Basé sur les dernières avancées de l’IA

Votre système de gestion documentaire
de dernière génération

  • Gérez facilement d’importantes volumétries de documents
  • Réduisez vos délais de traitement et augmentez votre productivité
  • Garantissez votre conformité grâce à un logiciel certifié

L’efficacité commence avec une GED basée sur l’IA

Fini le papier, les dossiers suspendus, les pièces jointes aux e-mails et les répertoires de fichiers ! Le système de gestion documentaire Doxis vous permet de reprendre le contrôle de tous vos documents grâce à la gestion électronique complète de vos contrats, commandes, factures, documents RH et bien plus encore.

Retrouvez facilement toutes vos informations, accélérez votre prise de décision, évitez les erreurs et garantissez le succès à long terme de votre entreprise.

Amélioration de la productivité

Traitez et gérez électroniquement tous vos documents pour réduire les délais, faciliter la prise de décisions et éviter de coûteuses erreurs.

Facilité de mise en conformité

Réduisez les délais nécessaires au respect et à la documentation de vos obligations de conformité et évitez ainsi les sanctions.

Optimisation du déploiement des ressources

Automatisez le classement et la diffusion de vos documents, et libérez des ressources pour le service après-vente, le traitement des commandes, etc.

Comprendre les documents grâce à l’IA

Imaginez tout le stress, le temps, et l'argent que vous pourriez économiser si vous disposiez d'un assistant personnel... Eh bien, sachez que vous pouvez considérer Doxis comme votre interlocuteur privilégié pour tout ce qui concerne la gestion des documents. Si vous avez un document, Doxis vous aide à le comprendre et peut créer des processus, analyser et prendre des décisions basées sur l'information contenue dans ceux-ci pour vous aider à accélérer votre travail quotidien et ce, en un seul clic. 

Vous souhaitez en savoir plus sur Doxis ?

Les clients et les analystes
évaluent SER et Doxis

Composants d’un logiciel de gestion documentaire

Un logiciel de gestion électronique de documents (GED) est bien plus qu’une simple réplique numérique de votre salle d’archivage ! En savoir plus sur la numérisation des processus d’entreprise avec Doxis.

Les 5 principaux composants d’un logiciel de gestion documentaire

Saisie de documents

Le système de gestion des documents saisit les documents provenant de tous les canaux d’entrée et de divers systèmes sources. Les documents papier sont numérisés par le biais d’un flux de travail de numérisation et transférés vers Doxis.

  • Numérisation unique et par lots de documents papier avec numérisation centralisée et décentralisée
  • Séparation des documents par code-barres, numéro de page ou manuellement
  • Classement automatique à partir des systèmes sources (ERP, CRM, SIRH, etc.)

The biggest advantage of the system is how it schedules tasks for us, and assigns and monitors retention and deletion deadlines. We used to do this by hand, which was incredibly time-consuming and prone to error.

Reconnaissance et compréhension des documents

Doxis exploite l’intelligence artificielle pour extraire toutes les informations pertinentes du document et les classer sous forme de métadonnées structurées et consultables. L’IA traite, comprend et classe le document de manière totalement indépendante, le dépose dans le dossier électronique correspondant et l’achemine à la bonne personne en vue de son traitement ultérieur.

  • Automatisation du traitement des e-mails entrants grâce à l’IA
  • Extraction et indexation automatisées des métadonnées
  • OCR et conversion au format PDF/A
  • Reconnaissance automatique des formes, nettoyage et amélioration des images
  • Déclenchement de processus directement dès la saisie
  • Brique de base pour la numérisation du traitement des messages et factures entrants et de la diffusion des documents dans toute l’entreprise

I have quick access to all the important information. In the past, I had to pick up new mail three times a day at the team management office. I now receive it conveniently in my electronic mailbox. Such a great solution!

Traitement de documents

Doxis trouve la bonne personne pour chaque document et prend même en compte les règles de remplacement. Par exemple, il transmet les factures au service comptable, tandis que les candidatures sont directement envoyées au service des ressources humaines.

Doxis documente chaque étape du processus conformément à votre documentation procédurale et fournit une excellente base pour améliorer votre conformité.

  • Reproduction de tous les types de processus de validation, de flux de validation en plusieurs étapes, de règles de délégation et de remplacement
  • Définition automatique des agents de traitement et des mécanismes d’escalade
  • Simplification de la documentation des procédures conformément aux exigences réglementaires
  • Gestion automatisée des versions

The customers notice that our processing speed is higher due to the fact that we respond so much faster. We are now able to answer a customer inquiry within two days. This is technically feasible because of Doxis.

Archivage des documents

Doxis archive le document à la fin du flux de travail et celui-ci devient inactif. Lorsque le statut devient inactif, par exemple après la comptabilisation d’une facture, les documents, les données stockées, la documentation et les versions ne peuvent plus être modifiés. L’accès en lecture seule est réservé aux utilisateurs autorisés. Le document est archivé dans le respect des règles d’audit, conformément aux obligations réglementaires.

  • Durées de conservation flexibles et gérées automatiquement en fonction, par exemple, des obligations réglementaires
  • Multiples mises en suspens en cas de litige
  • Archivage dans le format original et dans des formats de conservation à long terme comme PDF/A
  • Conservation et suppression conformes au RGPD
  • Records management selon la norme ISO 16175-2

All documents relevant to production are compiled in one efile where the user can search through them. This makes work so much easier.

Recherche de documents

Les utilisateurs autorisés peuvent localiser les documents en quelques secondes, quel que soit le statut du document (actif ou inactif). Doxis offre une fonction de recherche d’entreprise complète similaire à celle du moteur de recherche de Google. Le système recherche les documents, les métadonnées et les données dans les systèmes tiers intégrés pour en extraire l’information en toute transparence.

  • Recherche en texte intégral
  • Indexation de données provenant des ERP/CRM ou d’autres logiciels tiers
  • Recherche conforme au RGPD avec restrictions d’accès

Questions such as 'Which loan processes were in place on March 14, 2015?’ can be answered easily and immediately today using our ECM system.

Améliorez votre productivité avec une GED

Recherche

Par mot-clé, en texte intégral ou en associant les deux. Trouvez tous les documents, même ceux enregistrés sur les autres sites de votre société Vous n’avez même pas besoin du logiciel d’origine : notre logiciel de GED peut afficher 250 formats de fichier.

Classement

La gestion intelligente de l’information avec le logiciel de GED Doxis repose sur des boîtes de dialogue de classement claires et sur l’automatisation de l’affectation d’un contexte pour simplifier l’enregistrement des nouveaux documents.

Traitement

Grâce à des modules complémentaires, vous pouvez recourir à d’autres fonctions de GED, comme la recherche et le classement, directement dans Microsoft Office et Outlook, IBM Notes etc. Vous avez aussi la possibilité de créer rapidement de nouveaux documents avec les modèles de Doxis.

Commentaires

Ajoutez des commentaires et des notes numériques aux documents sans toucher aux originaux. Doxis peut aussi inclure ces informations supplémentaires dans les recherches.

Versions

Doxis garde la trace de tous les modifications apportées aux documents grâce à la gestion des versions. La dernière version d’un plan de projet, par exemple, est ainsi immédiatement visible. Vous pouvez également retrouver les anciennes versions rapidement et à tout moment.

Structure

Les dossiers électroniques de Doxis agrègent les informations dans leur contexte métier. Par exemple, tous les contrats, commandes, e-mails, voire les processus liés à un client ou un fournisseur.

Les 5 principaux composants d’unlogiciel de gestion documentaire

Saisir

Saisie de documents

Le système de gestion des documents saisit les documents provenant de tous les canaux d’entrée et de divers systèmes sources. Les documents papier sont numérisés par le biais d’un flux de travail de numérisation et transférés vers Doxis.

  • Numérisation unique et par lots de documents papier avec numérisation centralisée et décentralisée
  • Séparation des documents par code-barres, numéro de page ou manuellement
  • Classement automatique à partir des systèmes sources (ERP, CRM, SIRH, etc.)
Reconnaître et comprendre

Reconnaissance et compréhension des documents

Doxis exploite l’intelligence artificielle pour extraire toutes les informations pertinentes du document et les classer sous forme de métadonnées structurées et consultables. L’IA traite, comprend et classe le document de manière totalement indépendante, le dépose dans le dossier électronique correspondant et l’achemine à la bonne personne en vue de son traitement ultérieur.

  • Automatisation du traitement des e-mails entrants grâce à l’IA
  • Extraction et indexation automatisées des métadonnées
  • OCR et conversion au format PDF/A
  • Reconnaissance automatique des formes, nettoyage et amélioration des images
  • Déclenchement de processus directement dès la saisie
  • Brique de base pour la numérisation du traitement des messages et factures entrants et de la diffusion des documents dans toute l’entreprise
Traiter

Traitement de documents

Doxis trouve la bonne personne pour chaque document et prend même en compte les règles de remplacement. Par exemple, il transmet les factures au service comptable, tandis que les candidatures sont directement envoyées au service des ressources humaines.

Doxis documente chaque étape du processus conformément à votre documentation procédurale et fournit une excellente base pour améliorer votre conformité.

  • Reproduction de tous les types de processus de validation, de flux de validation en plusieurs étapes, de règles de délégation et de remplacement
  • Définition automatique des agents de traitement et des mécanismes d’escalade
  • Simplification de la documentation des procédures conformément aux exigences réglementaires
  • Gestion automatisée des versions
Archiver

Archivage des documents

Doxis archive le document à la fin du flux de travail et celui-ci devient inactif. Lorsque le statut devient inactif, par exemple après la comptabilisation d’une facture, les documents, les données stockées, la documentation et les versions ne peuvent plus être modifiés. L’accès en lecture seule est réservé aux utilisateurs autorisés. Le document est archivé dans le respect des règles d’audit, conformément aux obligations réglementaires.

  • Durées de conservation flexibles et gérées automatiquement en fonction, par exemple, des obligations réglementaires
  • Multiples mises en suspens en cas de litige
  • Archivage dans le format original et dans des formats de conservation à long terme comme PDF/A
  • Conservation et suppression conformes au RGPD
  • Records management selon la norme ISO 16175-2
Rechercher

Recherche de documents

Les utilisateurs autorisés peuvent localiser les documents en quelques secondes, quel que soit le statut du document (actif ou inactif). Doxis offre une fonction de recherche d’entreprise complète similaire à celle du moteur de recherche de Google. Le système recherche les documents, les métadonnées et les données dans les systèmes tiers intégrés pour en extraire l’information en toute transparence.

  • Recherche en texte intégral
  • Indexation de données provenant des ERP/CRM ou d’autres logiciels tiers
  • Recherche conforme au RGPD avec restrictions d’accès

Autour de la gestion électronique des documents

Comment SEW-EURODRIVE est parvenu à un retour sur investissement de 336 %

Le cabinet de conseil Forrester Consulting a étudié l’impact économique global de Doxis Intelligent Content Automation chez notre client SEW-EURODRIVE. Découvrez les résultats significatifs de cette étude indépendante.


Étude de cas : la gestion de contenu d’entreprise appliquée au financement automobile

« Nous ne pourrions plus nous passer de notre GED ! » Découvrez comment FCA BANK utilise la gestion documentaire et les dossiers électroniques dans le secteur du financement automobile.


Guide : gestion de contenu d’entreprise de dernière génération

Ce guide vous aide à comprendre comment un logiciel d’ECM peut contribuer à améliorer l’efficacité au sein d’une entreprise tout en réduisant les coûts. Assorti de guides pratiques d’aide à la décision, d’exemples réels et de checklists, il facilite la sélection et le déploiement de la solution de GED la mieux adaptée à vos besoins.


Intégration dans votre système informatique

Découvrez la gestion documentaire moderne pour les entreprises

Découvrez Doxis, la nouvelle génération des solutions de gestion de contenu d’entreprise. Grâce à ses flux de travail personnalisables, à ses passerelles de contenu vers vos systèmes tiers et à toute une série de modules complémentaires, vous pouvez bâtir une solution centralisée de gestion de documents bénéfique à tous les services de votre entreprise. Demandez une démonstration en direct pour votre entreprise.

Veuillez additionner 9 et 8.

FAQ sur les systèmes de gestion documentaire ((GED))

Qu’est-ce que la gestion documentaire ?
La gestion documentaire désigne la gestion informatique des documents électroniques tout au long de leur cycle de vie. Un système de gestion documentaire fait partie intégrante d’une plateforme d’ECM au périmètre plus large et sert de « source unique de vérité » pour toutes les informations.
Que signifie le sigle GED ?
GED signifie gestion électronique des documents. Il s’agit d’un logiciel spécialement conçu pour la saisie, la gestion, le traitement et le stockage de documents.
Que recouvre la gestion documentaire ?
Une GED prend en charge les documents tout au long de leur cycle de vie : depuis leur création, leur traitement et leur édition jusqu’à leur archivage et leur suppression à l’issue de leur délai de conservation. Les systèmes de GED modernes intègrent également des fonctionnalités d’automatisation supplémentaires ou d’autres fonctions, comme l’attribution de tâches, l’administration des autorisations et l’apprentissage automatique.
Pourquoi une GED est-elle importante ?
De nombreux processus opérationnels reposant sur le traitement de documents, ceux-ci doivent être conformes aux obligations légales et internes, notamment la rapidité de recherche, l’archivage à valeur probante et la facilité de partage. Un système de stockage de fichiers classique n’est tout simplement pas suffisant. Il faut un système personnalisable avec des flux de travail fondés sur les meilleures pratiques.
Quels sont les avantages d’une GED ?
Une GED constitue le lien entre les différents services d’une entreprise et contribue à améliorer la collaboration virtuelle. Tous les processus basés sur des documents bénéficient d’une plus grande transparence tout en devenant plus rapides et entièrement conformes. Des flux de travail définis et l’automatisation des tâches individuelles permettent de réduire les coûts et d’améliorer la productivité.