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Akten richtig archivieren

Vom staubigen Aktenkeller zum modernen DMS

In Akten verwahren Unternehmen archivierte Dokumente über die Dauer der geltenden Aufbewahrungsfristen sicher und geordnet. Verschlossen bleibt eine Akte währenddessen nie: Schnell auf Dokumente zugreifen, muss zu jeder Zeit gegeben sein.

Steigende Dokumentenmengen und ortsunabhängiges Arbeiten sind Gründe für ein digitales Archiv. Mit der richtigen Wahl integriert sich das digitale Archiv in Speziallösungen wie ERP- oder CRM-Systeme und verwahrt Dokumente oder gesamte Akten revisionssicher.

Lesen Sie in diesem Beitrag, welche Funktionen ein digitales Archiv erfüllt und wie Sie Akten in diesem Schritt für Schritt revisionssicher verwahren.

Die Probleme traditioneller Aktenarchivierung

Die Anzahl zu archivierender Dokumente steigt exponentiell. Derweil liegen die Löschfristen alter Bestände noch weit in der Zukunft. Bis die Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, verwahren Unternehmen die Dokumente in Akten – traditionell im Papierarchiv.

Unübersichtliche Lagersysteme

Akten in Papierform sind aus mehreren Gründen problematisch: Regale sind aufgrund des steigenden Platzmangels überfüllt und weitere Lagerflächen teuer. Papierakten türmen sich dann unsortiert in Kartons. Der Überblick geht so schnell verloren. Neben der Verwaltung erschwert die unübersichtliche Aktenlagerung es vor allem, Dokumente zu suchen und sie zu schützen.

Gefährdete Datensicherheit

Zwar erschwert die unübersichtliche Aufbewahrung von Akten auf der einen Seite den Datenzugriff in Form der Suche. Auf der anderen Seite vereinfacht sie es Dritten, unbefugt auf Aktenordner zuzugreifen. Das ist eine Gefahr für die Sicherheit und den Datenschutz.

Verschlechterter Dokumentenzustand

Sicherheitsbedenken betreffen ebenfalls die Lagerung von Unterlagen in Papierform. Sie sind über die gesamte Dauer der Aufbewahrung Umweltbedingungen ausgesetzt. Im Zweifel beschädigt bereits der Transport vom Regal im Büro ins Archiv Papierunterlagen. Unzureichend geschützt, verschlechtert sich der Zustand von Akten und Dokumente in Archiven weiter. Sie sind mit der Zeit schlechter lesbar, bleichen aus oder externe Effekte wie Wasserschäden und Feuer zerstören sie gänzlich.

Für die Dokumentation von Rechnungen und anderen geschäftsrelevanten Dokumenten ist das inakzeptabel. Das Archivieren von Akten und Dokumenten muss originalgetreu, nachvollziehbar und vollständig erfolgen.

Drohende Rechtsverstöße

Unter normalen Umständen endet der Lebenszyklus einer Akte mit dem Ende ihrer Aufbewahrungsfrist. Dann sind Unternehmen verpflichtet, die Akte fristgerecht zu löschen beziehungsweise im Falle von Papierakten zu vernichten. Dieser Prozess ist aufwendig. Sie müssen die Akte erst einmal finden und dann rechtskonform vernichten.

Daraus folgt: Die einzig sinnvolle Art, Akten zu archivieren, ist digital. Im digitalen Archiv lagern Sie Akten sortiert, übersichtlich, rechtskonform und mit wenig Aufwand.

Von der Papierakte zur digitalen Akte

Das digitale Archiv ist das elektronische Äquivalent zur Papierakte. Mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) übertragen Sie Papierakten inklusive aller Dokumente in elektronische Akten.

Hey Doxi, wie funktioniert die Digitalisierung von Papierakten?

  1. Ersetzendes Scannen: Ersetzendes Scannen digitalisiert Papierdokumente einzeln, stapelweise oder in Massen. Massenscans trennen Dokumente per Barcode oder mithilfe manueller Angaben wie der Seitenzahl.
  2. Dokumente klassifizieren: Sind alle Dokumente digitalisiert, wandelt OCR-Technologie die Bildinhalte automatisch in maschinenlesbare Informationen um. Die Dokumente kann das System dann auf Basis der Textinhalte klassifizieren.
  3. Daten extrahieren und strukturieren: Künstliche Intelligenz extrahiert relevante Informationen und legt sie strukturiert als Metadaten ab. Metadaten eines Lieferscheins sind zum Beispiel die Lieferantennummer, Lieferdatum, Produktbeschreibung, Menge und Gewicht.
  4. Dokumente systematisch ablegen: Alle Dokumente der Papierakte finden sich in der elektronischen Akte innerhalb des DMS wieder. Hierarchisch angelegte Unterordner ersetzen die Aktentrennblätter alter Ordnungssysteme.
  5. Akten revisionssicher archivieren: Inaktive Akten archiviert das DMS revisionssicher und löscht einzelne Dokumente oder ganze Aktenbestände automatisch, sobald die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

Tipps für ein rechtssicheres digitales Archivierungssystem

Nur ein DMS, das die Vorgaben und Grundsätze der GoBD erfüllt, eignet sich als revisionssicheres Aktenablage-System. Revisionssicherheit besteht, wenn ein DMS Dokumente jederzeit abrufbar bereitstellt sowie sicher, vollständig, korrekt, unveränderbar, reproduzierbar, maschinenlesbar sowie verlustfrei speichert.

Höchste Rechtssicherheit bieten digitale Aktenablagen, die den Prozess der Archivierung von Akten Ende zu Ende denken: Sie übertragen inaktive Dokumente sofort ins Archiv und besitzen Funktionen wie Fristenmanager oder die automatisierte Aktenvernichtung, um Unterlagen fristgerecht und rechtskonform aus dem Archiv zu löschen.

Vorteile der digitalen Archivierung

Digitale Aktenablagen lösen die Probleme veralteter Aktenlager, denn sie

  • speichern und organisieren Dokumente effizient.
  • beschleunigen den zielgerichteten Zugriff auf Informationen.
  • erhalten Dokumente langfristig originalgetreu.
  • reduzieren Datenverluste (kein Dark Data mehr).
  • speichern Informationen auswertbar.
  • sortieren und kategorisieren bestehende Akten elektronisch.
  • migrieren physische in digitale Dokumente.

DMS-Lösungen gibt es viele am Markt. Ein gutes DMS überzeugt neben einem revisionssicheren Aktenarchiv mit einem weiteren Vorteil: Es integriert sich in bestehende Systeme und verbessert so Workflows.

Optimierung durch DMS-Integration

Gemeint sind Systeme wie SAP, Salesforce, Microsoft 365 oder Microsoft Dynamics. Dabei handelt es sich um Speziallösungen, über die Unternehmen ihre Prozesse digital steuern.

Erweiterte Funktionen in gewohnter Umgebung

Ein DMS erweitert die bestehende Softwarelösung eines Unternehmens um ein revisionssicheres Archiv. Es integriert sich nahtlos in die Software und arbeitet im Hintergrund. Nutzer* arbeiten weiterhin in der gewohnten Umgebung und bekommen darüber hinaus neue Funktionen und Möglichkeiten an die Hand, um Dokumente zu managen.

Volltransparente, durchgehende Prozesse

Im Hintergrund tauschen das DMS und die bestehende Lösung miteinander Informationen aus. Das DMS stellt zum Beispiel alle eingescannten Akten direkt im Drittsystem bereit. Durchgängige Prozessstrukturen wie diese fördern automatisierte Arbeitsabläufe: Alle Informationen fließen an einem Ort strukturiert und medienbruchfrei zusammen.

Dank des 360°-Blicks auf alle Akten und Workflows entscheiden Sie schneller und beantworten Rückfragen von Geschäftspartnern oder Stakeholdern problemlos.

Schritt für Schritt: So archivieren Sie Ihre Akten richtig

Unser Dokumentenmanagement-System Doxis liefert Ihnen einen 360°-Blick auf alle Prozesse und bindet sich an jede Softwarelösung an. Akten archivieren Sie so direkt im bestehenden System. Wir zeigen Ihnen am Beispiel von Salesforce, wie Sie elektronische Akten richtig archivieren.

  1. Ein neuer Kunde ist in Salesforce angelegt.
  2. Automatisch erstellt Doxis eine neue Kundenakte, inklusive aller Stammdaten aus Salesforce.
  3. In Salesforce ist die Kundenakte aufgrund der Integration von Doxis sofort sichtbar.
  4. Alle vordefinierten Unterordner oder Trennblätter sind automatisch angelegt.
  5. Jetzt können die Mitarbeiter die Dokumente direkt im richtigen Ordner ablegen.
  6. Sobald ein Dokument inaktiv ist, ist es automatisch revisionssicher archiviert.

Fazit: Akten richtig archivieren funktioniert elektronisch

Ein digitales Archiv bringt wieder Ordnung in die Aktenablage. Elektronische Akten bewahren Geschäftsunterlagen compliant und revisionssicher auf – Eigenschaften, die gängigen ERP- und CRM-Systemen fehlen. Als DMS integriert sich das digitale Archiv in jede Lösung und gibt Ihnen wieder die Kontrolle über Prozesse zurück: Dokumente finden Sie schnell in elektronischen Akten, die Systeme tauschen Informationen fließend miteinander aus und das Dokumentenmanagement ist Ende bis Ende klar dokumentiert.

Häufig gestellte Fragen zum Thema Akten archivieren

Wie lange müssen Unternehmen Akten archivieren?
Unternehmen sind verpflichtet, geschäftsrelevante Dokumente über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist revisionssicher zu archivieren. Normalerweise liegen die Fristen zwischen sechs und zehn Jahren.
Wann sind Akten revisionssicher archiviert?
Akten sind revisionssicher nach den Vorgaben der GoBD archiviert, wenn sie jederzeit abrufbar sind und Unterlagen sicher, vollständig, korrekt, unveränderbar, reproduzierbar, maschinenlesbar sowie verlustfrei speichern.
Wie müssen Belege archiviert sein?
Nach GoBD ist es Pflicht, Belege revisionssicher über einen Zeitraum von zehn Jahren in elektronischer Form zu speichern.

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