl wichtigste Grundstein der Digitalisierung in Unternehmen.
Was ist Revisionssicherheit?
Revisionssicherheit steht im herkömmlichen Sinne für die Sicherheit vor einer Revision, also der Änderung. Im Kontext der digitalen Archivierung beschreibt die Revisionssicherheit den Schutz eines digitalen Dokumentes vor Manipulation. Verankert sind die in Deutschland geltenden gesetzlichen Anforderungen zur revisionssicheren Archivierung im Handelsgesetzbuch (§§ 239, 257 HGB), in der Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO) sowie in den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).
Welche Kriterien gelten für die Revisionssicherheit?
Ein grundsätzliches Merkmal der revisionssicheren Archivierung ist, dass die aufbewahrungspflichtigen Dokumente und Informationen innerhalb eines elektronischen Archivs jederzeit wieder auffindbar sind sowie sicher, vollständig, ordnungsgemäß, unverändert, reproduzierbar und verlustfrei gespeichert bzw. verwaltet werden.
Gesetzliche Anforderungen
- Handelsgesetzbuch (§§ 239, 257 HGB)
- Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO)
- GoBD
Woher stammt der Begriff „Revisionssicherheit“?
Bereits seit dem Jahr 1992 existiert der Begriff „Revisionssicherheit“. Er wurde in Zusammenarbeit von Ulrich Kampffmeyer, der ihn geprägt hat, und dem Fachverband der Dokumentenmanagement-Branche, dem VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. ins Leben gerufen. Er bezieht sich auf elektronische Archive, die den gesetzlichen Anforderungen an aufbewahrungspflichtige Dokumente entsprechen.
Revisionssicherheit: 10 Merksätze
Der Verband der Organisations- und Informationssysteme (VOI) hat 10 Merksätze* für die Revisionssicherheit bzw. revisionssichere Archivierung definiert:
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Die weltweit renommierte Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Deloitte hat der Doxis Enterprise Content Management-Software von SER die IDW PS 880-Zertifizierung erteilt. SER-Kunden erhalten damit testierte Sicherheit, dass die elektronische Archivierung den Grundsätzen ordnungsmäßiger, DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS), GDPdU sowie AO und HGB entsprechend revisionssicher erfolgt. (Hinweis: Mittlerweile haben die GoBD die GoBS und GDPdU abgelöst.)
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Die häufigsten Fragen zur Revisionssicherheit
Revisionssicherheit beschreibt die digitale Aufbewahrung von Dokumenten nach bestimmten Kriterien, um die Vorgaben zur digitalen Archivierung der GoBD einzuhalten.
Die GoBD beschreibt die Anforderungen an die digitale Archivierung von Geschäftsdokumenten. Sind diese Anforderungen erfüllt, ist das Dokument revisionssicher archiviert. Zusammengefasst muss es dafür in einem sicheren Archiv liegen, wo es auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und vor Manipulation geschützt ist.
Die GoBD fordert die revisionssichere Archivierung von sämtlichen Geschäftsdokumenten, die für die Besteuerung relevant sind. Dies umfasst beispielsweise: Ein- und Ausgangsrechnungen, Belege, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Kassenbücher, Jahresabschluss, und vieles mehr.
Zur revisionssicheren Archivierung ist ein digitales Archiv als Dokumentenmanagement-System (DMS) erforderlich, das sämtliche Funktionalitäten mit sich bringt. Dies erkennen Sie an der Zertifizierung durch einen unabhängigen Wirtschaftsprüfer.
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