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Eine strukturierte Ablage nach Aktenplan

Viele kennen Aktenpläne vor allem aus der behördlichen Schriftgutverwaltung. Aber auch Unternehmen profitieren von einer gut durchdachten Aktenstruktur. Denn sie bringt Ordnung in die schriftlichen Unterlagen und hilft, den Überblick über umfangreiche Dokumentenmengen zu behalten und die Suche nach Informationen zu erleichtern.

Noch mehr zu den Vorteilen eines Aktenplans und wie Sie ihn in Ihrem Dokumentenmanagement-System abbilden, erfahren Sie in diesem Artikel.

Was ist ein Aktenplan?

Ein Aktenplan ist eine strukturierte Liste oder Hierarchie von Kategorien, die dazu dient, Akten und Dokumente einer Organisation  systematisch zu sortieren und abzulegen. Er bildet das inhaltliche Gerüst einer Akte und ermöglicht einen sachbezogenen Zugriff auf die Dokumente.

Der Aktenplan ist auch als Archivplan, Registraturplan, Ablageplan und Ordnerplan bekannt. Oft ist er Teil der Registraturordnung. Diese regelt übergreifend die Verwaltung des gesamten Schriftguts (Records Management) innerhalb einer Organisation oder eines Unternehmens.

Was ist ein digitaler Aktenplan?

Traditionell dient der Aktenplan der Organisation von Dokumenten in Papierform. Er findet sich dann beispielsweise als Trennblätter im Ordner wieder. Ein digitaler Aktenplan ahmt diese Trennblätter in Form von Unterordnern nach und bringt so auch Ordnung und Struktur in digitale Akten.

Wie ist ein Aktenplan aufgebaut?

Die Struktur eines Aktenplans folgt einer hierarchischen Gliederung in Ober- und Unterkategorien. Sie orientiert sich an den Aufgaben der jeweiligen Organisation und kann beispielsweise in Kategorien wie Abteilungen, Projekte, Kunden* oder bestimmten Dokumententypen unterteilt sein. Wichtig ist, dass der Aktenplan logisch und für die Benutzer verständlich ist. Benennen Sie die Kategorien dafür eindeutig nach den in Ihrer Organisation vorherrschenden sprachlichen Konventionen.

Es ist ratsam, den Ablageplan regelmäßig zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen, um sicherzustellen, dass er den aktuellen Geschäftsanforderungen und Prozessen entspricht.

Wo kommen Aktenpläne zum Einsatz?

Aktenpläne sind ein fester Bestandteil der öffentlichen Verwaltung. Nach dem Informationsfreiheitsgesetz müssen deutsche Bundesbehörden ihre Aktenpläne sogar im Internet veröffentlichen.

Aber auch Unternehmen nutzen Aktenpläne, um beispielsweise Mitarbeiterinformationen gut strukturiert in Mitarbeiterakten abzulegen, ein übersichtliches Handbuch für das Qualitätsmanagement aufzubauen oder alle Lieferantendokumente schnell auffindbar nach Angeboten, Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheinen in der Lieferantenakte zu ordnen.

Warum ist ein Aktenplan wichtig?

In Unternehmen, Behörden oder anderen Organisationen ist die Einführung und Einhaltung eines Aktenplans wichtig, um die Ablage, Archivierung und den Zugriff auf Dokumente zu vereinfachen, die Effizienz zu steigern und Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Ein gut durchdachter Aktenplan regelt, welche Dokumente in welchen Akten abgelegt sind und macht sie durch eine übersichtliche und nachvollziehbare Struktur besser auffindbar. Er ermöglicht eine vollständige Erfassung aller relevanten Dokumente. Ebenso regelt er, wer die Dokumente einsehen und bearbeiten darf.

Vorteile eines Aktenplans

Hey Doxi, was sind die Vorteile eines Aktenplans?

Ein gut strukturierter Ablageplan bietet verschiedene Vorteile für Organisationen und Unternehmen in Bezug auf die Verwaltung ihrer Dokumente und Informationen. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile eines Aktenplans:

1. Fachliche Zuordnung von verschiedenen Dokumentenarten

Mit einem Aktenplan fassen Sie Dokumente zusammen, die fachlich zusammengehören. Zum Beispiel ordnen Sie Bewerbungsunterlagen in einer Bewerberakte nach den verschiedenen Dokumentenarten wie Anschreiben, Lebensläufe, Zeugnisse und Referenzen, Arbeitsproben sowie E-Mail-Korrespondenzen.

Sie können diese Dokumente auch verschiedenen digitalen Akten zuordnen, ohne eine Kopie davon anzufertigen. Verknüpfen Sie die Bewerberakte einfach mit der zugehörigen Mitarbeiterakte, sobald der Kandidat Teil Ihres Unternehmens wird. Dann sind die Bewerbungsunterlagen Ihres neuen Mitarbeiters auch über die Mitarbeiterakte immer sofort auffindbar.

2. Reduzierter Suchaufwand

Dank der hierarchischen Struktur des Aktenplans sind Ihre Dokumente immer gut auffindbar. Neben den Bewerbungsunterlagen gibt es in Ihren Mitarbeiterakten zum Beispiel jeweils untergeordnete Ordnerstrukturen für Vertragliches, Gehaltsabrechnungen, Schulungen und Leistungsbewertungen. Brauchen Sie nun Informationen zu den Arbeitskonditionen eines Mitarbeiters, gehen Sie einfach in dessen Mitarbeiterakte und in den Unterordner „Arbeitsvertrag“, um dort die aktuellen vertraglichen Vereinbarungen aufzurufen.

In einem Dokumentenmanagement-System (DMS) weist der Aktenplan Ihnen den Weg zum Ablageort eines Dokuments. Zwar können Sie in den Suchfunktionen, beispielsweise über die Volltextsuche, direkt nach einzelnen Dokumenten suchen. Eine Recherche entlang des Aktenplans setzt das Dokument aber zusätzlich in einen Gesamtzusammenhang. Sie erhalten eine unmittelbare Übersicht über den Inhalt einer Akte.

3. Bessere Übersicht bei Geschäftsprozessen

Ein Aktenplan kann die verschiedenen Schritte und Phasen von Geschäftsprozessen widerspiegeln. Dies verbessert die Transparenz über den Fortschritt von Projekten und Arbeitsabläufen. Sie erkennen zum Beispiel schneller, wenn ein Dokument fehlt, weil der entsprechende Ordner leer ist.

4. Einfache Verteilung von Rechten

Der Aktenplan kann als Grundlage für die Implementierung von Zugriffskontrollen dienen. Durch die klare Strukturierung können Sie Berechtigungen auf bestimmte Kategorien oder Ebenen des Aktenplans beschränken. Dadurch stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf bestimmte Dokumente haben und der Datenschutz gewahrt wird.

Innerhalb der Mitarbeiterakte sind dann zum Beispiel alle Dokumente für jeden HR-Mitarbeiter sichtbar – bis auf die Ordnerstruktur zu den Gehaltsabrechnungen. Auf diese haben nur ausgewählte Mitarbeiter Zugriff. Ebenso ist es möglich, Mitarbeiterbewertungen für die Teamleads freizugeben.

Aktenplan erstellen für SAP, Salesforce und Co.

Um einen digitalen Aktenplan zu erstellen, legen Sie eine sinnvolle Ablagestruktur mit passenden Ober- und Unterkategorien fest, die sich an Ihrer Organisationsstruktur und Ihren Abläufen orientieren. Diese Struktur integrieren Sie in Ihr DMS, in dem Sie all Ihre Dokumente verwalten. Die Dokumente werden anhand der im Ablageplan definierten Kriterien dann automatisch den digitalen Akten zugeordnet.

Einige DMS, wie Doxis, bieten Schnittstellen zu Insellösungen. Doxis implementiert die Aktenstruktur dann in das jeweilige System, zum Beispiel Salesforce.

Ausgangslage: In der CRM-Lösung Salesforce liegen alle Dokumente zu einem Kunden in der Regel unstrukturiert in einem allgemeinen Dokumentenordner ab. Je mehr Dokumente sich anhäufen, desto unübersichtlicher wird die Ablage.

Lösung: Mit der Doxis-Integration legt das DMS nun automatisch eine Kundenakte mit der vordefinierten Aktenstruktur an, sobald Sie in Salesforce einen neuen Kunden anlegen. Gleichzeitig ist die Struktur auch direkt in Salesforce sichtbar. Ebenso wird angezeigt, wie viele Dokumente in einem Ordner liegen, sodass Sie sofort sehen, wenn Ordner leer sind und Dokumente fehlen.

Ähnlich funktioniert die Nutzung des Aktenplans über die Doxis-Integration auch bei vielen weiteren Drittsystemen wie Teams, SAP und SAP SuccessFactors.

Doxis Business Studio – Aktenplan in wenigen Minuten

Um individuelle Aktenpläne und Berechtigungskonzepte anzulegen, gibt es ein entsprechendes Konfigurationsprogramm für die Admins beziehungsweise das IT-Team. Das mächtige Tool ermöglicht es, individuelle Workspaces und Berechtigungskonzepte zu entwickeln. Wenn Sie nur schnell eine neue Aktenstruktur oder Datenmodelle anlegen möchten, ist das aber wenig benutzerfreundlich.

Deswegen gibt es in unserem DMS das Doxis Business Studio – eine Webanwendung, mit der Sie schnell einfache Konfigurationen erledigen. Beim Anlegen der Aktenpläne hilft Ihnen zudem die integrierte generative KI:

  1. Sagen Sie der KI, was Sie brauchen, z. B. „Ich brauche eine Akte für Bewerbungen mit den entsprechenden Unterordnern, um alle Dokumententypen einer Bewerbung zu ordnen“
  2. Die KI erstellt automatisch eine fertige Struktur der Bewerbungsakte mit den entsprechenden Unterordnern.
  3. Sie passen die Struktur bei Bedarf an, fügen zusätzliche Unterordner hinzu oder löschen nicht benötigte. Ebenso können Sie das Wording an Ihre Organisationsstruktur angleichen.

Der große Vorteil: Sie starten nie von 0, sondern bekommen durch die KI schon passende Vorschläge, die Sie nur noch individualisieren müssen. In nur wenigen Minuten erstellen Sie so einen vollständigen Aktenplan passend zu Ihren Anforderungen.

Effiziente Dokumentenverwaltung dank Aktenplan

Einen gut durchdachten Aktenplan einzuführen und konsequent umzusetzen, erweist sich nicht nur für Behörden als entscheidend, um die Verwaltung von Dokumenten zu optimieren. Auch in Unternehmen bieten Aktenpläne klare Strukturen, die es ermöglichen, Informationen fachlich zuzuordnen, die Suche nach Dokumenten zu erleichtern und den Zugriff je nach Rolle zu kontrollieren.

Mit der KI-gestützten Doxis-Lösung erstellen Sie unkompliziert maßgeschneiderte Ablagestrukturen für Ihr DMS und übertragen diese dank der Schnittstellen auch direkt in Ihre Drittsysteme. So behalten Sie stets den Überblick über umfangreiche Dokumentenmengen und eine transparente Übersicht über Ihre Geschäftsprozesse

Häufig gestellt Fragen zum Aktenplan

Welche Arten von Aktenplänen gibt es?
Ein Aktenplan kann zum Beispiel an den Funktionen und Abteilungen, den Prozessen und Abläufen, den Projekten oder auch an den Kunden einer Organisation ausgerichtet sein. Ebenso lassen sich Aktenpläne nach Gültigkeit unterscheiden: Der Teilaktenplan gilt für eine Organisationseinheit, während ein Gesamtaktenplan von der ganzen Organisation angewendet wird. Kommt er organisationsübergreifend zum Einsatz, spricht man von einem Einheitsaktenplan.
Welche Funktion hat ein Aktenplan?
Der Aktenplan strukturiert Dokumente hierarchisch und nach fachlicher Zugehörigkeit. Er sorgt für Klarheit und Übersichtlichkeit, indem er Hauptkategorien, Untergruppen und Unterkategorien definiert. Zudem regelt er die Zugriffskontrolle und trägt dazu bei, Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
Welche Vorteile hat ein Aktenplan?
Durch die systematische Anordnung erleichtert der Aktenplan die Ablage von, die Suche nach und den Zugriff auf Dokumente, was die Effizienz steigert. Zugriffsrechte können einfach entlang der Ordnerstruktur vergeben werden. Mit einem gut durchdachten Ablageplan erhalten Sie außerdem einen Überblick über Ihre Geschäftsprozesse und können Fortschritte transparent nachvollziehen.

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