Redactar contratos con eficacia es la base para unas relaciones comerciales exitosas. Los acuerdos claros generan confianza, minimizan los riesgos y proporcionan un marco legal en el caso de que se produzcan disconformidades. A pesar de ello, aunque hoy en día los softwares de contratos de última generación son la norma, muchas empresas siguen confiando en los procesos manuales. Y esto plantea una serie de retos: desde tareas lentas y tediosas hasta posibles problemas legales. En este artículo, analizaremos una solución innovadora y destacaremos por qué es fundamental para las empresas la redacción de contratos automatizada y digital.

¿Por qué es tan importante para las empresas la redacción de contratos automatizada?

Los contratos son uno de los documentos más críticos para las empresas. Entre otras cosas, constituyen la base de las relaciones comerciales con los partners* y proveedores, o definen las responsabilidades con respecto a los clientes. De la misma manera, pueden determinar el éxito o el fracaso de una compañía.

No es de extrañar, por lo tanto, que estos documentos reciban tanta atención y que se inviertan en ellos cantidades de tiempo y dinero tan elevadas. Pero ¿es necesaria toda esta inversión?

Automatiza lo que se pueda automatizar

A diferencia del contrato en sí, el proceso de su redacción no genera valor añadido. Por este motivo, automatizarlo puede ser una solución atractiva que ahorre tiempo y recursos a muchas empresas. Pero solo se tiene que automatizar lo que realmente se puede automatizar, como, por ejemplo, la generación de contratos mediante plantillas y la importación de información predefinida, algo que podrás conseguir gracias a un software de gestión de contratos potente que estandarice y automatice todo el proceso.

Redactar contratos en 5 pasos

Veamos cómo funciona un proceso de generación de contratos automatizado:

Paso 1: Prepara y planifica el contrato

El primer paso es crear plantillas de contratos que se ajusten a tus necesidades. Para ello, es importante que confirmes los tipos de contratos que se utilizan habitualmente en tu empresa y las plantillas que necesitarás a diario.

Una vez que lo tengas claro, deberás crear un formulario para cada tipo de contrato. De esta manera, cuando se crea un contrato de empleo, por ejemplo, el formulario tiene que incluir información como la duración del contrato, el salario, el plazo de preaviso, el período de prueba, las pagas extra, las pagas extra de Navidad, etc.

Cuando están listas, las plantillas son muy útiles para generar contratos, ya que aceleran el proceso y reducen los errores, algo que, al final, te ahorra mucho tiempo durante la fase de redacción. Por otro lado, este método también permite que cualquier empleado pueda crear un contrato con solo rellenar los detalles específicos que faltan.

Paso 2: Selecciona el tipo de contrato y la información necesaria

Una vez que hayas creado todas las plantillas que vayas a utilizar, puedes comenzar a aplicarlas en la redacción de nuevos contratos. Primero, selecciona el tipo de contrato, ya sea de trabajo, de arrendamiento, de préstamo, de suscripción, de obra y servicio o un acuerdo de confidencialidad.

Con el tipo de contrato ya seleccionado, puedes actualizar el formulario con información específica de ese modelo, como el plazo de preaviso, las sanciones por infracciones e incumplimientos o la normativa relativa al trabajo remoto, en el caso de contratos laborales.

Paso 3: Rellena la plantilla del contrato

Selecciona la plantilla de contrato que vas a utilizar. Entre tus opciones para los contratos de empleo, por ejemplo, encontrarás plantillas para puestos a tiempo completo, para puestos a tiempo parcial o para departamentos específicos. Tras escoger la plantilla adecuada a tus necesidades, podrás empezar a transferir los datos. Los marcadores de posición se sustituirán por la información que almacenaste anteriormente, como las partes del contrato y el nivel salarial, y este se generará y nombrará automáticamente. A continuación, el contrato se crea en el registro correspondiente, como, por ejemplo, en el registro de empleado.

Paso 4: Lleva a cabo la revisión y la evaluación de riesgos

Revisión jurídica

Después de generar el contrato, el departamento legal debe revisarlo para garantizar su corrección jurídica, su coherencia y su completitud, una tarea que puedes asignarle automáticamente configurando el workflow para ello.

Evaluación de riesgos

Durante la recopilación de la información del segundo paso, también se lleva a cabo una evaluación inicial del riesgo del contrato basada en parámetros predefinidos. Si resulta que es necesario realizar una evaluación más precisa del riesgo (por ejemplo, si el importe del contrato es muy elevado), el sistema crea automáticamente una tarea específica en el workflow y se la asigna al equipo jurídico.

Paso 5: Obtén las firmas digitales

El último paso es obtener las firmas digitales. Después de que el departamento jurídico haya revisado el contrato y, en caso necesario, haya realizado una evaluación de riesgos, se crea una tarea para los firmantes del contrato. Para ello, debes añadir a los firmantes, incluyendo sus direcciones de correo electrónico, en el software de gestión de contratos, tras lo cual el software inicia automáticamente el proceso de firma con el sistema de firma conectado (por ejemplo, DocuSign).

Este envía un correo electrónico al firmante pidiéndole que firme el contrato añadiendo su firma digital con sellado de tiempo. Una vez completado el proceso de firma, esta se mostrará en el software de contratos.

¿Cuáles son las ventajas de la generación digital de contratos con Doxis?

Generar contratos es sencillo: gracias a la solución de gestión de contratos de Doxis, las empresas pueden crear todo tipo de plantillas. Los contratos se estandarizan y Doxis solicita de manera específica toda la información necesaria cada vez que se genera un nuevo contrato, como, por ejemplo:

• Las partes implicadas
• La duración del contrato
• Los costes
• Las sanciones por incumplimiento contractual
• Los plazos de preaviso

Posteriormente, la plantilla seleccionada se rellena automáticamente con la información relevante, tras lo cual el sistema te guía por todo el workflow, desde la revisión por parte del departamento jurídico hasta la evaluación de riesgos o la obtención de las firmas digitales. Todo esto te permite cerrar cualquier contrato con mucha más rapidez.

Las principales ventajas de Doxis

• Solicitudes de evaluaciones de riesgo específicas al equipo jurídico según el tipo e información del contrato, lo que evita peticiones innecesarias o redundantes.
• Plantillas de contrato estandarizadas.
• Generación de contratos rápida.
• Redacción de contratos ágil en idiomas extranjeros transfiriendo los datos al lugar correcto del documento con la máxima sencillez.
• Almacenamiento automático de los contratos en la carpeta digital correspondiente.
• Lanzamiento del proceso de firma digital en el mismo sistema.

Resumen: el futuro de la generación de contratos es un futuro digital

El futuro de la redacción de contratos promete avances apasionantes. Las tecnologías de IA de última generación mejorarán aún más la seguridad e integridad de los contratos. Podrás redactar contratos de manera digital y automática sin ningún problema: la solución de gestión de contratos de Doxis te ayuda a dar ese gran paso hacia unos procesos empresariales eficientes y seguros. Empezarás a disfrutar de acuerdos claros, menos riesgos y unos workflows más ágiles que liberan recursos de gran valor.

Preguntas frecuentes sobre la generación de contratos