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Collection Management System für Museen

Ausstellungsstücke und Informationen richtig managen

Das Akronym CMS (Content Management System) ist relativ bekannt - auch in der Museumswelt gibt es dieses Akronym. Da steht CMS allerdings für Collection Management System - eine Software zur Verwaltung von Museumsstücken, Objekten un den dazugehörigen Daten. 

Wie sollten Museumsobjekte verwaltet werden und wie wählt eine Organisation das richtige CMS aus?  Mehr zu diesen Fragen und den Nutzen eines Collection Management Systems erfahren Sie im folgenden Beitrag. 

Museum Collection

Was ist ein Collection-Management-System?

Ein Collection-Management-System ist eine Software, um Informationen von Museumsobjekten zu kategorisieren, katalogisieren und zu speichern. 

Beispielsweise: 

  • Fotos 
  • Gemälde 
  • Kunstwerke 
  • Dokumente 
  • ....

Warum ist ein Collection Management System wichtig?

Wenn Tausende, Hunderttausende und sogar Millionen von Objekten verwaltet werden müssen, ist ein Collection Management System eine unglaublich wichtige Investition.  

Customer Story: Natural History Museum London 

Nehmen wir das Natural History Museum in London als Beispiel.
300 Wissenschaftler sind für mehr als 80 Millionen Objekte verantwortlich. Unter den Ausstellungsstücken befinden sich ein 3,5-Tonnen-Meteorit, einer der ersten T-Rexes, die jemals ausgegraben wurden, und ein riesiger Tintenfisch. Jeder dieser Museumsobjekte ist mit verschiedenen Informationen verknüpft, wie Alter, Größe, Material, Herkunftsort und so weiter. Doch wie sollen all diese Informationen erfasst, dem Ausstellungsstück zugeordnet und strukturiert verwaltet werden? Wie sollen all diese Informationen aufrufbar und für wissenschaftliche Zwecke nutzbar gemacht werden? Die Antwort: Mit einem Collection Management System.  

Natural Histroy Museum London erhält Collection Management System von SER 

Die Vorteile eines Collection Management Systems

Hey Doxi, was sind die Vorteile eines Collection Management Systems?

Ein Collection Management System bietet zahlreiche, weitreichende Vorteile.  

Die Doxis Intelligent Content Automation-Plattform zum Beispiel dient auch als Museumsverwaltungssoftware - historische, fotografische, Kunst- und Archivsoftware - und verwaltet eine breite Palette an Museumssammlungen. Das System ermöglicht eine verbesserte Organisation und Zugänglichkeit. 

Gerade Museumsobjekte sind oft - im wahrsten Sinne des Wortes - unbezahlbar.  

Der Umzug von Ausstellungsstücken an andere Orte ist keine Seltenheit, und es gilt zu bedenken, dass das Risiko eines Verlusts oder einer Beschädigung besteht. Durch den Einsatz eines Collection Management System wird das Risiko reduziert, die Verfolgung und Überwachung der Objektnutzung und -zirkulation verbessert und der Prozess automatisiert und rationalisiert - das spart Zeit und Geld. Win. Win. 

Wie SEW-EURODRIVE einen ROI von 336% realisiert

Forrester Consulting hat den "Total Economic Impact" von Doxis Intelligent Content Automation bei unserem Kunden SEW-EURODRIVE untersucht. Erfahren Sie, zu welchen Ergebnissen die unabhängige Studie gelangt ist.

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Auswahl eines Collection Management System

Bei der Auswahl eines Collection Management System gibt es viele Überlegungen. Bei vielen Anbietern in diesem Bereich ist eine sorgfältige Recherche der Eigenschaften und Funktionen von grundlegender Bedeutung.  

Bewertung 

  • Bewerten Sie Ihre Bedürfnisse und Ziele - braucht das Unternehmen eine schnelle und einfache Lösung oder ein individualisierbares und zukunftssicheres System?  
  • Berücksichtigen Sie schon zu Beginn des Auswahlprozesses, wer die Software verwenden wird. Lassen Sie die Mitarbeiter an dem Auswahlprozess teilhaben.  
  • Haben Sie Mitarbeiter, die bereits in der Nutzung bestimmter Funktionen geschult sind? Training und Rollout von Software ist viel zu oft ein nachträglicher Gedanke, dabei sollte er schon am Anfang stehen. 
  • Wie verwendet das jeweilige CMS die Kategorisierung? Ist es flexibel und anpassbar? Lässt es sich in die IT-Infrastruktur integrieren?  

Dies sind alles äußerst wichtige Fragen, die Sie potenziellen Anbietern stellen müssen. Fragen Sie auch nach ähnlichen Kundenbeispielen, die das Collection Management System in der von Ihnen gewünschten Weise eingesetzt haben, und nehmen Sie Kontakt mit ihnen auf, um ihre Erfahrungen zu vergleichen. 

Preisgestaltung 

Entscheidend (zumindest für Ihren CFO!) ist die Preisstruktur. Es ist unerlässlich, eine Kosten-Nutzen-Analyse durchzuführen.  

Bedenken Sie: 

  • Wie viel kostet die CMS-Software - einschließlich Supportkosten, Upgrades, Service Packs? 
  • Um auf die Frage zurückzukommen, wer das System benutzt und geschult werden soll, muss die Anzahl der Lizenzen und Maschinen eingeplant werden. 
  • Stellen Sie die Software als Cloud Kosten der On-Premises-Lösung gegenüber, um auch hier die richtige Wahl zu treffen.  

Treffen Sie Ihre Entscheidung! 

Wenn Sie Ihre endgültige Entscheidung treffen und das System implementieren, stellen Sie sicher, dass alle Ihre Fragen von Ihren potenziellen Lieferanten beantwortet wurden. Die Wahl eines Anbieters, der kooperativ, neugierig und akribisch ist, wird Ihre wertvollen Daten in sicheren Händen halten. Und wenn die Daten sich auf einen der kulturell bedeutendsten Gegenstände der Welt beziehen, sind diese sicheren Hände unbezahlbar. 

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein Collection Management?
Collection Management ist der Prozess der Verwaltung und Pflege von Objekten, in diesem Fall in Bezug auf Museen und Sammlungen.
Was ist ein Collection Management System?
Ein Collection Management System ist eine Software, die von Museumsmitarbeitern zur Auswahl, Lagerung und Pflege von Sammlungen und deren Informationen verwendet wird und die sichere Unterbringung von Museumsobjekten gewährleistet.
Was ist ein Collection Management Prozess?
Der Collection Management Prozess umfasst die strategische Planung, die Bedarfsermittlung, die Analyse von Sammlungen, die Festlegung von Sammlungsrichtlinien und -verfahren, die Budgetierung, die Auswahl und Abwahl von Ressourcen, den Erwerb und die Bewertung.
Was ist der erste Schritt im Collection Management?
Ein erster Schritt im Collection Management ist die Erstellung und Pflege einer Datenbank mit allen Objekten, die bearbeitet werden müssen.

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