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Federated Search

Steffen Schlifski

Die systemübergreifende Nutzung von Informationen

In der heutigen digitalen Welt explodiert die Menge an Daten förmlich und der Zugriff auf relevante Informationen wird zunehmend komplexer. Hier betritt "Federated Search" die Bühne – eine Technologie, die eine nahtlose Durchsuchung und Integration von Informationen aus verschiedenen Quellen ermöglicht. In diesem Artikel werfen wir einen tiefen Blick auf die Welt der Federated Search, beleuchtet ihre Grundlagen und zeigen auf, wie Sie die Möglichkeit einer Federated Search in Doxis nutzen können.

Was ist eine Federated Search?

Federated Search, auch als verteilte Suche bekannt, verändert die Art und Weise, wie wir auf Informationen zugreifen. Die Grundidee besteht darin, eine einheitliche Benutzererfahrung zu schaffen, indem Informationen über verschiedene Datenbanken, Anwendungen und Systeme hinweg durchsucht werden. Somit ist es nicht notwendig zwischen unterschiedlichen Systemen oder Anwendungen zu wechseln, um die richtige Information zu erhalten.

Wie funktioniert eine Federated Search?

Im Gegensatz zu herkömmlichen Suchmethoden sammelt Federated Search nicht alle Daten an einem zentralen Ort (in einem Index), sondern durchsucht gleichzeitig mehrere Quellen. Hierbei kommen verschiedene Suchanfragen zum Einsatz, die Echtzeitinformationen aggregieren und dem Benutzer nahtlos präsentieren. Dieser Ansatz ermöglicht nicht nur eine umfassende, sondern auch aktuelle Informationsgewinnung, indem er sich dynamisch an die sich ändernde Datenlandschaft anpasst. Ändern sich z.B. Systeme durch Migration oder Updates, sind die Anpassungen gering, um ein gleiches Ergebnis zu erzielen.

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Vorteile durch die Federated Search

Effizienzsteigerung, Vermeidung redundanter Datenspeicherung und der Zugriff auf Echtzeitdaten sind nur einige der positiven Aspekte. Organisationen können von diesen Vorteilen profitieren und ihre Informationsbeschaffung optimieren. Dies führt am Ende zu einer verkürzten Zeit bei der Beschaffung von Informationen und somit zu einer schnelleren und effektiveren Bearbeitung von Service Anfragen, Angeboten oder internen Prozessen wie die Einstellung von neunen Mitarbeitenden.

Herausforderungen und Lösungen

Trotz der vielen Vorteile stehen Organisationen bei der Implementierung von Federated Search vor Herausforderungen. Sicherheitsaspekte, Datenschutz und die Kompatibilität mit verschiedenen Systemen sind dabei zentrale Themen. So gilt wie eh und je, auch diese Technologie bedarf einer kritischen Betrachtung bei der Einführung und den passenden Anwendungsfällen, um einen Mehrwert zu generieren. Oft ist die Erwartungshaltung abweichend der wirklichen Lösungsmöglichkeiten. Diese müssen für eine gute Implementierung entsprechend abgefragt und ggf. angepasst werden.

Federated Search in der Praxis

Federated Search wird in verschiedenen Branchen und Organisationen eingesetzt, um den Zugriff auf verteilte Informationen zu erleichtern.

360°-Sicht auf Kunden

Ein Unternehmen kann z.B. mehrere Systeme für Vertrieb, Marketing und Kundensupport nutzen. Erfolgt hier der Einsatz einer Federated Search, können die Kundeninformationen aus den unterschiedlichen Quellen aggregiert und bereitgestellt werden ohne die jeweilige Anwendung wechseln zu müssen. Sales Mitarbeitende erhalten so alle relevanten Kundendaten, Interaktionen oder Transaktionen in einer 360°-Sicht, ohne zwischen den Systemen springen zu müssen. Eine enorme Zeitersparnis, die z.B. für eine bessere Beratung und eine höhere Kundenbindung genutzt werden kann.

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Optimierte Produktentwicklung

Auf in der Entwicklung von Produkten kann eine Federated Search den Prozess erheblich beschleunigen. So können Daten aus R&D (Research & Development) aus entsprechenden Systemen abgefragt und bei der Produktentwicklung berücksichtigt werden. Hierdurch ist es dann z.B. nicht immer notwendig, erst auf Daten aus älteren Beständen zugreifen zu müssen, sondern aktuelle Informationen stehen zur Verfügung.

Intranet als Quelle

Ein weiteres Beispiel ist die übergreifende Suche nach Informationen in großen Organisationen, welche z.B. über eine Intranet Seite angeboten werden kann. Hier kann die Federated Search z.B. eine bestehende Enterprise Search ergänzen oder erweitern um die durchsuchbaren Quellen weiter zu erhöhen. Damit werden den Anwender zusätzliche Informationen bereitgestellt, die Ihnen in der täglichen Arbeit einen Mehrwert liefern können.

Federated Search und Doxis

Doxis verfügt über die Möglichkeit, eine Federated Search direkt in der Kernkomponente (Doxis Content Service Bus) zu integrieren und somit auf eine Vielzahl von Systemen zugreifen zu können. Die Anzahl der implementierbaren Systeme liegt bei >100 und ist über entsprechende Adapter beliebig erweiterbar. Durch diese Implementierung ist es möglich, unabhängig des Clients auf die Information über die Federated Search zuzugreifen und somit eine vollumfängliche Sicht auf die Informationen, die im Unternehmen zur Verfügung stehen, zu erhalten. Durch ein flexibles Mapping zwischen den Quellsystemen und Doxis lassen sich großartige Lösungen in kurzer Zeit bereitstellen und somit die Nutzung von Daten erleichtern. Die Informationen können so z.B. in Prozessen zur Entscheidungsfindung oder zur Erweiterung von Metadaten genutzt werden.

Fazit

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass Federated Search die Informationsbeschaffung nachhaltig beeinflusst und verbessert.

Trotz der Herausforderungen bietet diese Technologie immense Potenziale. Organisationen, die eine föderierte Suche implementieren, könnten nicht nur ihre Entscheidungsfindung verbessern, sondern auch einen Wettbewerbsvorteil erzielen. Somit ist die Federated Search ein weiterer Baustein in der Digitalisierungsstrategie eines jeden Unternehmens, um die Informationsflut auch in Zukunft bewältigen zu können.

Suche / Content Federation

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