Vor einigen Jahren stand der Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL) vor einer großen Herausforderung. Kostendruck und Demografie zwangen zu einer umfassenden Verwaltungsmodernisierung. Angesichts der vielfältigen Aufgabenbereiche im LWL und der unterschiedlichen Anforderungen an ein DMS entschied sich der LWL für eine abgestufte Vorgehensweise zur flächendeckenden DMS/ECM-Einführung mit der Doxis4 iECM-Suite.

Zu den ersten Anwendern der SER-Lösung gehörte die LWL-Behindertenhilfe Westfalen, die als überörtlicher Sozialhilfeträger für die Gewährung von Leistungen nach dem SGB XII für 60.000 Menschen zuständig ist. Mehr als 100.000 Altakten wurden eingescannt und stehen nun den berechtigten LWL-Mitarbeitern als elektronische Akten zur Verfügung. Die gesamte Eingangspost wird ebenfalls jeden Tag eingescannt und den richtigen eAkten zugeordnet. So sind die Sachbearbeiter jederzeit in der Lage, bei Anfragen zu einem bestimmten Fall sofort Auskunft zu geben. ”Die eAkten sind permanent auf dem Tisch”, formuliert es ein LWL-Mitarbeiter. Die Integration der elektronischen Akte in das Fachverfahren ANLEI sorgt dafür, dass die Schriftstücke sofort im führenden System weiterbearbeitet werden können. Anfängliche Ängste der Mitarbeiter vor der neuen Technik haben sich schnell gelegt. ”Ich genieße jetzt täglich die Vorteile”, berichtet eine Mitarbeiterin.

Wie sich die Arbeitsweise der LWL-Behindertenhilfe durch die Einführung der eAkte geändert hat und welche Vorteile Sachbearbeiter und Kunden davon haben, können Sie sich in einem Video ansehen, das der LWL selbst erstellt hat: Zum Anwendervideo ».

Wie der LWL sein ECM-System strategisch geplant und sukzessive umgesetzt hat, lesen Sie in unserer Best Practice Broschüre „ECM nach Plan“.