Situation de départ

La saturation du local archives conjuguée à une destruction programmée des bâtiments ont conduit le CH
Meaux à réfléchir à une solution alternative d ’archivage électronique des dossiers patient papier. L’accès aux dossiers patient papier était très coûteux, car il nécessitait une intervention manuelle pour rechercher dans les archives le dossier demandé. L’accès aux archives papier était limité auparavant aux heures et jours ouvrables et très problématique en dehors de ces heures. L’objectif était de numériser les dossiers patient actifs afin de les mettre à disposition des utilisateurs par simple clic.

Arguments en faveur de SER

Le CH Meaux a donc lancé une procédure d’appel d’offre sous forme de dialogue compétitif en 2010. Au
terme de nombreuses soutenances, démonstrations et visites de sites, la solution SER a été retenue parmi plus de 12 offres

Solution

Tous les dossiers patients numérisés en masse plus ceux numérisés au fil de l’eau peuvent désormais être
appelés 24H/24 7J/7 à partir de DOXIS4 de SER. La liaison est réalisée eu moyen du standard HL7. Le dossier patient électronique offre des possibilités multiples et très ergonomiques d’affichage, de tri, de structuration des documents dans des répertoires.

Volume de documents

La volumétrie de ce projet représente plus de 2 milllions de documents, pour plus de 300.000 dossiers
patients gérés.

Utilisateurs

Le personnel soignant de l’hôpital : médecins, secrétaires médicales, aide- soignants : 250 accès
utilisateurs simultanés.

Mise en application

Le projet a été séparé en deux sous-projets. Un sous-projet numérisation assumé par DOCAPOST qui a
effectué la numérisation en masse sur site des dossiers patient, c’est-à- dire l’intégralité des documents papier contenus dans le dossier patient. Un sous-projet en parallèle pour l’installation, la mise en place de
la solution logicielle SER. Ces deux sous-projets parfaitement coordonnés d’une durée équivalente ont
convergé pour la réussite du projet global. L’import des documents numérisés a été réalisé dans DOXIS4 et les dossiers patient électroniques sont désormais consultables à partir des postes utilisateurs suivant les règles attribuées dans les droits d’accès de DOXIS4. Depuis sa mise en production en 2011, le projet a été étendu régulièrement à d’autres applications.

Utilité

• Les dossiers archivés électroniquement sont accessibles à toute heure du jour ou de la nuit directement du poste de travail de l’utilisateur
• Recherche et affichage faciles des dossiers et documents souhaités
• La solution offre des possibilité ergonomiques d’affichage, de tri, de structuration des documents dans des répertoires