Was ist Dokumentenmanagement?

Was ist Dokumentenmanagement und warum sollte sich Ihr Unternehmen damit befassen? Wir möchten Ihnen nicht nur die Bedeutung von Dokumentenmanagement nahebringen, sondern auch seinen Wert. Denn mit dem Wachstum Ihres Unternehmens steigt auch die Anzahl der Dokumente, die Sie erfassen, bearbeiten, ablegen und archivieren müssen. Es ist an der Zeit, diese dokumentengesteuerten Prozesse zu optimieren und sich von chaotischen Dateiverzeichnissen zu verabschieden.

Die Dokumentenverwaltung ist für die Optimierung Ihrer Arbeitsabläufe unerlässlich: Es geht dabei um die Handhabung, Organisation, Speicherung und Sicherung von Dokumenten. Es ermöglicht Ihnen eine effektivere Zusammenarbeit mit internen und externen Parteien, indem Sie Dokumente austauschen und gemeinsam bearbeiten, ohne Kopien anfertigen zu müssen. Sie ermöglicht es Ihnen, Fristen einzuhalten, zu verwalten und nachzuverfolgen. Schließlich müssen Sie wissen, wer was tut, wann er es tut (oder wann er es getan hat) und wer noch beteiligt oder betroffen ist.

Dokumentenmanagement sorgt dafür, dass Sie nichts doppelt machen, es fördert die Verantwortlichkeit und gibt Ihnen ein Gefühl für die Unmengen von Dokumenten, die täglich Ihre Geschäftsprozesse durchlaufen. Klingt nach viel Arbeit? Wenn es ineffizient gemacht wird, kann es das auch sein. Zum Glück gibt es eine Lösung.

Effektives Dokumentenmanagement ist mit den heutigen zukunftsorientierten ECM-Systemen ein Kinderspiel. Die meisten Unternehmen erfassen, steuern, speichern und archivieren ihre Dokumente mit Dokumentenmanagementsystemen (DMS) - auch bekannt als moderne Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM).

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

Damit ist die Dokumentenverwaltung geregelt, aber was ist ein Dokumentenverwaltungssystem, kurz DMS? Die Bedeutung dieses Konzepts ergibt sich schon aus seinem Namen: Es handelt sich um ein System, mit dem Sie die gesamte Dokumentation Ihres Unternehmens im weitesten Sinne verwalten können.

Diese Systeme ermöglichen es Ihnen, Ihre Dokumente nach bestimmten Inhalten zu durchsuchen, sie automatisch abzulegen, sie in anderer Software (z. B. Microsoft Office und Outlook) zu bearbeiten und Dokumente zu kommentieren, ohne das Original zu verändern. Dokumentenmanagementsysteme verfolgen sogar die Änderungen an Ihren Dokumenten, sodass Sie immer die aktuellste Version prüfen und bei Bedarf auf ältere Versionen zurückgreifen können.

Darüber hinaus sorgt das Document Management für eine Strukturierung des Dokumenten-Systems in Ihrem Unternehmen, wodurch es viel einfacher wird, Dokumente in ihrem spezifischen Geschäftskontext zu vergleichen und sie nach Bedarf zu überprüfen und zu bearbeiten.

Möchten Sie mehr über die Vorteile der elektronischen Dokumentenverwaltung erfahren? Im Folgenden haben wir einige Vorteile des Dokumentenmanagements erläutert: