Dans de nombreuses entreprises, le processus d’approvisionnement est complexe et se compose de nombreuses petites étapes. Armé des bonnes stratégies et des bons outils, vous pouvez parfaitement maîtriser toutes les étapes, accélérer l’approvisionnement en biens et réduire vos coûts. Découvrez comment dans l’article suivant.

Commençons par examiner en détail les étapes constitutives du processus d’approvisionnement.

Le processus d’approvisionnement, ou processus Procure-to-Pay, décrit toutes les opérations de traitement allant de la planification stratégique à l’achat de biens. L’objectif consiste à fournir à l’entreprise tous les biens et services dont elle a besoin à court et à long terme, tout en rendant ce processus aussi efficace et économique que possible.

En bref, un processus d’approvisionnement optimal garantit que les bons produits (l’objet de l’approvisionnement) figurent au bon endroit, au bon moment, dans la bonne quantité, la bonne qualité et au juste prix.

Types de processus d’approvisionnement

Il existe différentes formes de processus d’approvisionnement suivant le besoin et l’objet de l’approvisionnement. Voici un aperçu des trois plus importants processus d’approvisionnement :

• Approvisionnement individuel : dans ce type d’approvisionnement, vous achetez les produits individuellement, par exemple lorsqu’ils font l’objet d’une commande spéciale de la part d’un client.
• Approvisionnement en stocks : l’approvisionnement en stocks vise à se constituer un stock de nombreux produits et matériaux afin de répondre en permanence aux commandes.
• Approvisionnement juste à temps : l’objectif de l’approvisionnement juste à temps ou en flux tendu est de toujours livrer les marchandises requises au moment où elles sont nécessaires.

Différence entre achat et approvisionnement

Les termes « achat » et « approvisionnement » sont souvent utilisés comme synonymes, mais ils désignent des étapes et des domaines d’intérêt différents dans le processus d’approvisionnement. Les achats forment la partie opérationnelle d’un processus d’approvisionnement stratégiquement aligné. Il convient aussi d’établir la distinction entre les processus d’approvisionnement opérationnel et stratégique.

Approvisionnement stratégique

L’approvisionnement stratégique concerne la planification des approvisionnements à long terme et l’optimisation du processus correspondant. Il s’agit d’un processus à l’échelle de l’entreprise aligné sur les objectifs commerciaux et reposant principalement sur la donnée et l’analyse.

La partie stratégique du processus d’approvisionnement traite, par exemple, de la question de savoir quels sont les biens nécessaires, quels sont ceux qui répondent aux besoins, quels sont les fournisseurs* adéquats et quel est le meilleur prix.

On parle également de processus d’approvisionnement amont englobant toutes les étapes et décisions prises jusqu’à la commande proprement dite.

Remarque : la sélection et la gestion des fournisseurs ainsi que l’optimisation des relations avec ces derniers constituent une part importante de l’approvisionnement stratégique. Pour en savoir plus à ce sujet, lisez l’article de notre blog sur la gestion des fournisseurs.

Approvisionnement opérationnel

L’approvisionnement opérationnel décrit le processus de commande proprement dit (de l’achat au paiement). Il relève principalement de la responsabilité des achats et consiste essentiellement en une série de tâches transactionnelles répétées. En bref, ce processus porte sur les opérations quotidiennes normales d’achat de biens.

Les différentes étapes du processus d’approvisionnement

Les cinq étapes les plus importantes du processus d’approvisionnement sont décrites plus en détail ci-dessous. En pratique, le processus d’approvisionnement peut se décomposer en une série d’étapes encore plus petites ; par ailleurs, le processus varie d’une entreprise à l’autre.

1. Planification des besoins

Chaque processus d’approvisionnement débute par une demande d’achat. Vous identifiez un besoin au sein de votre entreprise, puis vous demandez au service des achats d’y répondre en acquérant les biens nécessaires.

La demande d’achat englobe généralement les étapes suivantes :

Planification des besoins

D’emblée, la question suivante se pose : quel est le besoin réel ? Comme indiqué ci-dessus, un besoin se manifeste, par exemple, lorsqu’une commande spécifique est reçue ou que le stock doit être réapprovisionné.

Il existe essentiellement trois types de besoins :

• Besoins primaires : il s’agit de tous les biens et produits commercialisables (produits finis) que vous vendez à vos clients.
• Besoins secondaires : les besoins secondaires comprennent tous les matériaux, les matières premières, les pièces individuelles ou les assemblages dont vous avez besoin pour fabriquer le produit à vendre.
• Besoins tertiaires : les besoins tertiaires comprennent, entre autres, les matériaux auxiliaires et d’exploitation, ainsi que les outils sujets à l’usure nécessaires à la production, mais non directement intégrés dans le produit final.

Le contrôle des stocks fait également partie intégrante de la planification des besoins. En vérifiant constamment la valeur cible et le stock réel, vous obtenez des informations importantes sur vos besoins, par exemple sur la consommation moyenne ou le stock minimum requis.

Demande d’approvisionnement

Une fois un besoin identifié, soumettez une demande d’approvisionnement au service des achats. Votre entreprise dispose généralement des formulaires appropriés permettant d’indiquer toutes les informations nécessaires, y compris le type d’article à acquérir, la quantité ou la justification du besoin. Le service des achats examine alors la demande.

Approbation

Si le service des achats n’a pas d’objection à la commande prévue, celle-ci est approuvée. En outre, le budget doit bien entendu être validé, ce qui relève généralement de la responsabilité du contrôle de gestion.

Émission du bon de commande

Une fois la commande approuvée, le bon de commande peut être émis et la commande être passée. Nous examinerons cette étape plus en détail à l’étape 3.

2. Sélection des fournisseurs et devis

Un aspect crucial du processus d’approvisionnement consiste à savoir auprès de qui se procurer les biens et services requis. La sélection des fournisseurs idoines doit idéalement avoir lieu avant le processus d’approvisionnement proprement dit dans le cadre de la gestion stratégique des fournisseurs.

Vous pouvez ensuite demander des devis sans engagement auprès des fournisseurs sélectionnés, que ce soit pour une demande d’ordre général ou vos besoins spécifiques. En comparant les devis, par exemple en termes de qualité, de délais de livraison, de prix et de modalités de paiement, vous pouvez ensuite sélectionner le meilleur devis.

L’étape suivante consiste à mener des négociations contractuelles avant de conclure un contrat d’achat ou un contrat de travail et de services.

3. Bons de commande et confirmations de commande

Une fois un devis adéquat trouvé, émettez le bon de commande. Dès réception de la confirmation de la commande, veillez à l’examiner attentivement et à la comparer aux données du bon de commande. Il est également important de suivre la commande et de documenter son historique. Par exemple, assurez-vous de la livraison des bons articles dans la bonne quantité et du respect des délais de livraison convenus.

4. Arrivée des marchandises

L’arrivée des marchandises commandées doit toujours être documentée et la livraison doit être soigneusement vérifiée. Les questions les plus importantes à ce stade sont les suivantes :

• La livraison est-elle conforme à la commande ?
• La livraison est-elle conforme aux informations figurant sur le bon de livraison ?
• Y a-t-il eu des dommages pendant le transport ?
• La qualité des produits est-elle acceptable ou y a-t-il des défauts ?

La livraison doit ensuite être enregistrée par le service comptable et, enfin, transmise au bon destinataire, par exemple à la production.

5. Traitement des paiements

Étape suivante : le règlement. Selon ce que vous avez convenu dans le contrat, un paiement anticipé ou un acompte est dû avant la livraison, ou vous avez convenu d’un paiement à une certaine date, ou les paiements sont à réaliser en plusieurs fois.

Dans tous les cas, le service comptable doit enregistrer et vérifier la facture avant de la comptabiliser et d’émettre l’autorisation de paiement. Avec le paiement, le processus d’approvisionnement est officiellement terminé.

Étapes suivantes

Nous aimerions aborder deux autres aspects qui restent pertinents pour le processus d’approvisionnement après le processus de paiement.

Évaluation des fournisseurs

Pour une gestion transparente des fournisseurs et l’optimisation continue du processus d’approvisionnement, l’idéal est d’évaluer les performances des fournisseurs à chaque fois. Les critères importants sont, par exemple, la qualité des produits, le respect des délais, l’évolution des prix, la communication, le service et la capacité d’innovation du fournisseur.

Archivage

Une autre étape à ne pas négliger est l’archivage. Tous les documents générés dans le cadre du processus d’approvisionnement doivent être archivés conformément aux principes de l’archivage à valeur probante et stockés conformément aux délais de conservation légaux.

Optimiser les processus d’approvisionnement grâce à l’eProcurement

Comme nous l’avons vu, le processus d’approvisionnement est constitué de nombreuses petites étapes. Il existe un certain nombre de processus internes d’approbation et de publication avec différentes parties prenantes ; en outre, un certain nombre de documents est généré, notamment :

• Demandes d’approvisionnement
• Devis des fournisseurs
• Commandes
• Confirmations de commande
• Bons de livraison
• Factures

Afin de conserver une vue d’ensemble et d’optimiser les processus, numérisez et automatisez votre processus d’approvisionnement. L’approvisionnement par voie électronique (eProcurement) peut vous offrir de nombreux avantages : vous créez des flux de travail normalisés à l’échelle de l’entreprise, accélérez les tâches courantes, favorisez la collaboration interactive et le travail d’équipe et évitez les changements de supports.

Cas d’usage : gestion des confirmations de commande avec Doxis et SAP

Les grandes entreprises industrielles reçoivent en moyenne 4 000 confirmations de commande par e-mail chaque mois, voire plus. Les employés responsables de leur traitement doivent les vérifier dès que possible après réception et les comparer avec la commande émise dans SAP.

Problématique : toutes les confirmations de commande ne se ressemblent pas et il faut du temps aux employés pour saisir manuellement et vérifier les informations les plus importantes, telles que le numéro de commande, la date de livraison, les conditions de paiement, les quantités et les prix. En cas de divergence, ils doivent clarifier la situation avec toutes les parties prenantes, ce qui prend beaucoup de temps.

Solution : grâce à Doxis, notre solution de gestion de contenu d’entreprise dotée d’une interface avec SAP, le traitement des confirmations de commande est beaucoup plus facile et rapide.

• La suite de solutions basée sur l’IA Doxis Intelligent Order Confirmation Automation vous confère une vue d’ensemble transparente de toutes vos confirmations de commande. Vous pouvez voir d’un coup d’œil l’état de traitement, l’employé responsable du traitement et les éventuels écarts par rapport à la commande.
• Doxis reprend automatiquement les données de la confirmation de commande pour déclencher les flux de travail appropriés. Lorsque vous ouvrez la confirmation de commande dans le système, votre tâche actuelle s’affiche directement, par exemple, l’obligation de valider les données.
• Grâce à la visualisation directe des documents, vous pouvez facilement examiner les données acquises côte à côte.
• En outre, le logiciel compare les données de la confirmation de commande avec celles de la commande enregistrée dans votre ERP et vous indique les divergences. Vous pouvez déterminer à l’avance les écarts critiques pour votre entreprise et ceux qui sont acceptables.
• D’un simple clic, vous validez la confirmation de la commande après vérification, la comptabilisez, la rejetez ou vous posez des questions. Vous pouvez également ajouter des notes personnalisées.
• Après traitement, la confirmation de la commande est enregistrée dans le système d’archivage de Doxis conformément aux principes de l’archivage à valeur probante.
• Toutes les informations étant synchronisées avec SAP via l’interface, vous pouvez accéder à tous les documents et aux flux de travail associés directement à partir de là.

Principal avantage : grâce à l’IA, la confirmation de la commande prend beaucoup moins de temps. Les confirmations de commande ne présentant aucune anomalie peuvent être entièrement automatisées. Vous réalisez alors d’importantes économies et accélérez le processus général d’approvisionnement, avec à la clé un double gain pour votre processus de production et votre délai de mise sur le marché.