Doxis Intelligent Content Automation ist nicht nur ein smarter Helfer bei der Nutzung von Informationen oder der weitgehenden Automatisierung von Geschäftsprozessen wie dem Prüfen von Rechnungen und Auftragsbestätigungen. Intelligent Content Automation macht auch die Zusammenarbeit im Unternehmen effizienter und sicherer. Ein Schwerpunkt dieses Artikels sind Collaboration-Neuerungen in Doxis 23.2, u.a.:

• die neuen Doxis SmartBridges
• Doxis Contract Lifecycle Management
• die neuen Doxis Fast Starter in Doxis Business Studio

Collaboration mit Doxis ICA

Doxis Intelligent Content Automation (ICA) sorgt dafür, dass Ihre interdisziplinären Teams standortübergreifend sicher zusammenarbeiten können, z.B.:

• Collaborative Workspaces: um flexibel abteilungsübergreifend Informationen mit Kollegen zu teilen und zu bearbeiten. Der Collaborative Workspace wurde speziell für die Zusammenarbeit von Mitarbeitern konzipiert. Doxis ICA-Kunden können ihn aus der Fast Starters-Bibliothek in Doxis Business Studio einfach herunterladen.
• Doxis iRoom: um externe Geschäftspartner einzubinden, einfach per E-Mail einzuladen und Dokumente zur gemeinsamen Nutzung bereitzustellen.
• Doxis SmartBridges: schlagen die Brücke zwischen Informationen aus anderen Systemen und Doxis und machen Teammitgliedern Inhalte aus anderen Systemen in ihrer bevorzugten Umgebung im Kontext zugänglich. Doxis 23.2 enthält drei neue SmartBridges: zur Integration von SAP SuccessFactors, Microsoft Dynamics 365 Sales und F&SCM.
• Purchase-to-Pay-Prozess: Neuerungen, die Mitarbeitern abteilungsübergreifend die Teilnahme an Geschäftsprozessen ermöglichen, auch ohne direkten Zugang zu den Quellsystemen, z.B. bei der Prüfung von Rechnungen oder Auftragsbestätigungen. Wir stellen Ihnen in diesem Artikel Neuerungen für Doxis Intelligent Order Confirmation Automation for SAP vor.
• Fast Starter Insurance Workspace: bietet Vertretern, Sach- und Schadenbearbeitern einen umfassenden Überblick über Versicherte, Policen und Schäden. Lesen Sie weiter unten mehr dazu.
• Microsoft Office Online-Integration: um Dokumente im Team zu bearbeiten und alle Versionen lückenlos und nachvollziehbar zu dokumentieren. Wie unsere Microsoft Office Online-Integration die Collaboration unterstützt, haben wir Ihnen in unserem letzten Doxis News-Artikel gezeigt.

Für die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit von Mitarbeitern ist es wichtig, dass alle Beteiligten einen vollständigen Überblick über relevante Informationen haben. Die Schwierigkeit dabei: Fachabteilungen haben meist nur Zugriff auf ihre eigenen Systeme, Vertrieb aufs CRM, Buchhaltung aufs ERP etc. Bei der Betreuung von Kunden aber brauchen die Mitarbeiter in Sales, Kunden-Service und Buchhaltung gleichermaßen einen Zugang zu allen relevanten Informationen, sodass sie jederzeit auf dem neuesten Stand sind. Liegt z.B. dem Kunden-Service eine Reklamation vor, ist der Zeitpunkt für den Vertrieb vermutlich ungünstig, um dem Kunden neue Produkte anzubieten. Voraussetzung für einen vollständigen Überblick über Kunden, Lieferanten, Projekte etc. ist die Anbindung von Drittsystemen wie ERP, CRM, Fachanwendungen etc., in denen ebenfalls relevante Informationen erzeugt werden.

Mit Doxis SmartBridges sind Informationen aus verschiedenen Quellen direkt in den Systemen zugänglich, in denen die Mitarbeiter arbeiten. SAP-Anwender beispielsweise finden dank den Doxis SmartBridges auch Informationen aus Salesforce, E-Mail-, Filesystemen etc., ohne ihre gewohnte Umgebung zu verlassen. Außerdem stehen alle Informationen auch, gebündelt im jeweiligen Kontext, in Doxis zur Verfügung.

Doxis 23.2 enthält drei neue Integrationen, mit denen weitere ERP-, CRM- und HR-Systeme an Doxis angebunden werden können:

• Doxis SmartBridge für das HR-System SAP SuccessFactors
• Doxis SmartBridge für das CRM-System Microsoft Dynamics 365 Sales
• Doxis SmartBridge für das ERP- und Supply Chain Management-System Microsoft Dynamics 365 F&SCM

Wie viele von Ihnen sicher wissen, sind Doxis Fast Starters sofort einsatzbereite ECM Apps, die Sie einfach in Doxis Business Studio herunterladen können. Das neueste Mitglied der Fast Starters-Bibliothek ist der Insurance Workspace. Versicherungsvertreter, Sachbearbeiter und Schadenregulierer arbeiten mit dem neuen Fast Starter noch reibungsloser zusammen. Er bündelt Daten und Dokumente zu Versicherungspolicen, den entsprechenden Versicherungsnehmern, versicherten Personen sowie Versicherungsmaklern und -agenturen und stellt sie den Bearbeitern übersichtlich gestaffelt zur Verfügung. Versicherungsschäden inkl. Dokumentation, Sachverständigengutachten etc. werden im integrierten Insurance Claim Workspace gemanagt. Jeder Insurance Claim Workspace ist mit dem betroffenen Vertrag verknüpft, sodass die Sachbearbeiter mühelos zwischen Vertrag, Versichertem und Schadensfall navigieren können.

Doxis Intelligent Order Confirmation Automation for SAP, die Business Solution zur automatisierten Verarbeitung von Auftragsbestätigungen mit Doxis und SAP – ist eine große Arbeitserleichterung für Einkäufer. Eine wichtige Entlastung ist das automatisierte Auslesen und Validieren relevanter Belegdaten, das nun noch ausgeweitet wurde. Das neue Release extrahiert jetzt auch die Artikelnummern der Hersteller zu den bestellten Positionen, übernimmt prüfungsrelevante Daten direkt aus der dazugehörigen Bestellung und prüft, ob die erwartete Lieferadresse auch auf der Auftragsbestätigung zu finden ist. Benutzer der SAP Fiori App profitieren von der schnellen Ausführung von Suchanfragen und hoher Performance auch bei Prozessen mit vielen Elementen.

Erkennen Sie frühzeitig Vertragsrisiken und ergreifen Sie Gegenmaßnahmen –die neue Funktion zur Risikoabschätzung in Doxis Contract Lifecycle Management hilft Ihnen dabei. Zu jedem Vertrag können Sie die Summen von Vertragsstrafen erfassen sowie die möglichen Auswirkungen und Eintrittswahrscheinlichkeiten potenzieller Schäden prognostizieren.

Außerdem sorgt das neue, adaptive Design der Vertragsakte für mehr Übersicht über die relevanten Vertragsdaten. Wie die Ansicht der Vertragsdaten sich je nach Vertragsart ändert, sehen Sie in diesem Video:

Noch ein Highlight zum Schluss: Doxis CMIS Connector ist SAP-zertifiziert. SAP hat die CMIS-Schnittstelle strategisch als Ablösung für ArchiveLink insbesondere im Cloud-Umfeld benannt. Es wird erwartet, dass CMIS auch von SAP-eigenen Lösungen zunehmend eingesetzt wird. Damit wird Doxis CMIS Connector zur zentralen Schnittstelle zum SAP BTP Document Management Service in der Cloud.

Intelligent Content Automation ist ein zentraler Innovationstreiber für schnellere Wertschöpfungszeiten und sichere Collaboration. Der zunehmende Einsatz von KI-Technologien in Doxis ICA wird die Automatisierung von Content-basierten Prozessen weiter beschleunigen.