Situation de départ

L'organisation de travaux gérés par la Régie municipale de Bielefeld est un processus complexe faisant appel à un grand nombre de parties prenantes et de documents. Depuis l'annonce d'un défaut (ou depuis les commandes de la clientèle ou de maintenance) jusqu'à la création d'une commande dans SAP et à son exécution et sa facturation, un grand nombre de documents sont nécessaires mais ne disposent pas d'un archivage structuré ni cohérent dans les différents services concernés. Pour jeter les bases d'un archivage méthodique et cohérent des documents, il a été décidé d'introduire un dossier de construction électronique qui soit étroitement intégré à SAP PM (maintenance) et à FelixX (comptabilité).

Arguments en faveur de SER

• Flexibilité suffisante pour la prise en compte des exigences spécifiques de la Régie municipale de Bielefeld
• Facilité d'intégration à SAP PM et FelixX
• Création d'une solution spécifique à la Régie municipale sur la base de la plateforme unique d'iECM Doxis4.

Solution

Dossier de construction électronique élaboré sur la base de la plateforme Doxis4 avec archivage électronique des données et des documents contenus dans le dossier

Intégration

SAP PM, FelixX

Volume de documents

Actuellement 4 000 dossiers / 40 000 documents

Utilisateurs

Environ 100 utilisateurs

Mise en application

Déroulement d'un projet de travaux : Dès lors qu'un défaut est signalé, par exemple un défaut de raccordement chez un particulier, une demande de vérification est créée dans SAP PM pour un monteur. Si une réparation est nécessaire, les travaux correspondants sont planifiés, une entreprise externe en est chargée et un projet est créé avec une référence propre dans SAP. En parallèle, le dossier de construction électronique est automatiquement créé dans Doxis4. Toutes les informations pertinentes, issues de la commande dans SAP ou provenant de FelixX, ainsi que tous les documents rattachés au projet venant d'entreprises externes et des différents services, sont intégrés en continu au dossier. L'étroite intégration des systèmes SAP, FelixX et Doxis4 permet leur interaction. Ainsi, les modifications apportées dans SAP et dans FelixX, par exemple la création d'un numéro de projet de travaux et de la référence de la commande dans SAP ou la création d'une référence FelixX, sont transmises automatiquement au dossier électronique de construction.

Utilité

• Réduction du travail monotone de recherche et d'archivage
• Accès au dossier à tout moment et en tout lieu
• Facilité de traitement et d'envoi de documents (processus sans support papier)
• Soutien aux processus avec surveillance des délais et fonction de suspension pour les documents et les dossiers