Bis zum Mond und noch viel weiter

Julia Pedak

Doxis4 „Global Imaging Archive“ bei DHL Express

Bitte Express! Ob neues iPhone, eiliger Brief oder internationale Fracht – wir wollen alles so schnell wie möglich haben. Und sind es gewohnt, jeden Step nachzuverfolgen. Wer seine heißersehnten Lieferungen in den Händen hält, denkt gar nicht an all die Dokumente, die ihre Reise begleiten. Und so soll es auch sein: Reibungslose Dokumentenprozesse wie bei DHL Express machen es möglich.

Bis zum Mond und wieder zurück. So weit würden alle archivierten Dokumente von DHL reichen, wenn man sie aneinanderlegte. Und es werden immer mehr: Zu den bereits über 8,5 Milliarden kommen jeden Monat 130 Millionen neue Dokumente hinzu. Wie lässt sich diese unvorstellbare Menge bewältigen? Nicht mit den dezentralen Altsystemen von DHL. Sie wuchsen nicht mehr mit, ließen sich funktional nicht erweitern und trieben die Betriebskosten in die Höhe. Von der Performance ganz zu schweigen. Der weltweit führende Logistikkonzern beschloss daher, seine Archiv- und Dokumentenprozesse neu aufzustellen.

Prozesse & Dokumente im Einklang

2010 war es soweit: DHL begann, eines der größten kommerziellen Dokumentenarchive weltweit aufzubauen – das „Global Imaging Archive“. Die Basis dafür sollte ein ECM bilden, das verschiedenste Dokumentarten über einheitliche Schnittstellen archiviert und sie rund um den Globus unmittelbar verfügbar macht. Die Wahl fiel auf Doxis. Mit der in Partnerschaft mit HP entwickelten Hochverfügbarkeitslösung archiviert DHL unternehmensweit 66 verschiedene Dokumentarten: von den Bereichen Operations, Customer Service und Finance bis hin zur Flugzeugwartung. Auch Dokumente aus den Rechnungserstellungs- und dem Sendungserfassungssystem kommen hier zusammen und sind jetzt rund um die Uhr verfügbar. Mittlerweile greifen Mitarbeiter und Kunden täglich fünf Millionen Mal auf archivierte Dokumente zu. Das macht bis zu 5.000 Zugriffe pro Minute. Mit den geplanten Doxis Akten und Workflows dürfen es jederzeit mehr werden.

Sicherheit auf lange Zeit

Neben der Kurzzeitarchivierung, die schnellen Zugriff auf aktuelle Informationen erlaubt, wollte DHL mit dem neuen System auch die Langzeitarchivierung umsetzen. Denn bei seinen weltweiten Geschäftsbeziehungen muss der Konzern zahlreiche internationale Compliance-Anforderungen erfüllen und nachweisen. Dokumente für die Zollabwicklung, Rechnungen und fälschungssicher dokumentierte Transportaufträge bewahrt DHL mit Doxis langfristig sicher auf, ohne dabei Performance einzubüßen.

Ziel erreicht: Menschen verbinden

Ob geschäftlich oder privat – über die Services von DHL stehen Menschen rund um die Welt miteinander in Verbindung. Die harmonisierten Dokumentenmanagement-Prozesse sorgen im Hintergrund dafür, dass sie ihre Lieferungen schnell und sicher erhalten. Wann kommt mein Paket an? Ist die Sendung unbeschadet eingetroffen? Wer hier neugierig ist, bekommt über die mit Doxis integrierten Kundenportale jederzeit aktuelle Informationen, z.B. unterschriebene Auslieferungsbestätigungen im Track & Trace. Aber auch interne DHL-Anwendungen wie Customer Service, Operations und Zollabwicklung sind verknüpft. So hat z.B. der Kundenservice bei Fragen schnell die richtige Antwort parat und Proforma-Rechnungen oder Gefahrgut-Dokumente werden Zoll- und Steuerbehörden frühzeitig bereitgestellt.

Das könnte sie auch interessieren: