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Mejores prácticas en el archivado de ficheros
De la polvorienta sala de archivos al DMS moderno
Las empresas organizan y almacenan los documentos de forma segura en archivos de ficheros durante los períodos de conservación pertinentes. Durante este tiempo, los ficheros permanecen abiertos: necesitas poder acceder rápidamente a los documentos en cualquier momento.
El aumento del volumen de documentos y el teletrabajo son razones más que suficientes para justificar trabajar con archivos digitales. Con la solución adecuada, los archivos digitales se integran en sistemas especializados, como los ERP o los CRM, y almacenan documentos y carpetas completas de un modo apto para auditorías.
Descubre las funciones de los archivos digitales en este artículo y aprende paso a paso cómo almacenar ficheros a prueba de auditorías.
Problemas del archivado tradicional
La cantidad de documentos que deben archivar las empresas aumenta exponencialmente cada día. Y, además, todavía queda mucho para llegar a eliminar las numerosas colecciones de ficheros antiguos (tradicionalmente en papel) que, por ahora, se deben seguir conservando.
Sistemas de almacenamiento caóticos
Los ficheros en papel son problemáticos por varias razones: la creciente falta de espacio y las estanterías abarrotadas obligan a invertir costes adicionales en más capacidad de almacenamiento. Estos ficheros físicos se amontonan sin clasificar en cajas y se hacen prácticamente inaccesibles en medio del caos, lo que provoca que no solo resulte complicado encontrar los documentos, sino también protegerlos.
La seguridad de los datos, en peligro
Si bien esta manera de almacenar los ficheros tan caótica dificulta el acceso a los datos, también representa otro problema: facilita el acceso de terceros a carpetas de archivos sin autorización. No cabe duda de que esto supone una amenaza para la seguridad y la protección de datos.
Deterioro de las condiciones de los documentos
El almacenamiento de documentos físicos también plantea problemas de seguridad, ya que estos quedan expuestos a las condiciones ambientales. Incluso su simple transporte de la oficina al archivo podría dañarlos. Salvo que se protejan adecuadamente, los ficheros y los documentos se seguirán deteriorando. Con el tiempo, pueden perder nitidez y volverse ilegibles, o acabar destruidos en inundaciones o incendios.
Obviamente, no se puede permitir que algo así ocurra con las facturas u otros documentos relevantes para la empresa, ya que los ficheros y documentos archivados tienen que ser fieles al original, trazables y completos.
Riesgo de incumplimientos legales
En circunstancias normales, el ciclo de vida de un fichero expira al final de su período de conservación. Una vez finalizado este período, se exige a las empresas que lo eliminen o, en el caso de un fichero físico, que los destruyan. Pero este proceso conlleva mucho tiempo, ya que, primero, debes encontrar el fichero y luego destruirlo de acuerdo con la legislación vigente.
Por esta razón, la manera más sensata de archivar ficheros es hacerlo digitalmente. En un archivo digital, se pueden almacenar los ficheros de forma ordenada y clara, de conformidad con la legislación y con el mínimo esfuerzo.
Del fichero físico a la eFile digital
Los archivos digitales son el equivalente electrónico del archivado físico. Los sistemas de gestión documental (DMS) permiten transferir carpetas y documentos físicos a carpetas electrónicas en papel, incluidos todos los documentos, a archivos electrónicos.
Hola, Doxi, ¿cómo funciona la digitalización de ficheros físicos?
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Escaneo de reemplazo: el escaneo de reemplazo digitaliza documentos físicos de forma individual, por lotes o de manera masiva. Los escaneos masivos separan los documentos mediante códigos de barras o utilizando información manual, como los números de página.
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Clasificación de documentos: una vez digitalizados todos tus documentos, la tecnología OCR convierte automáticamente el contenido de la imagen en información legible por una máquina. A continuación, Doxis clasifica los documentos según su contenido textual.
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Extracción y estructuración de datos: la inteligencia artificial extrae la información relevante y la almacena de forma estructurada como metadatos. Los metadatos de una nota de entrega, por ejemplo, incluyen el número de proveedor, la fecha de entrega, la descripción del producto, la cantidad y el peso.
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Archivado sistemático de documentos: todos los documentos del fichero físico se pasan a la carpeta electrónica del DMS. Las subcarpetas jerárquicas sustituyen a los separadores de los ficheros tradicionales.
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Archivado de carpetas a prueba de auditorías: el DMS archiva las carpetas inactivas a prueba de auditorías y elimina automáticamente los documentos individuales o las colecciones de ficheros cuando expira su período de conservación.
Consejos para conseguir un sistema de archivado digital conforme con la ley
Solo los DMS que cumplan los requisitos y principios del RGPD se podrán utilizar como sistemas de archivado a prueba de auditorías. La idoneidad para auditorías se da cuando un DMS permite disponer de los documentos en cualquier momento y guardarlos de forma segura, completa, adecuada, inalterable y reproducible, así como en un formato legible por una máquina garantizando su integridad.
Los sistemas de archivado digital ofrecen el máximo nivel de seguridad legal y gestionan el proceso de archivado de ficheros de principio a fin: archivan los documentos inactivos inmediatamente y se basan en funciones de gestión de plazos o destrucción automática de documentos para eliminarlos por completo en el momento oportuno y de conformidad con la ley.
Beneficios del archivado digital
Los sistemas de archivado digital solucionan los problemas de los métodos tradicionales porque te ayudan a:
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Guardar y organizar los documentos de forma eficaz.
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Proporcionar un acceso más rápido a la información adecuada.
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Mantener unos documentos fieles al original durante todo su ciclo de vida.
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Reducir la pérdida de datos (olvídate de los datos ocultos).
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Almacenar información que pueda evaluarse.
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Ordenar y clasificar electrónicamente los ficheros legacy.
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Migrar documentos físicos a digitales.
Existen muchas soluciones DMS en el mercado. Además de un archivado a prueba de auditorías, un buen DMS también te ofrece la integración en tus sistemas existentes y mejora tus workflows.
Optimización mediante la integración de DMS
La integración de DMS mejora sistemas como SAP, Salesforce, Microsoft 365 o Microsoft Dynamics, soluciones especializadas para que las empresas gestionen sus procesos digitalmente.
Funciones mejoradas en un entorno familiar
Los DMS amplían el software existente de las empresas añadiendo un archivado a prueba de auditorías. Se integran perfectamente en el sistema y se ejecutan en segundo plano. De este modo, los usuarios siguen trabajando en su entorno habitual, pero disponen de nuevas funciones y opciones para gestionar los documentos.
Procesos integrales totalmente transparentes
Mientras trabaja en segundo plano, el DMS comparte información con la solución existente, y viceversa. El DMS, por ejemplo, hace que todos los archivos escaneados estén disponibles directamente en el sistema de terceros. Este tipo de estructuras de procesos consistentes favorecen los flujos de trabajo automatizados: toda la información fluye en un mismo lugar de forma estructurada y sin disrupciones entre sistemas.
Gracias a la vista completa de todas las eFiles y los workflows, puedes tomar decisiones más rápidamente y responder con mayor facilidad a los partners empresariales y a los stakeholders.
Paso a paso: mejores prácticas en el archivado de ficheros
Doxis, nuestro sistema de gestión documental te ofrece una vista completa de todos los procesos y se conecta a prácticamente cualquier solución de software del mercado. De este modo, puedes archivar ficheros directamente en el sistema existente. Te mostraremos cómo archivar correctamente las carpetas electrónicas usando Salesforce como ejemplo.
- Se ha añadido un nuevo cliente en Salesforce.
- Doxis crea automáticamente una nueva carpeta electrónica de cliente, incluyendo todos los datos maestros de Salesforce.
- La eFile de cliente es visible en Salesforce al momento gracias a la integración con Doxis.
- Todas las subcarpetas o separadores predefinidos se crean automáticamente.
- A partir de aquí, los empleados pueden guardar los documentos directamente en la carpeta correcta.
- En cuanto un documento queda inactivo, este se archiva automáticamente de un modo apto para auditorías.
Resumen: las mejores prácticas del archivado de ficheros pasan por un enfoque electrónico
Los archivos digitales devuelven el orden a cualquier sistema de archivado. Las carpetas electrónicas almacenan los documentos empresariales de conformidad con los requisitos legales y a prueba de auditorías, dos características de las que carecen los sistemas ERP y CRM estándar. Como DMS, el archivo digital se integra con todas las soluciones y te devuelve el control de los procesos: podrás encontrar documentos rápidamente en carpetas electrónicas, los sistemas comparten información entre sí de una manera fluida y el DMS mantiene unos registros claros y completos.