Über 3.000 Studierende nutzen das Angebot der international führenden Studieneinrichtung für Musik und darstellende Kunst der mdw. Für die zentrale Verwaltung und Organisation führte die Universität 2012 Doxis ein. Wie das ECM nun in verschiedenen Bereichen die Arbeit der inzwischen 22 Köpfe großen IT-Abteilung und der Fachabteilungen erleichtert, erzählt Maximilian Sbardellati, Leiter des zentralen Informatikdienstes der mdw.

Die Studierenden der mdw werden von mehr als 850 Mitarbeitern an zwölf Standorten betreut. Bei der Verwaltungsarbeit entstehen riesige Dokumentenmengen: Bewerberunterlagen, Informationsmaterial für Studierende, Unterlagen für die zahlreichen Veranstaltungen, die die Universität organisiert u.v.m. Die IT führte bereits 1992 ein System zur Verwaltung der Papierakten ein. Mittlerweile gehen allerdings immer mehr Dokumente elektronisch ein. Außerdem sollen die Studierenden Informationen digital erhalten. Daher entschied sich die mdw für die Einführung von Doxis: Die Verwaltung sollte digital werden.

Anfangs suchte die IT nur eine Lösung, um Dokumente elektronisch aufzubewahren. Einfacherer Recherchemöglichkeiten und transparente, Compliance-konforme Archivierung standen im Fokus. Mit Doxis hat die mdw aber noch viele mehr Potenzial: Prozesse können ebenfalls digital abgebildet und gesteuert werden. Das nutzt die Universität heute z.B. bei Bewerbungen mit dem integrierten Bewerberportal oder beim IT-Anforderungsmanagement. Auch das Bereitstellen von Unterlagen über die Website der Universität funktioniert heute viel einfacher: Aktuelle Dokumente sind sofort verfügbar.

Mit Doxis hat die mdw eine zukunftssichere Lösung, mit der sie kommende Anforderungen bewältigt. So sollen bald Collaboration-Lösungen die Zusammenarbeit mit Externen vereinfachen, die Buchhaltung wird Rechnungen mit Doxis und SAP schneller verarbeiten und Studierendenakten und digitales Vertragsmanagement die Verwaltungsarbeit noch transparenter machen. Doxis wird zur zentralen Komponente der digitalen Verwaltung.