Situation de départ

La centralisation de la réception des factures s'est accompagnée d'un « tourisme administratif » des factures papier car la validation des factures est restée décentralisée dans les différents sites du groupe Westfalen. Afin d'accélérer la procédure de validation et d'éviter les délais dus aux transports postaux, les factures numérisées doivent être archivées de manière conforme à la loi et mises à disposition pour vérification de manière centralisée.

Arguments en faveur de SER

• Système ECM indépendant et stable avec interfaces standards
• Possibilité d'intégration avec différents systèmes ERP, par exemple SAP
• Prestataire allemand solvable et directement joignable
• Tout sous un même toit : éditeur de logiciels et partenaire pour la mise en œuvre et l'assistance technique

Solution

• Lecture et vérification automatisées des factures papier ou reçues par e-mail avec InvoiceMaster Read, workflow de vérification des factures basé sur SAP, Doxis4 eMail Importer
• Extraction automatisée des données issues des cartes de comptage et des documents d'inventaire
• Liaison de tous les modules SAP à l'archive Doxis4 grâce à une interface ArchiveLink
• Archives du personnel avec système Doxis4 à capacité organisations multiples

Intégration

SAP, notamment les modules MM, FI, HR, PP, PM, SD

Volume de documents

Depuis 1998, 27,7 millions de documents ont été archivés sous format numérique, croissance annuelle : 2,5 millions de documents.

Utilisateurs

500 utilisateurs dans le groupe Westfalen. Jusqu'à 100 000 visites d'utilisateurs finaux via le portail clients.

Mise en application

• Début en 1998 : Mise en place d'une archive SER pour les factures avec liaison au système SAP
• 2010 : introduction de la lecture et de la vérification automatisées des factures
• Traitement des cartes de comptage (décompte des salaires) avec extraction de données et retour d'informations à SAP
• Recherche de documents, par exemple de documents clients tels que des décomptes, des commandes, des livraisons, synthèses de documents pour environ 50 000 gazomètres dont les documents d'audit doivent être conservés sur une durée pouvant aller jusqu'à 30 ans
• Synthèses des documents du personnel avec liaison à SAP HR
• Accès aux fiches de données de sécurité et aux fiches de données produits pour les clients via un portail

Utilité

• Gain de temps grâce au traitement automatisé des factures, des cartes de comptage et des documents d'inventaire et réduction des erreurs grâce à l'extraction automatique des données
• Documents archivés disponibles depuis n'importe quel lieu
• Informations directement disponibles au sein des processus métiers