Verträge gehören zu den geschäftskritischen Dokumenten eines Unternehmens. Sie bilden die Grundlage für Geschäftsbeziehungen zu Partnern* und Lieferanten oder legen die Verbindlichkeiten von Kunden fest. Sie können gleichermaßen über Erfolg und Misserfolg eines Unternehmens bestimmen.

Kein Wunder, dass diesen Dokumenten besonders viel Beachtung geschenkt wird und Unmengen an Zeit und Kosten investiert werden. Doch ist all der Invest notwendig?

Im Gegensatz zum Vertrag selbst ist die Vertragserstellung nicht wertschöpfend. Die Automatisierung der Vertragserstellung ist daher für viele Unternehmen eine attraktive Lösung, um Zeit und Ressourcen einzusparen. Dabei wird nur das automatisiert, was wirklich automatisiert werden kann. Dazu gehören beispielsweise die Vertragserstellung auf Basis von Mustern und die automatische Übertragung von vordefinierten Vertragsinformationen in den Vertrag. All dies erreichen Sie mit einer leistungsfähigen Vertragsmanagement-Software, die den Prozess der Vertragserstellung standardisiert und automatisiert.

Werfen wir einen Blick auf den Prozess der Vertragserstellung mittels Automatisierung:

Schritt 1: Vertrag vorbereiten und planen

Im ersten Schritt geht es darum, Vertragstemplates für Ihren Bedarf zu erstellen. Dafür validieren Sie, welche Vertragsarten in Ihrem Unternehmen wiederkehrend sind und welche Vorlagen Sie somit im Alltag benötigen.

Für die jeweiligen Vertragstypen erstellen Sie dann die passende Abfragemaske. Bei der Erstellung eines Arbeitsvertrags muss die Abfragemaske beispielsweise Informationen wie Vertragslaufzeit, Gehalt, Kündigungsfrist, Probezeit, Bonus, Weihnachtsgeld, weitere Benefits und mehr abfragen.

Vertragsvorlagen sind bei der Vorbereitung sehr hilfreich, da sie die Vertragserstellung beschleunigen und Fehler reduzieren. Dadurch sparen Sie bereits in der Entwurfsphase viel Zeit. Außerdem ermöglichen Sie es so allen Beschäftigten, einen Vertrag zu erstellen, indem sie einfach die fehlenden vertragsspezifischen Details eintragen.

Schritt 2: Vertragstyp und erforderliche Informationen auswählen

Wenn Sie alle erforderlichen Templates erstellt haben, können Sie mit diesen jeden neuen Vertrag aufsetzen. Zunächst wählen Sie den Vertragstyp aus, zum Beispiel einen Arbeitsvertrag, Mietvertrag, Leasingvertrag, Abonnementvertrag, Werkvertrag oder ein NDA (Non-Disclosure Agreement).

Auf dieser Basis passen Sie dann die Abfragemaske an und legen die spezifischen Standardinformationen an, wie beispielsweise die Kündigungsfrist, Strafen bei Verstößen und Nichteinhaltung oder die Homeoffice-Regelungen bei einem Arbeitsvertrag.

Schritt 3: Vertragstemplate ausfüllen lassen

Wählen Sie nun das gewünschte Vertragstemplate aus. Zum Beispiel finden Sie in Ihrer Liste an angelegten Vertragsmustern Arbeitsverträge für eine Vollzeitstelle, für eine Teilzeitstelle oder auch Arbeitsverträge für unterschiedliche Abteilungen.  Wenn Sie sich für das passende Template für Ihren Bedarf entschieden haben, kann die Datenübertragung beginnen. Dabei werden die Platzhalter durch die zuvor hinterlegten Informationen, wie die Vertragspartner und die Lohnhöhe, ersetzt und der Vertrag automatisch erstellt und benannt. Anschließend wird der Vertrag in der entsprechenden Vertragsakte, zum Beispiel der Mitarbeiterakte, angelegt.

Schritt 4: Prüfung und Risikobewertung durchführen

Legal Review

Nachdem der Vertrag erstellt wurde, sollte die Rechtsabteilung den Vertrag auf rechtliche Korrektheit, Konsistenz und Vollständigkeit prüfen. Sie können den Workflow so konfigurieren, dass diese Aufgabe automatisch an Legal weitergeleitet wird.

Risikobewertung

Bei der Informationsabfrage im zweiten Schritt erfolgt zudem eine erste Einschätzung des mit dem Vertrag verbundenen Risikos anhand vorher festgelegter Kennzahlen. Ergibt sich daraus, dass eine genaue Risikobewertung erfolgen sollte (beispielsweise weil die Summe des Vertrags sehr hoch ist), erstellt das System automatisch eine entsprechende Aufgabe im Workflow für das Legal-Team.

Schritt 5: Digitale Unterschriften einholen

Im letzten Schritt holen Sie die digitalen Signaturen ein. Nachdem die Rechtsabteilung den Vertrag geprüft und ggf. die Risikobewertung durchgeführt hat, wird eine Aufgabe für die Unterzeichner erstellt. Sie erfassen die Unterzeichner einschließlich ihrer E-Mail-Adressen in der Vertragsmanagement-Software. Anschließend startet die Software automatisch den Unterzeichnungsprozess bei dem angebundenen Signatursystem eines Vertrauensdiensteanbieters wie beispielsweise DocuSign.

Das angebundene Signatursystem sendet eine E-Mail an den Unterzeichner mit der Aufforderung, den Vertrag zu unterzeichnen. Über das Signatursysten kann der Unterzeichner seine digitale Unterschrift samt Zeitstempel setzen. Sobald der Signaturvorgang abgeschlossen ist, wird die Signatur in der Vertragssoftware angezeigt.

Verträge erstellen leicht gemacht: Mit der Vertragsmanagement-Lösung von Doxis können Unternehmen Vertragstemplates aller Art erstellen. Die Verträge sind standardisiert und Doxis fragt bei jeder Vertragsanlage gezielt alle erforderlichen Informationen ab, darunter:

• Vertragspartner
• Laufzeit
• Kosten
• Vertragsstrafen bei Nichteinhaltung
• Kündigungsfristen

Anschließend wird das passende Template ausgewählt und die Platzhalter automatisch mit den entsprechenden Informationen gefüllt. Das System führt dann durch den gesamten Workflow – von der Prüfung durch die Rechtsabteilung über die Risikobewertung bis hin zur Einholung aller digitalen Unterschriften. All das führt am Ende zu einem schnelleren Vertragsabschluss.

• Durch eine einfache Einschätzung des Risikos basierend auf Vertragstyp und weiteren Informationen werden gezielt Risikobewertungen bei Legal angefordert oder überflüssige Anfragen vermieden
• Standardisierte Vertragsmuster
• Zügige Vertragserstellung
• Schnelle Vertragsgestaltung in Fremdsprachen durch einfache Datenübertragung an der richtigen Stelle im Dokument
• Automatische Ablage von Verträgen in der richtigen digitalen Akte
• Möglichkeit, den Prozess der digitalen Unterschrift im selben System zu starten

Die Zukunft der Vertragsgestaltung verspricht spannende Entwicklungen. Fortschrittliche KI-Technologien werden die Sicherheit und Integrität von Verträgen weiter verbessern. Verträge ab sofort komplett digital und automatisiert aufsetzen: Mit der Vertragsmanagement-Lösung von Doxis gehen Sie einen großen Schritt in Richtung effizienter und sicherer Geschäftsprozesse. Profitieren Sie von klaren Vereinbarungen, reduzierten Risiken und einem beschleunigten Workflow, der wertvolle Ressourcen freisetzt.