Selon l’étude de marché ECM Insights 2020*, seules 30 % des entreprises utilisent une solution numérique pour gérer leurs contrats. Cependant, la demande actuelle en matière de gestion numérique des contrats se développe rapidement. Stefan Zeitzen, CSO de SER Group, confirme cette tendance : « Ces derniers mois, nous avons constaté une hausse soudaine de la demande concernant des solutions numériques déployables rapidement et qui permettent de travailler de n’importe où. Cette demande, particulièrement forte pour les solutions de gestion des contrats, est le reflet de l’impact de la pandémie sur le contexte économique et les relations commerciales : les perturbations de la chaîne logistique et la chute des ventes forcent de nombreux acteurs à adapter leurs contrats existants. Le processus de rédaction des contrats est lui aussi en train de changer, alors que les entreprises évaluent désormais les risques différemment, ceux-ci devant être dorénavant pris en compte dans les dispositions contractuelles. Une solution numérique de gestion des contrats permet aux entreprises de les modifier bien plus rapidement et de faire preuve d’une plus grande fiabilité en matière de respect des échéances et des obligations légales. »

Doxis4 Contract Management : une solution rapidement déployable sur site comme dans le cloud

La vitesse à laquelle les entreprises souhaitent mettre en place une solution numérique de gestion des contrats pour garantir la continuité de l’activité dans le contexte économique actuel reflète l’urgence de leurs besoins. « Grâce à Doxis4 Contract Management, nos clients disposent d’une solution qui leur donne accès à l’essentiel des fonctionnalités standard, qu’ils peuvent déployer eux-mêmes en seulement quelques mois », explique Gregor Joeris, CTO de SER Group. « Grâce à nos packages « pratiques », les entreprises sont en mesure d’installer et de déployer immédiatement des composants préconfigurés, que nous avons développés en nous appuyant sur nos nombreuses années d’expérience dans divers secteurs. Elles peuvent donc rapidement permettre à leurs collaborateurs de travailler à distance, tout en limitant les risques et en cartographiant les processus de manière plus transparente et efficace. Évidemment, cela s’applique également au déploiement dans le Cloud Doxis4, qui offre à nos clients l’avantage supplémentaire de ne pas avoir à gérer eux-mêmes l’infrastructure. »

Réduire les risques liés aux opérations et à la gouvernance de l’information

Les entreprises ont la possibilité de mettre en place des processus et des pratiques numériques en matière de gestion des contrats qui s’appuient sur une large gamme de fonctionnalités fournies par Doxis4 Contract Management. Celles-ci incluent notamment :

• Des fichiers de contrats numériques dotés d’une structure uniforme
• Des workflows de révision et de publication automatisés
• Une gestion des échéances et des workflows pour la résiliation des contrats
• Une gestion des modèles
• Des options de recherches flexibles concernant les contrats, ainsi que les données et paramètres contractuels
• La soumission automatique et la classification contextuelle
• Des tableaux de bord et de reporting concernant les contrats
• Des interfaces ERP, CRM et avec des logiciels de signatures numériques
• L’analyse et l’extraction intelligente des contenus pour une analyse des contrats automatisée

Tous ces éléments permettent aux entreprises de gérer leurs contrats et d’y avoir accès de n’importe où sous une forme intelligente et structurée et dans le respect de la règlementation, tout en rendant les processus de prise de décisions rapides et transparents. Ils contribuent également à la réduction les risques liés à des contrats intraçables, des versions obsolètes, un processus d’approbation lent et des reports d’échéances. Le workflow relatif à la négociation des contrats, en particulier, est crucial pour accélérer des processus de décision et une gestion des relations commerciales efficace. La solution de SER Group permet également aux partenaires d’être directement impliqués dans les processus collaboratifs, au moyen d’une salle de projets virtuelle et sécurisée. C’est là qu’ils reçoivent l’ensemble des documents, ainsi que les tâches et les échéances correspondantes, et qu’ils peuvent y apposer immédiatement leur signature numérique. Pour cela, Doxis4 propose des interfaces avec des logiciels de signatures numériques comme DocuSign, Xitrust, Openlimit et AdobeSign. « Si l’ensemble du cycle de vie du contrat est numérisé, y compris les processus de négociation ; le processus de signature doit lui aussi être fluide et rapide. La plupart des entreprises utilisent déjà ces solutions de signatures numériques et peuvent facilement les intégrer dans Doxis4. Les contrats peuvent ainsi être signés numériquement et devenir juridiquement contraignants en quelques minutes seulement, » déclare Gregor Joeris.

La gestion des contrats comme point de départ de la numérisation à l’échelle de l’entreprise

Grâce à la solution web-based de gestion des contrats de SER Group, les entreprises peuvent mettre en place les bases sur lesquelles les collaborateurs pourront se reposer afin de rédiger, réviser et négocier des contrats depuis n’importe où dans le monde – un prérequis essentiel à la mise en place de modes de travail hybrides. « Les entreprises sont de plus en plus nombreuses à ressentir le besoin de mettre en place des initiatives de numérisation rapides pour faciliter leurs opérations depuis n’importe quel emplacement géographique. La gestion des contrats est un point de départ logique. Mais si l’entreprise souhaite demeurer compétitive, sa transformation numérique ne doit pas s’arrêter là, » déclare Stefan Zeitzen. « Les processus métier doivent être numérisés et entièrement connectés. Une fois cet objectif atteint, il devient alors possible de déployer de nouvelles technologies afin d’automatiser les processus ou d’appliquer l’intelligence artificielle à l’analyse de contrats, par exemple. En se dotant d’une solution comme Contrat Management, les entreprises se donnent les moyens d’optimiser leur système de gestion des processus et de l’information de bout en bout. »

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