Das papierlose Büro

Zurück in die Zukunft - so erreichen Sie das papierlose Büro

Mit dem papierlosen Büro erleichtern Sie den Büro-Alltag

Das papierlose Büro erlebt durch die digitale Business Transformation eine Renaissance. Digitales und mobiles Business erfordern Informationsverarbeitung und Interaktion in Echtzeit. In einem papierlosen Büro wird das durch modernes ECM Realität. Elektronische Prozesse helfen Ihnen dabei, den Büro-Alltag zu erleichtern.

Erfahren Sie mehr über papierlose & automatisierte Geschäftsprozesse »

  • automatisierte Eingangsbearbeitung von Post und Rechnungen
  • universelle Speicherung und revisionssichere Archivierung von Daten, Dokumenten, Akten und Vorgängen
  • Wiederfinden jedweder Informationen in Sekundenschnelle
  • automatisierte Weiterverarbeitung von Daten und Dokumenten
  • standardisierte und strukturierte Abwicklung von Geschäftsprozessen
  • flexible und situative Aufgaben- und Vorgangsbearbeitung
  • Zugriff auf sowie die gesicherte Weitergabe von Dokumenten und Akten

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Ihr Nutzen von papierlosen Prozessen mit Doxis:

  • Digitalisierte Dokumente zeitsparend ablegen, bearbeiten und wiederfinden
  • Direkter und schneller Zugriff auf Unterlagen – zu jeder Zeit, an jedem Ort
  • Gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten auf gleichem Informationsstand
  • Nachhaltige und umweltschonende Büroarbeit dank reduziertem Papierverbrauch
  • Kosten- und Platzersparnis durch Wegfall von Papierarchiven

Doxis – die Brücke zum papierlosen Büro

 

Täglich erreichen Unternehmen zahlreiche Dokumente über unterschiedliche Kanäle wie Post, E-Mail, Fax oder das Internet. Das manuelle Sammeln und Verteilen von Dokumenten sowie die analoge Rechnungsverarbeitung verlangsamen dabei viele Geschäftsprozesse. Mit Doxis lassen sich eingehende Dokument, gleich über welchen Eingangskanal sie in das Unternehmen gelangt sind, digitalisieren („Papierpost“) und gemeinsam mit digitalen Informationen (E-Mails etc.) zur Bearbeitung weiterleiten und strukturiert ablegen. Doxis erfasst alle Dokumente automatisiert, digitalisiert sie gegebenenfalls und verteilt sie an die richtigen Adressaten. Damit wird sowohl die Verarbeitung von elektronischen als auch von Papierdokumenten möglich – analoge und digitalen Welten verschmelzen und das papierlose Büro entsteht.

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Durchblick im Dokumenten-Dschungel

Papierdokumente landen oft in unübersichtlichen Aktenschränken oder gehen sogar auf überfüllten Büroschreibtischen verloren. Doxis ermöglicht dagegen eine zentrale digitale Ablage, auf die Mitarbeiter schnell Zugriff haben und somit direkt auskunftsfähig sind. Zudem stehen Dokumente jederzeit ortsunabhängig, abteilungs- und länderübergreifend zur Verfügung. Mehrere Personen erhalten gleichzeitig Einblick in benötigte Unterlagen, sodass Papierkopien überflüssig und langwierige Durchlaufzeiten verkürzt werden. Dabei bleibt dank des Dokumentenmanagements (DMS) immer eindeutig, welche Version die aktuellste ist und wer sie wann bearbeitet hat.

Auf der sicheren (digitalen) Seite

Die mit Doxis digitalisierten Dokumente werden elektronisch langfristig gesichert. Damit kein Unbefugter Zugriff auf die Unterlagen erhält, bietet Doxis ein Berechtigungssystem, das die Einsicht oder Bearbeitung von Dokumenten individuell regelt. Aus juristischer Sicht können Unternehmen elektronische Dokumente bedenkenlos rechtsgültig einsetzen, wenn sie eine entsprechende digitale Signatur enthalten. Zeitintensive Prozesse wie das Drucken, manuelle Unterschreiben und Wiedereinscannen entfallen. Doxis ermöglicht das Anbringen von qualifizierten elektronischen Signaturen, mit denen digitale Dokumente den Status rechtsgültiger Urkunden erhalten.

Das papierlose Büro: die erste Idee

 

Das papierlose Büro wurde erstmals 1975 in der Business Week erwähnt. George E. Pake, Gründer des Xerox PARC Forschungszentrums, prophezeite für das Jahr 1995 ein Büro ohne jegliches Papier. Ob Lesen, Schreiben, Nachrichtenversand oder Aufgabenverteilung – alle Arbeiten sollten EDV-gestützt erfolgen, sodass Ausdrucke, Papierkopien und Aktenordner fortan der Vergangenheit angehören könnten.

„Toter Platz“ für die Aufbewahrung von Unterlagen würde dadurch entfallen und auch Personalkosten für die zeitfressenden Ordnungsprozesse müssten sich so enorm verringern. Mitarbeiter könnten ihre Zeit effektiver nutzen, anstatt sich mit der Ablage und Suche nach Papierdokumenten aufzuhalten. Trotz des technischen Fortschritts trat die komplette Umsetzung dieser Vision vom papierlosen Büro jedoch nicht ein – zumindest bislang nicht.

Altpapierlasten

In einer aktuellen Umfrage der AIIM zu papierlosen Prozessen gaben nur 17 Prozent der Teilnehmer an, in einem papierlosen Büro zu arbeiten. 40 Prozent der Unternehmen erhalten demnach zwar elektronische Rechnungen, drucken jedoch 35 Prozent davon wieder aus. Meist wird dies nur für eine Unterschrift nötig, das Dokument selbst bleibt unverändert. Bei jeweils rund 13 Euro pro gedruckter Rechnung entstehen hier unnötige Kosten. Sogar E-Mails werden oft ausgedruckt, um sie zu lesen. Dabei könnten 65 Prozent aller ausgedruckten Dokumente und Fotokopien auf dem Bildschirm eingesehen werden, schätzt das European Environmental Paper Network (EEPN).

 

Auch beim papierlosen Büro gilt: Schnelligkeit zählt

Digitale Geschäftsmodelle erfordern Interaktionen in Echtzeit. Für Unternehmen ist es unter diesen Voraussetzungen unumgänglich, zu jeder Zeit und an jedem Ort Zugriff auf alle geschäftsrelevanten Informationen zu haben. Das Papier kommt bei diesem Tempo nicht mehr mit. Die Suche nach Dokumenten in Papierakten und deren Weitergabe behindern den Informations- und Geschäftsfluss. Unternehmen können sich solche Verzögerungen heute nicht mehr leisten, wenn sie ihre Kunden nicht an die schnellere Konkurrenz verlieren wollen. In Zukunft werden daher immer mehr Unternehmen auf das papierlose Büro und die Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse (siehe auch BPM) mit modernen Enterprise Content Management-Lösungen (ECM) wie Doxis setzen, um wettbewerbsfähig zu sein. Laut dem Marktforschungsinstitut Billentis können sie mit der Umstellung auf elektronische Prozesse zudem 50 bis 80 Prozent ihrer Kosten senken. Die dafür nötigen Investitionen amortisieren sich innerhalb weniger Monate.

Das papierlose Büro: Papierlos oder Papierarm

Unternehmensberater Dr. Ulrich Kampffmeyer unterscheidet 2013 zwischen folgenden drei Stufen der Papierlast:

  • Das traditionelle papierreiche Büro verwendet fast ausschließlich Ausdrucke und ertrinkt förmlich in der Papierflut. Der Einsatz von Software bei der Dokumentenbearbeitung ist minimal.
  • Im papierarmen Büro werden nach wie vor Dokumente ausgedruckt. Parallel dazu laufen elektronische Vorgänge wie zum Beispiel die Rechnungsverarbeitung oder die Archivierung von digitalisierten Papierdokumenten.
  • Das papierlose Büro verzichtet dagegen völlig auf Ausdrucke. Mit entsprechenden Software-Lösungen erfolgen alle Prozesse elektronisch und zu großen Teilen automatisiert.

Die häufigsten Fragen zu papierloses Büro

Wie stelle ich auf papierloses Büro um?
Die Umstellung auf ein papierloses Büro ist einfacher als oft gedacht, aber erfordert ein paar Schritte zur Vorbereitung. Alle Dokumente müssen digitalisiert und in einem Dokumentenmanagement-System abgelegt werden. Auf dieser Basis werden digitale Workflows gebaut. Zur Umstellung auf ein papierloses Büro sind noch mehr Schritte erforderlich, lesen Sie „Das papierlose Büro“.
Welche Software für papierloses Büro?
Das Herz eines jeden papierlosen Büros ist ein Dokumentenmanagement-System (DMS). Das allein reicht aber nicht aus. Ein ECM bringt DMS und sämtliche Drittsysteme, wie ERP-, HR- und CRM-Systeme zusammen und bildet den Single Source of Truth für alle Informationen.
Was kann man im Unternehmen digitalisieren?
Durch Ersetzendes Scannen digitalisieren Sie alle Dokumente und vernichten zeitgleich alle Papierdokumente. Doch Vorsicht: Es gibt Dokumente, die Sie im Original archivieren müssen. Mithilfe entsprechender Softwares verwalten Sie die Dokumente digital und bilden alle Prozesse entlang des Dokumenten-Lebenszyklus digital ab.
Was sind die Gründe für ein papierloses Büro?
Sind schonmal Fehler beim Abtippen von Rechnungsdaten entstanden oder haben Sie Zeit bei der Suche nach einem Dokument im Archiv verloren? Papierbasierte Informationen sind weder schnell auffindbar noch wirklich gut nutzbar. Durch ein ECM-System verwalten Sie alle Informationen an einem Ort und finden alles so einfach wie bei einer Google-Suche.
Was ist ersetzendes Scannen?
Beim Ersetzenden Scannen digitalisieren Sie ein Dokument und vernichten anschließen das Papierdokument. Damit Sie das Original vernichten dürfen, unterliegt die Weiterverarbeitung und die Archivierung gesetzlichen Anforderungen. Digitale Dokumente müssten etwa nach GoBD revisionssicher archiviert werden.

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