Instauré en 2016, le règlement eIDAS établit des normes identiques pour la signature des documents électroniques dans l’UE. Son objectif vise à mettre en place un cadre commun pour l’utilisation transfrontalière de l’identification électronique et des services de confiance en Europe. Cet article examine en détail le règlement eIDAS et l’apport d’un système de gestion de contenu d’entreprise (ECM) afin de garantir la conformité des processus d’identification électronique.

Le règlement eIDAS (Identification électronique et services de confiance) fournit des lignes directrices normalisées pour l’identification électronique et les services de confiance dans l’UE. Il permet de reconnaître les signatures électroniques devant les tribunaux comme preuves juridiquement contraignantes et définit des signatures qualifiées ayant le même statut juridique que les signatures manuscrites.

Qui doit se conformer au règlement eIDAS ?

Règlement européen, le règlement eIDAS est directement applicable aux 27 États membres de l’Union européenne, ainsi qu’au Royaume-Uni, en Islande, en Norvège et au Liechtenstein. Il s’applique à toutes les administrations publiques et stipule que l’identification transfrontalière doit reposer sur la reconnaissance mutuelle des systèmes nationaux d’identification électronique des États membres.

Une signature électronique (également appelée eSignature) valide la signature d’un document électronique, sert de preuve d’identité et peut être acceptée comme preuve devant les tribunaux de l’UE conformément au règlement eIDAS. Les entreprises y ont recours, par exemple, pour traiter les bons de commande, les commandes et les factures en ligne ou pour apposer la signature requise sur des contrats, des avis de résiliation et d’autres documents numériques.

Le règlement eIDAS distingue différents types de signature électronique :

Signature électronique simple

Dans le contexte du règlement eIDAS, le terme « signature électronique » désigne la forme numérique d’une signature que le signataire utilise pour confirmer ou valider un document, par exemple une signature manuscrite numérisée. Elle permet d’attester l’auteur. Toutefois, son identité n’est pas contrôlée. Il s’agit donc d’une forme « simple » de signature électronique.

Signature électronique avancée 

Les signatures électroniques avancées exigent une attribution claire au signataire, permettent l’identification, utilisent des données de création de signature et sont liées de manière à ce que les modifications ultérieures des données soient reconnues.

Signature électronique qualifiée

La signature électronique qualifiée possède une signification juridique particulière dans les États membres de l’UE et équivaut à la signature manuscrite conventionnelle. Son utilisation nécessite une identification minutieuse et un certificat qualifié correspondant.

Remarque : en plus de la signature électronique qualifiée, il est possible d’ajouter un horodatage qualifié à un document. Il permet de s’assurer que le document a bien été créé à l’heure indiquée.

Conseil : En lisant l’article « Signatures électroniques : une technologie à forte valeur ajoutée », vous en saurez plus sur les différents types de signatures électroniques et les conditions de leur utilisation.

Outre la signature électronique, il existe également le cachet électronique. Différences par rapport à la signature électronique ? Un cachet ne peut être attribué qu’à des personnes morales et sert exclusivement de preuve d’origine. Il est utilisé lorsqu’une signature personnelle n’est pas obligatoire, mais qu’une preuve d’authenticité est souhaitée, par exemple en cas de notifications officielles.

Dans les cas d’une grande importance juridique, il faut un service de certification fourni par un prestataire de services de confiance accrédité par l’État. Après enregistrement, qui s’accompagne souvent d’une identification claire à l’aide de méthodes comme l’identification vidéo, vous avez accès au système. Vous pouvez désormais signer électroniquement des documents à l’aide d’un logiciel spécialisé.

Remarque : idéalement, votre système de gestion documentaire (GED) s’interface avec le logiciel de signature pour vous permettre de signer numériquement des documents directement à partir de votre GED.

Que réglemente la loi allemande sur les services de confiance ?

La loi allemande sur les services de confiance (VDG) constitue le cœur du règlement eIDAS et régit divers services de confiance électroniques, notamment la délivrance de certificats eIDAS pour les signatures avancées et qualifiées. Les prestataires de services de confiance pour les transactions électroniques doivent obtenir un statut de qualification correspondant auprès de l’autorité de contrôle compétente. DocuSign et Adobe Acrobat Sign sont deux exemples de prestataire de services de confiance qualifié.

• Le règlement eIDAS régit la reconnaissance des signatures électroniques et des services de confiance dans l’UE, mais n’encadre pas les exigences spécifiques ou le type de signature. Cette question est laissée à la législation nationale de chaque État membre.
• En Allemagne, la loi sur les conditions générales applicables aux signatures électroniques et sur l’amendement d’autres réglementations (loi sur la signature – SigG) régit la loi nationale sur la signature. Elle met en œuvre les exigences du règlement eIDAS, définit les exigences relatives aux différents types de signature et aux prestataires de services de confiance et fixe les règles de reconnaissance juridique et d’usage de la signature électronique.
• La Suisse réglemente l’utilisation de la signature électronique et des services de confiance dans sa loi fédérale sur la signature électronique (ZertES). Elle définit différents types de signature et précise les exigences relatives à leur usage afin de garantir la reconnaissance juridique et l’interopérabilité des services de confiance.
• En Autriche, la loi fédérale sur la signature électronique régit l’utilisation de la signature électronique et des services de confiance.

La directive eIDAS relative aux transactions électroniques dans l’UE impose des exigences de conformité strictes pour identifier les signataires et garantir l’authenticité des documents signés. Avec les signatures électroniques avancées et qualifiées, par exemple, il est important de pouvoir identifier clairement le signataire du document, si et quand des modifications lui ont été apportées par la suite.

Les logiciels d’ECM facilitent considérablement le respect de ce haut niveau de conformité grâce à leurs fonctionnalités suivantes :

• Garantie de transparence tout au long du processus de rédaction et de signature
• Protection des documents et des données contre les modifications non autorisées, l’écrasement et la suppression
• Sécurité d’accès différenciée aux documents
• Échange sécurisé de données et de documents signés

L’instauration de la signature eIDAS a permis d’établir des normes européennes identiques pour l’identification électronique et les services de confiance. Elle facilite la reconnaissance juridiquement contraignante des signatures électroniques en tant que preuves et assimile les signatures qualifiées aux signatures manuscrites. Un système d’ECM moderne prend en charge cette conformité et assure la transparence, la protection des documents et l’échange sécurisé des données.