Eine europaweite Ausschreibung stellte vier Anbieter und ihre Software-Lösungen auf den Prüfstand. „Der Funktionsumfang im Standard, die Skalierungsmöglichkeiten der Lösung und die Flexibilität bei der Berücksichtigung spezifischer Anforderungen der Stadt Göttingen gaben den Ausschlag für Doxis4 von SER“, berichtet Stefanie Ahlborn, eGovernment-Koordinatorin der Stadt Göttingen.

Das eGovernment-Projekt der Stadt Göttingen auf Basis der SER-Software umfasste initial drei Bereiche:

• Integration der Fachverfahrenslösung OPEN/PROSOZ mit Doxis4
• Aufbau einer ASV – Allgemeine Schriftgutverwaltung – mit elektronischen Akten
• elektronisches Beschwerdemanagement

Gestartet wurde mit der Integration des Fachverfahrens OPEN/PROSOZ im Fachbereich Soziales. Dort profitieren heute schon 40 Mitarbeiter von der Verknüpfung zwischen ihrem Fachverfahren und den elektronischen Doxis4-Akten, in denen die OPEN/PROSOZ-Dokumente nun verwaltet werden. Die Integration weiterer städtischer Fachverfahren wie z.B. INFOMA Steuern, INFOMA Kasse und pmOWI ist bereits in der Umsetzung. Eine Schnittstelle zwischen dem Fachverfahren und der elektronischen Akte ermöglicht die automatische Übernahme von Dokumenten und Metadaten und vereinfacht und optimiert damit den Arbeitsablauf.

Die Allgemeine Schriftgutverwaltung ASV soll überall dort eingesetzt werden, wo Akten nicht über Fachverfahren geführt werden (Sachbearbeitung mit Word und Excel). Das umfasst neben den Einzelakten vieler Organisationseinheiten auch die General- oder Hauptakten jeder Organisationseinheit.

Die ASV wurde zunächst in den Querschnittsbereichen Referat des Oberbürgermeisters, Rechtsreferat sowie Personal und Organisation eingeführt, in denen bisher 46 Sachbearbeiter die eAkten nutzen. Als nächstes sollen die Bereiche Finanzen, Soziales und Jugend an die ASV angebunden werden. Drei weitere Mitarbeiter arbeiten bereits mit dem neuen elektronischen Beschwerdemanagement-Tool, das die IT-Abteilung auf Basis der SER-Software selbst erstellt hat. „Durch das Arbeiten mit der elektronischen Akte werden monotone Such- und Ablagearbeiten reduziert und Arbeitsabläufe optimiert,“ sagt Stefanie Ahlborn. „Durch den hohen Digitalisierungsgrad werden die Prozesse transparenter und es kann jederzeit ortsunabhängig auf Akten zugegriffen werden. Gerade Letzteres ermöglicht beispielsweise alternierende Telearbeit. Damit sind wir als Arbeitsgeber für viele junge Familien oder Beschäftigte, die zuhause Eltern betreuen, attraktiv. Die eAkte hilft, uns selbst in die Lage zu versetzen, auch vor dem Hintergrund des demografischen Wandels weiterhin unsere Aufgaben erfüllen und Dienstleistungen anbieten zu können.“

Allgemeine Schriftgutverwaltung auf Basis von Doxis4

Der Aktenplan der Stadt Göttingen für die elektronischen Akten orientiert sich am Musteraktenplan der KGSt - Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement -, der dem Aufgabengliederungsplan zugrunde liegt. Die Zugriffsrechte auf die eAkten und ihre Inhalte werden anhand dieses Aktenplans vergeben. In die eAkten können sowohl Dokumente aus den diversen Fachverfahren als auch Office-Dateien, E-Mails und Scans von Papierdokumenten eingefügt werden. Ziel ist die elektronische Ablage aller Dateien und Dokumente, die man früher auch im Aktenordner abgeheftet hätte.

Unterstützung bei der Vorgangsbearbeitung

Neben den elektronischen Akten der Allgemeinen Schriftgutverwaltung stehen den kommunalen Mitarbeitern nun auch verschiedene Workflows zur Verfügung, mit denen sie standardisierte Vorgänge steuern können. Ein einfacher Standard-Workflow enthält lediglich die automatische Rückgabe eines Vorgangs an seinen Ersteller, nachdem er von einem anderen Sachbearbeiter bearbeitet wurde. Ein weiterer Workflow stellt eine Posteingangslösung dar, die das Scannen der Eingangspost im Vorzimmer und ihre Weiterverteilung in der Organisationseinheit steuert. Enthält der persönliche Postkorb einen neuen Eingang, kann das System auf Wunsch eine E-Mail-Benachrichtigung generieren. Darüber hinaus können sich die Mitarbeiter individuell eigene Workflows samt Verzweigung der Arbeitsschritte erstellen und als Vorlage speichern (siehe auch: Workflow Management).