E-Rechnung in SAP: Warum CFOs jetzt handeln müssen, bevor es teuer wird

Die E-Rechnungspflicht greift in immer mehr Märkten: Belgien startet 2026, Polen zieht im Februar 2026 nach, Frankreich plant die Einführung im Herbst 2026. Und über Europa hinaus? Auch in Indien, China, den USA und großen Teilen Südamerikas gelten bereits nationale E-Invoicing-Vorschriften. Damit entwickelt sich die elektronische Rechnung zum weltweiten Standard – Unternehmen müssen ihre Prozesse rechtzeitig darauf ausrichten, um Medienbrüche und Nacharbeiten zu vermeiden.

Zersplitterte Vorgaben erschweren den Überblick

Diese Dynamik zeigt: Die elektronische Rechnung ist kein Zukunftsprojekt, sie ist Gegenwart. Steuerbehörden weltweit wollen durch digitale Meldepflichten Umsatzsteuerbetrug verhindern, Daten in Echtzeit auswerten und Prozesse transparenter machen. Doch für Unternehmen bringt das massive operative Herausforderungen mit sich. Es geht um länderspezifische Datenanforderungen, belastbare Übertragungswege und verlässliche Statusrückmeldungen – all das muss prozesssicher in den Alltag integriert werden.

Die Pflicht gilt nicht überall gleich: Jedes Land definiert eigene Formate, Übertragungswege und Portale. Manche akzeptieren E-Mail-Übertragungen, andere fordern Uploads in zertifizierte Regierungsplattformen mit eindeutigen IDs. Diesen Flickenteppich bewältigen Unternehmen nur mit Lösungen, die technisch skalierbar sind und regulatorische Änderungen zuverlässig nachvollziehen.

Zwar gibt es mit der europäischen Norm EN 16931 einen Rahmen für elektronische Rechnungen – doch sie definiert nur, wie ein Dokument strukturiert ist, nicht, welche Felder oder Inhalte verpflichtend sind. Das Ergebnis: Jedes Land kocht sein eigenes Süppchen. Ergänzende Pflichtangaben, Validierungsregeln oder besondere Kennziffern führen dazu, dass ein einmal konfigurierter Prozess selten 1:1 übertragbar ist.

Für internationale Unternehmen bedeutet das: Was in Polen gilt, kann in Belgien schon veraltet sein. Während Frankreich auf Portalvalidierung setzt, verlangen südamerikanische Länder wie Mexiko oder Chile direkte Echtzeitübermittlung an Finanzbehörden. In der Praxis müssen Teams deshalb parallel mehrere nationale Vorgaben pflegen und sicherstellen, dass Belege korrekt gemappt, signiert und fristgerecht übermittelt werden.

Sprachenvielfalt und Pflegeaufwand als unterschätzte Herausforderung

Viele rechtliche und technische Dokumentationen liegen ausschließlich in der jeweiligen Landessprache vor. Wer sich eigenständig einarbeiten möchte, muss sich daher nicht nur mit den Vorschriften, sondern oft auch mit sprachlichen Besonderheiten auseinandersetzen. Das verlängert Recherchen und erhöht die Anforderungen an ein sauberes Stammdaten- und Formatmanagement.

Der Aufwand steigt mit jeder Gesetzesänderung. Oft werden Portale kurzfristig umgebaut, neue Pflichtfelder eingeführt oder Datenvalidierungen verschärft. Unternehmen, die sich selbst um Updates kümmern, verlieren wertvolle Zeit – und riskieren, nicht mehr rechtskonform zu sein. Umso wichtiger ist eine Lösung, die regelmäßige Anpassungen zentral abbildet und die Einhaltung prüfbar macht.

Die EU arbeitet mit der Initiative VIDA (VAT in the Digital Age) an einer europaweiten Vereinheitlichung des E-Rechnungswesens. Ziel ist es, grenzüberschreitende Rechnungen, Umsatzsteuerberichte und die elektronische Datenübertragung künftig in einem einheitlichen Rahmen abzubilden. Die Umsetzung ist schrittweise vorgesehen und soll frühestens ab 2030 mit einer Übergangsphase bis 2035 vollständig greifen.

Bis dahin bleibt die Realität zersplittert. Länder wie Italien, Polen oder Frankreich entwickeln parallel eigene Portale – teils nur befristet, da unklar ist, ob sie VIDA-kompatibel bleiben. Selbst nationale Systeme, die heute als compliant gelten, müssen in den kommenden Jahren erneut angepasst werden. Für Unternehmen heißt das: Planung bleibt beweglich, und Systeme sollten so ausgelegt sein, dass neue Spezifikationen zügig aufgenommen werden können.

 

„Wer erst wartet, bis VIDA greift, riskiert doppelte Arbeit – und potenziell empfindliche Strafen.“, Stefan Fellner, Product Manager O2C, SER Group

 

Kontinuierliche Anpassung statt Einmalprojekt lautet daher die Devise. Denn die nationalen Fristen werden lange vor 2030 verpflichtend. Viele EU-Länder bereiten schon jetzt die nächsten Schritte vor, damit sie rechtzeitig melden und empfangen können. Eine klare Roadmap hilft, Maßnahmen zu priorisieren und Engpässe zu vermeiden.

Viele Unternehmen stehen jetzt 2025 noch ganz am Anfang. Obwohl die Pflicht für eingehende Rechnungen längst gilt, sind laut DSAG-Umfrage nur 26 Prozent der befragten Firmen auf ausgehende E-Rechnungen vorbereitet. Höchste Zeit also, strukturiert vorzugehen.

1. Analyse & Priorisierung – Erfassen Sie alle Länder und Gesellschaften, bewerten Sie Fristen, Formate und Übertragungswege und leiten Sie Handlungsfelder ab.
2. Prozessinventur – Stellen Sie Eingangs- und Ausgangsprozesse gegenüber und identifizieren Sie Medienbrüche, Rollen und Freigabepfade.
3. Technische Basis schaffen – Richten Sie im SAP-System das Mapping auf länderspezifische Formate ein und planen Sie die Anbindung an Peppol bzw. nationale Portale.
4. Anbieterauswahl – Achten Sie auf globale Abdeckung, automatische Updates, Monitoring und die Möglichkeit, Stammdaten praxistauglich zu pflegen.
5. Rollout & Governance – Starten Sie mit Pilotländern, definieren Sie Verantwortlichkeiten und dokumentieren Sie Abläufe für Audit und Steuerprüfung.

Es reicht nicht aus, nur eingehende oder nur ausgehende Rechnungen zu digitalisieren. Eine nachhaltige und rechtssichere Umsetzung gelingt nur, wenn Unternehmen beide Prozessrichtungen gemeinsam betrachten und Synergien bewusst nutzen.

Die größte Hürde liegt selten in der Technik – sondern im Wissen. Viele CFOs wissen gar nicht, ob und wann sie betroffen sind. Rechtstexte sind schwer und werden kurzfristig angepasst. Das macht es anspruchsvoll, Prioritäten zu setzen und Budgets rechtzeitig zu sichern.

Unternehmen laufen Gefahr, wertvolle Monate zu verlieren, weil sie auf unvollständige Informationen setzen oder interne Kapazitäten überschätzen. Wer erst reagiert, wenn nationale Portale online gehen, steht vor überlasteten Softwareanbietern, knappen Projektfenstern und steigenden Kosten.

Hinzu kommt: Die Einführung einer E-Rechnungslösung ist kein Plug-and-Play-Vorgang. Jedes System muss individuell an Stammdaten, Übertragungswege und Steuerlogik angepasst werden. Im schlimmsten Fall drohen Strafen pro fehlerhafter Rechnung. Frühzeitige Planung reduziert diese Risiken, schafft Praxiserfahrung und macht spätere Erweiterungen deutlich einfacher.

Hey Doxi – Wie bleiben Unternehmen bei der E-Rechnung compliant?

Mit über 60 unterstützten Länderformaten erfüllt Doxis Billing die gesetzlichen Anforderungen in Europa, Asien und Amerika. Die Lösung unterstützt unter anderem Peppol-Netzwerke in der EU sowie nationale Portale in Ländern wie Mexiko, Indien und China. Alle Datenflüsse sind bidirektional aufgebaut: Rückmeldungen aus den jeweiligen Portalen werden automatisch an das SAP-System übermittelt und direkt im Beleg hinterlegt.

Nahtlose SAP-Integration und automatisierte Aktualisierung

Die Lösung ist vollständig in SAP S/4HANA (und SAP ECC) integriert und ermöglicht so eine nahtlose Verarbeitung von E-Rechnungen innerhalb der bestehenden Systemlandschaft. Partnernetzwerke sichern zertifizierte Schnittstellen zu Regierungen und Plattformen, während regelmäßige Updates gesetzliche Änderungen automatisch berücksichtigen. Dadurch bleiben Unternehmen jederzeit compliant – ohne zusätzlichen Implementierungsaufwand oder manuelle Anpassungen. Ergänzend erleichtern Monitoring und übersichtliche Statusanzeigen die tägliche Arbeit der Fachbereiche.

Die E-Rechnungspflicht wird von vielen zunächst als zusätzliche Belastung wahrgenommen, ist in Wahrheit jedoch ein wichtiger Schritt in Richtung digitaler Transformation. Unternehmen, die heute in Compliance-fähige Prozesse investieren, schaffen die Basis für eine durchgängig digitale und zukunftssichere Finanzarchitektur. Sie profitieren von schnelleren Abläufen, geringeren Kosten und einer höheren Datenqualität.

Wer seine Rechnungsverarbeitung konsequent digitalisiert, senkt nicht nur Kosten und vermeidet Medienbrüche, sondern gewinnt an Transparenz, Geschwindigkeit und Datenqualität. Damit wird Compliance vom Pflichtprogramm zum Innovationstreiber: automatisierte Steuer-Reports, länderübergreifende Transparenz und KI-gestützte Analysen eröffnen neue Möglichkeiten für Effizienz und Kontrolle.

Die E-Rechnung entwickelt sich so vom reinen Verwaltungsakt zum Motor der Digitalisierung. Sie schafft die Grundlage für automatisierte Finanzprozesse, die weit über die Pflicht hinausreichen – hin zu einer intelligent vernetzten, auditierbaren Finanzlandschaft. Wer jetzt handelt, ist 2027 gesetzeskonform und 2030 strategisch voraus.

E-Rechnung, ERP-Integration und internationale Anforderungen