Situation de départ

Pour le décompte de leurs prestations médicales privées, 8 500 praticiens indépendants misent sur les quelque 90 ans d'expérience dont peut s'enorgueillir le bureau de facturation médicale de Büdingen (PVS). En 2008, PVS s'est trouvé confronté au problème du renouvellement de ses archives électroniques, le système en place jusqu'alors ne faisant plus l'objet d'un développement adéquat et n'offrant pas l'évolutivité requise. La reprise de l'ancien stock de données constituait l'un des grands défis posés par la migration dans un nouveau système, un défi résultant du manque d'homogénéité dans le stockage des données ou dans leur format.

Arguments en faveur de SER

• SER est un fabricant et développeur allemand et offre tout sous le même toit
• PVS et SER ont élaboré ensemble le catalogue d'exigences, la définition des processus, les descriptions détaillées pour la mise en place du système (descripteurs, champs d'indexation), etc.

Solution

• Doxis4 avec Archiv, DMS, dossiers électroniques, corbeilles de tâches, Workflow, Capture et SmartOffice Plus
• Manuel qualité (projet actuel)

Intégration

Applications propres à PVS : KID – bureau d'informations clients (application intranet) et une application de recherche pour l'affichage des postes ouverts (OPD). 2014 : Intégration à Microsoft Office

Volume de documents

• Volume total de dossiers électroniques : plus de 11 millions (11 126 583 dossiers de cas, 22 462 dossiers clients)
• Nombre total de documents : environ 15,5 millions (13,1 millions de documents dans les dossiers de cas, 2,4 millions dans les dossiers clients), volume de stockage total : environ 14 téraoctets

Utilisateurs

300 utilisateurs

Mise en application

2008 : mise en œuvre des systèmes SER et migration des anciennes données. L'archivage protégé des défaillances et à haute disponibilité, la gestion des dossiers à la pointe de la technique (dossiers électroniques) et le traitement de la corbeille de tâches permettent aujourd'hui à PVS de gérer et traiter de manière entièrement électronique les dossiers des cas et des clients. Le courrier entrant scanné avec Doxis4 Capture est joint aux dossiers électroniques puis transmis aux corbeilles de tâches électroniques de plus de 300 collaborateurs. Les pages de garde des dossiers affichent des informations provenant des systèmes de stockage, par exemple, pour les dossiers de cas, des données sur le patient ou le destinataire de la facture, ainsi que des informations d'état. Dans le cas des dossiers clients, le numéro du client, son adresse, sa date d'arrivée ainsi que des informations sur l'historique du dossier sont affichés. 2014 : Intégration à Microsoft Office avec SmartOffice Plus

Utilité

• L'archivage transparent des documents dans des dossiers électroniques améliore la vue d'ensemble des clients et des cas
• Le format de données unique (PDF) des documents archivés permet de les utiliser directement après leur exportation dans d'autres systèmes, par exemple de les envoyer
• La hiérarchie des dossiers, de la structure de dossiers, des types de documents et des documents uniques est exactement adaptée aux besoins de PVS et aide les utilisateurs
• Le point fort de l'application SER est sa souplesse de conception, qui permet une parfaite adaptation à l'environnement organisationnel des prestations de services offertes par PVS.