Vor gerade einmal einem Jahr hat Eissmann sich für den Aufbau einer unternehmensweiten ECM-Infrastruktur entschieden und die ECM-Suite DOXiS4 von SER als Technologie ausgewählt. Seither arbeiten die Projektverantwortlichen von SER und Eissmann daran, alle geschäftsprozessrelevanten Informationen und Daten des Unternehmens zusammenhängend und papierlos darzustellen. Die ersten Abteilungen profitieren schon von den ECM-Lösungen von SER.

ECM-Champion eAkte: eine Technologie für alle Fälle

Auf Basis des DOXiS4 Records Management baut Eissmann für verschiedenste Abteilungen eAkten auf. Bereits nach wenigen Monaten konnte die erste Enterprise Content Management-Lösung in Betrieb genommen werden: die elektronische Lieferantenakte für den Einkauf. Die positive Beurteilung dieser ECM-Lösung durch die Anwender ließ auch die Abteilung Qualitätsprüfung hellhörig werden. Da es auch in diesem Bereich eine Vielzahl an Lieferantenkontakten gibt, wurde die Lieferantenakte kurzerhand an den Bedarf der Qualitätsprüfung angepasst und auch dort in den produktiven Einsatz übernommen. Und noch weitere eAkten sind geplant: Die IT-Akte soll global in allen Tochtergesellschaften eingeführt werden. Als zentrales Tool für die Hotline soll sie zu einer Knowledge-Base ausgebaut werden, die die Beantwortung von User-Anfragen erleichtert. Auf der gleichen technologischen Basis kann Eissmann auch Personalakten realisieren, die mit dem HR-System verzahnt sind.

Qualitätsgesichertes Vertragsmanagement

Die Einführung des DOXiS4 Vertragsmanagements bei Eissmann steht kurz vor dem Abschluss. Besonderes Augenmerk der Verantwortlichen liegt bei diesem Projekt auf einer sicheren Vertragsüberwachung und -steuerung. Herzstück der Vertragsmanagement-Lösung von SER ist die elektronische Vertragsakte, die nicht nur Verträge, sondern auch vertragsrelevante Informationen aller Art bündelt. Die sichere Aufbewahrung der elektronischen Verträge und der ortsübergreifende Zugriff auf die Vertragsakten durch berechtigte Mitarbeiter waren ebenfalls wichtige Anforderungen.

SER und SAP im Doppelpack

Keine Zeit verlieren, ist eine Maxime bei Eissmann, wenn es um die Optimierung von Prozessen geht. Das gilt nicht nur für die Produktion des Automobilzulieferers, sondern auch für seine Verwaltungsprozesse. Besonders deutlich wird dies im Rechnungswesen. Das neue ERP-System von SAP und der DOXiS4 InvoiceMaster von SER werden gleichzeitig eingeführt. Diese Vorgehensweise stellt alle Beteiligten vor besondere Herausforderungen, ermöglicht aber auch eine optimale Abstimmung der beiden Systeme und eine schnellere Umsetzung. Mit dem DOXiS4 InvoiceMaster hat Eissmann zukünftig auch die Möglichkeit, elektronische Eingangsrechnungen zu akzeptieren und automatisch in einem Prozess mit den herkömmlichen Rechnungen zu verarbeiten.