Le système de gestion des documents saisit les documents provenant de tous les canaux d’entrée et de divers systèmes sources. Les documents papier sont numérisés par le biais d’un flux de travail de numérisation et transférés vers Doxis.

• Numérisation unique et par lots de documents papier avec numérisation centralisée et décentralisée
• Séparation des documents par code-barres, numéro de page ou manuellement
• Classement automatique à partir des systèmes sources (ERP, CRM, SIRH, etc.)

Doxis exploite l’intelligence artificielle pour extraire toutes les informations pertinentes du document et les classer sous forme de métadonnées structurées et consultables. L’IA traite, comprend et classe le document de manière totalement indépendante, le dépose dans le dossier électronique correspondant et l’achemine à la bonne personne en vue de son traitement ultérieur.

• Automatisation du traitement des e-mails entrants grâce à l’IA
• Extraction et indexation automatisées des métadonnées
• OCR et conversion au format PDF/A
• Reconnaissance automatique des formes, nettoyage et amélioration des images
• Déclenchement de processus directement dès la saisie
• Brique de base pour la numérisation du traitement des messages et factures entrants et de la diffusion des documents dans toute l’entreprise

Doxis trouve la bonne personne pour chaque document et prend même en compte les règles de remplacement. Par exemple, il transmet les factures au service comptable, tandis que les candidatures sont directement envoyées au service des ressources humaines.

Doxis documente chaque étape du processus conformément à votre documentation procédurale et fournit une excellente base pour améliorer votre conformité.

• Reproduction de tous les types de processus de validation, de flux de validation en plusieurs étapes, de règles de délégation et de remplacement
• Définition automatique des agents de traitement et des mécanismes d’escalade
• Simplification de la documentation des procédures conformément aux exigences réglementaires
• Gestion automatisée des versions

Doxis archive le document à la fin du flux de travail et celui-ci devient inactif. Lorsque le statut devient inactif, par exemple après la comptabilisation d’une facture, les documents, les données stockées, la documentation et les versions ne peuvent plus être modifiés. L’accès en lecture seule est réservé aux utilisateurs autorisés. Le document est archivé dans le respect des règles d’audit, conformément aux obligations réglementaires.

• Durées de conservation flexibles et gérées automatiquement en fonction, par exemple, des obligations réglementaires
• Multiples mises en suspens en cas de litige
• Archivage dans le format original et dans des formats de conservation à long terme comme PDF/A
• Conservation et suppression conformes au RGPD
• Records management selon la norme ISO 16175-2

Les utilisateurs autorisés peuvent localiser les documents en quelques secondes, quel que soit le statut du document (actif ou inactif). Doxis offre une fonction de recherche d’entreprise complète similaire à celle du moteur de recherche de Google. Le système recherche les documents, les métadonnées et les données dans les systèmes tiers intégrés pour en extraire l’information en toute transparence.

• Recherche en texte intégral
• Indexation de données provenant des ERP/CRM ou d’autres logiciels tiers
• Recherche conforme au RGPD avec restrictions d’accès