Une rédaction efficace des contrats constitue la pierre angulaire de relations commerciales fructueuses. La clarté des contrats instaure la confiance, minimise les risques et fournit un cadre juridique en cas de litige. Bien que les logiciels de rédaction de contrats de pointe soient désormais la norme, de nombreuses entreprises s’appuient encore sur des processus manuels. Cela pose un certain nombre de problèmes, comme le caractère fastidieux de ces tâches ou l’existence d’obstacles juridiques potentiels. Dans cet article, nous vous expliquons pourquoi l’automatisation et la numérisation de la rédaction des contrats sont intéressantes en nous penchant sur une solution innovante.

Pourquoi la génération automatisée des contrats est-elle importante pour les entreprises ?

Les contrats font partie des documents essentiels à l’activité d’une entreprise. Ils peuvent constituer la base des relations commerciales avec les partenaires et les fournisseurs ou définir les responsabilités des clients. De même, ils peuvent déterminer le succès ou l’échec d’une entreprise.

Il n’est donc pas surprenant que ces documents fassent l’objet d’une grande attention et que l’on y investisse beaucoup de temps et d’argent. Mais cet investissement est-il nécessaire ?

Automatiser ce qui peut l’être

Contrairement au contrat lui-même, le processus de génération des contrats n’apporte pas de valeur ajoutée. C’est pourquoi son automatisation peut être une solution intéressante en permettant de gagner du temps et d’économiser des ressources. Seul ce qui peut réellement être automatisé l’est. Il s’agit, par exemple, de générer des contrats à l’aide de modèles et d’importer automatiquement des informations prédéfinies. Vous pouvez faire tout cela grâce à un puissant logiciel de rédaction de contrats qui standardise et automatise le processus de génération des contrats.

La rédaction des contrats en 5 étapes

Examinons le processus de génération d’un contrat à l’aide de la technologie d’automatisation :

Étape 1 : préparer et planifier le contrat

La première étape consiste à créer des modèles de contrat qui répondent à vos besoins. Pour cela, vous confirmez les types de contrats utilisés régulièrement dans votre entreprise et les modèles dont vous avez besoin au quotidien.

Vous créez ensuite des formulaires pour chacun des différents types de contrats. Lors de la création d’un contrat de travail, par exemple, le formulaire doit inclure des informations telles que la durée du contrat, le salaire, la période de préavis, la période d’essai, la prime, la prime de Noël, les autres avantages, etc.

Les modèles sont très utiles pour préparer les contrats, car ils accélèrent le processus de génération des contrats et réduisent les erreurs. Vous gagnez ainsi beaucoup de temps lors de la phase de rédaction. Cela permet également à tous vos employés de créer un contrat en remplissant simplement ses détails manquants spécifiques.

Étape 2 : sélectionner le type de contrat et les informations requises

Une fois que vous avez créé tous les modèles nécessaires, vous pouvez les utiliser pour rédiger tout nouveau contrat. Sélectionnez d’abord le type de contrat, par exemple un contrat de travail, de location, de leasing, d’abonnement, de services ou un accord de confidentialité.

Vous pouvez ensuite mettre à jour le formulaire et ajouter les informations standards spécifiques, telles que le délai de préavis, les sanctions en cas de violations et de non-respect, ou les règles relatives au télétravail dans le cadre d’un contrat de travail.

Étape 3 : remplir le modèle de contrat

Sélectionnez ensuite le modèle de contrat souhaité. Par exemple, dans votre liste de modèles de contrats figurent des contrats de travail pour un poste à temps plein ou à temps partiel ou des contrats de travail pour différents services. Une fois que vous avez choisi le modèle qui convient à vos besoins, vous pouvez commencer à transférer les données. Les espaces réservés seront remplacés par les informations précédemment enregistrées, telles que les parties contractantes et le niveau de salaire. Le contrat est alors généré et nommé automatiquement. Le contrat est ensuite généré dans le dossier de contrat correspondant, par exemple le dossier de l’employé.

Étape 4 : effectuer la vérification et l’évaluation des risques

Vérification juridique

Une fois le contrat généré, le service juridique doit l’examiner pour s’assurer qu’il est juridiquement correct, cohérent et complet. Vous pouvez configurer le flux de travail de manière à ce que cette tâche soit automatiquement transmise à l’équipe juridique.

Évaluation des risques

Lors de la deuxième étape de la demande d’informations, une première évaluation du risque lié au contrat est également réalisée à l’aide de paramètres prédéfinis. S’il s’avère qu’une évaluation précise des risques doit être effectuée (par exemple, lorsque le montant du contrat est très important), le système crée automatiquement une tâche correspondante dans le flux de travail destiné à l’équipe juridique.

Étape 5 : obtenir les signatures numériques

La dernière étape consiste à recueillir les signatures numériques. Une fois que le service juridique a examiné le contrat et, si nécessaire, effectué une évaluation des risques, une tâche est créée pour les signataires du contrat. Vous ajoutez les signataires, y compris leur adresse électronique, dans le logiciel de gestion des contrats. Le logiciel exécute ensuite automatiquement le processus de signature avec le système de signature connecté d’un fournisseur de services de confiance tel que DocuSign.

Le système de signature connecté envoie un courriel au signataire pour lui demander de signer le contrat. Le signataire peut alors utiliser le système de signature pour ajouter sa signature numérique avec l’horodatage. Une fois le processus de signature terminé, la signature s’affiche dans le logiciel de gestion de contrats.

Quels sont les avantages de la génération de contrats électroniques avec Doxis ?

Il est facile de générer des contrats : avec la solution de gestion des contrats de Doxis, vous pouvez créer tous les types de modèles de contrats. Les contrats sont standardisés et Doxis demande spécifiquement toutes les informations nécessaires à chaque génération de contrat, notamment les informations suivantes :

• Partie contractante
• Durée du contrat
• Coûts
• Sanctions contractuelles en cas de non-respect
• Délais de préavis

Le modèle est sélectionné ultérieurement et les espaces réservés sont remplis automatiquement avec les informations pertinentes. Le système vous guide ensuite tout au long du processus : de la vérification par le service juridique à l’évaluation des risques, en passant par l’obtention de toutes les signatures électroniques. In fine, vous accélérez la conclusion du contrat.

Principaux avantages de Doxis

• Permet au service juridique de procéder à des évaluations ciblées en évaluant simplement le risque sur la base du type de contrat et d’informations complémentaires et lui évite toute demande inutile.
• Normalise les modèles de contrats.
• Génère rapidement les contrats.
• Rédige rapidement des contrats en langues étrangères en facilitant le transfert des données au bon endroit dans le document.
• Stocke automatiquement les contrats dans le dossier électronique approprié.
• Lance le processus de signature numérique dans le même système.

Conclusion : l’avenir de la génération de contrats passe par le numérique

L’avenir du processus de rédaction des contrats promet des évolutions passionnantes. Les technologies d’IA avancées amélioreront encore la sécurité et l’intégrité des contrats. La solution de gestion des contrats de Doxis vous permettra de faire un grand pas en avant vers des processus d’entreprise efficaces et sûrs. Vous bénéficierez ainsi de contrats clairs, d’une diminution des risques et de l’accélération des flux de travail pour libérer des ressources précieuses.

FAQ sur la génération de contrats