Revisionssichere Archivierung

Was Unternehmen über Revisionssicherheit wissen müssen

Das (fast) papierlose Büro ist durch die GoBD von 2014 längst möglich. Voraussetzung ist ein revisionssicheres Archiv, der wohl wichtigste Grundstein der Digitalisierung in Unternehmen.

Was ist Revisionssicherheit?

Revisionssicherheit steht im herkömmlichen Sinne für die Sicherheit vor einer Revision, also der Änderung. Im Kontext der digitalen Archivierung beschreibt die Revisionssicherheit den Schutz eines digitalen Dokumentes vor Manipulation. Verankert sind die in Deutschland geltenden gesetzlichen Anforderungen zur revisionssicheren Archivierung im Handelsgesetzbuch (§§ 239, 257 HGB), in der Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO) sowie in den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

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Mann archiviert ein Dokument revisionssicher über die Cloud

Welche Kriterien gelten für die Revisionssicherheit?

Mann archiviert ein Dokument revisionssicher über die Cloud

 

Ein grundsätzliches Merkmal der revisionssicheren Archivierung ist, dass die aufbewahrungspflichtigen Dokumente und Informationen innerhalb eines elektronischen Archivs jederzeit wieder auffindbar sind sowie sicher, vollständig, ordnungsgemäß, unverändert, reproduzierbar und verlustfrei gespeichert bzw. verwaltet werden.

Gesetzliche Anforderungen

  • Handelsgesetzbuch (§§ 239, 257 HGB)
  • Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO)
  • GoBD

Woher stammt der Begriff „Revisionssicherheit“?

Bereits seit dem Jahr 1992 existiert der Begriff „Revisionssicherheit“. Er wurde in Zusammenarbeit von Ulrich Kampffmeyer, der ihn geprägt hat, und dem Fachverband der Dokumentenmanagement-Branche, dem VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. ins Leben gerufen. Er bezieht sich auf elektronische Archive, die den gesetzlichen Anforderungen an aufbewahrungspflichtige Dokumente entsprechen.

Revisionssicherheit: 10 Merksätze

Der Verband der Organisations- und Informationssysteme (VOI) hat 10 Merksätze* für die Revisionssicherheit bzw. revisionssichere Archivierung definiert:

1

Ordnungsmäßigkeit

Jedes Dokument muss nach Maßgabe der rechtlichen und organisationsinternen Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden.

2

Vollständigkeit

Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen – kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.

3

Sicherheit des Gesamtverfahrens

Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren.

4

Schutz vor Veränderung und Verfälschung

Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden.

5

Nutzung durch Berechtigte

Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden.

6

Sicherung vor Verlust

Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können.

7

Einhaltung der Aufbewahrungsfristen

Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet, d. h. aus dem Archiv gelöscht werden.

8

Nachvollziehbarkeit

Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden.

9

Prüfbarkeit

Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung kann von einem sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden.

10

Dokumentation des Verfahrens

Bei allen Migrationen und Änderungen am Archivsystem muss die Einhaltung aller zuvor aufgeführten Grundsätze sichergestellt sein.

Halten Sie Compliance leichter ein und vermeiden Sie Sanktionen

Sie wissen, wie aufwändig es ist, die Revisionssicherheit gemäß gesetzlicher Anforderungen manuell einzuhalten und dabei auch noch EU-DSGVO-Vorgaben zu erfüllen. Doxis erleichtert Ihnen das: Mit der zertifizierten Software archivieren Sie kaufmännische, rechtliche und technische Unterlagen automatisiert: fristgerecht, manipulationsfrei, nachvollziehbar und EU-DSGVO-konform. So vermeiden Sie Sanktionen für fehlerhafte Buchführung und Datenschutzverstöße, sichern Ihr wertvolles Unternehmenswissen und reduzieren den Aufwand für das Einhalten und Dokumentieren Ihrer Compliance.

Compliance leichter einhalten

Sie erleichtern Mitarbeitern das Einhalten von Compliance-Vorgaben durch automatisierte Workflows: bei der Ablage und Archi­vierung, beim Erstellen der Verfahrens­dokumentation und beim Ein­halten von Aufbewahrungsfristen

Prüfungen und Audits leichter bestehen

Bei Betriebs- und Wirtschaftsprüfungen sowie Audits legen Sie Prüfern im Handumdrehen alle relevanten Informationen vor, erleichtern so beiden Seiten den Prüfprozess und bestehen Prüfungen einfacher.

Transparenz über alle Bearbeitungsschritte

Sie können jederzeit alle Änderungen an Dokumenten nachvollziehen, da Doxis alle Bearbeitungsschritte versioniert. So vermeiden Sie zeitraubende Nachfragen und Fehler, die durch die Arbeit mit veralteten Informationen entstehen.

Informationen schneller finden

Revisionssicher archivierte Dokumente, Daten und sogar Vorgänge und Workflows finden Sie mit Doxis sofort, sparen so Suchzeiten ein und sind gegenüber Behörden, Kunden und Geschäfts­partnern jederzeit auskunftsfähig.

Ihr revisionssicheres Archiv

Doxis ECM-Plattform

Gesetzliche Vorgaben erfüllen

Erfüllen Sie durch die revisionssichere Archivierung die Anforderungen von GoBD, HGB, AO, EIDI-V, GeBÜV, BAO und UGB und verhindern Sie so Compliance-Verstöße.

Unternehmenswissen schützen

Schützen Sie Informationen im ganzen Unternehmen vor Manipulation, Verlust und unerwünschten Zugriffen und sichern Sie so wertvolles Unternehmenswissen.

Ressourcen besser einsetzen

Reduzieren Sie den Aufwand für das Einhalten von Compliance-Vorgaben und verschaffen Sie Mitarbeitern so Zeit für die Verbesserung von Produkten und Service.

Mithilfe der serverbasierten, revisionssicheren E-Mail-Archivierung erfüllen wir die gesetzlichen Anforderungen im Umgang mit umsatzsteuer-relevanten Dokumenten zu jeder Zeit.

Vollständigkeit & Sicherheit

Ordnungsmäßig

Rechtliche und organisationsinterne Compliance-Anforderungen halten Sie mit Doxis unternehmensweit nachweisbar ein: für alle relevanten Dokumente, Daten und Vorgänge.

Vollständig

Belege, Verträge, Gehaltsabrechnungen, E-Mails: Doxis archiviert alles revisionssicher – in Ihrem gesamten Unternehmen und an jedem Standort.

Durchgehend sicher

Mit Doxis ist Ihr gesamtes Archivierungsverfahren durchgehend revisionssicher. Sie archivieren alle relevanten Dokumente direkt beim Erstellen, beim Rechnungseingang und beim Posteingang.

Verlustfrei

Für alle archivierten Informationen hält Doxis gesetzliche Aufbewahrungsfristen automatisiert ein: Sie können Dokumente nicht versehentlich zu früh löschen und finden sie sofort wieder.

Schutz & Nachvollziehbarkeit

Geschützt

Doxis verhindert jede Manipulation Ihrer Dokumente: Sie schützen Dokumente vor Veränderung und Verfälschung und machen sie nur berechtigten Anwendern zugänglich.

Nachvollziehbar

Doxis protokolliert jede Aktion bei der elektronischen Archivierung: Audit Trail und Versionierung machen alle Änderungen und Zugriffe transparent, z.B. bei Betriebsprüfungen.

Dokumentiert

Ändern Sie Ihr Archivierungsverfahren, z.B. durch ein neues System zur Rechnungsverarbeitung? Doxis unterstützt Sie bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation.

Prüfbar

Mit Doxis stellen Sie sofort alle relevanten Dokumente und Dokumentationen vollständig bereit. So sind Sie auf jede Prüfung umfassend vorbereitet.

Zertifizierung und Revisionssicherheit

In der Regel erfolgt eine Zertifizierung von elektronischen Archivsystemen in Bezug auf Revisionssicherheit durch unabhängige Wirtschaftsprüfer. Die Prüfung findet unter Beachtung der strengen Standards des Instituts der Wirtschaftsprüfer (IDW) statt.

Deloitte, weltweit renommierte Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, hat der Doxis für Enterprise Content Management (ECM) von SER die IDW PS 880-Zertifizierung erteilt. Geprüft wurde nicht nur die Doxis iECM-Software-Suite selbst, sondern auch deren Entwicklungsprozesse. So ermöglicht das von Deloitte geprüfte Softwareprodukt Doxis bei sachgerechter Anwendung eine den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechende Verwaltung und Aufbewahrung von rechnungslegungsrelevanten Dokumenten und Daten.

Doxis ist zertifiziert nach IDW PS 880

Die weltweit renommierte Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Deloitte hat der Doxis Enterprise Content Management-Software von SER die IDW PS 880-Zertifizierung erteilt. SER-Kunden erhalten damit testierte Sicherheit, dass die elektronische Archivierung den Grundsätzen ordnungsmäßiger, DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS), GDPdU sowie AO und HGB entsprechend revisionssicher erfolgt. (Hinweis: Mittlerweile haben die GoBD die GoBS und GDPdU abgelöst.)

Mehr über die Doxis IDW PS 880-Zertifizierung »

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Die häufigsten Fragen zur Revisionssicherheit

Was versteht man unter Revisionssicherheit?
Revisionssicherheit beschreibt die digitale Aufbewahrung von Dokumenten nach bestimmten Kriterien, um die Vorgaben zur digitalen Archivierung der GoBD einzuhalten.
Wann ist ein Dokument revisionssicher archiviert?
Die GoBD beschreibt die Anforderungen an die digitale Archivierung von Geschäftsdokumenten. Sind diese Anforderungen erfüllt, ist das Dokument revisionssicher archiviert. Zusammengefasst muss es dafür in einem sicheren Archiv liegen, wo es auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und vor Manipulation geschützt ist.
Welche Dokumente sind revisionssicher zu archivieren?
Die GoBD fordert die revisionssichere Archivierung von sämtlichen Geschäftsdokumenten, die für die Besteuerung relevant sind. Dies umfasst beispielsweise: Ein- und Ausgangsrechnungen, Belege, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Kassenbücher, Jahresabschluss, und vieles mehr.
Wie kann man revisionssicher archivieren?
Zur revisionssicheren Archivierung ist ein digitales Archiv als Dokumentenmanagement-System (DMS) erforderlich, das sämtliche Funktionalitäten mit sich bringt. Dies erkennen Sie an der Zertifizierung durch einen unabhängigen Wirtschaftsprüfer.

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