TR-ESOR: Beweiswerterhaltung kryptographisch signierter Dokumente

TR-ESOR steht für „Technische Richtlinie zur Beweiswerterhaltung kryptographisch signierter Dokumente“ und trägt die offizielle Bezeichnung BSI TR-03125. Herausgegeben wird sie vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).

Die Richtlinie beschreibt technische Verfahren, Protokolle und Anforderungen für die langfristige, beweissichere Archivierung elektronischer Dokumente, insbesondere solcher, die mit elektronischen Signaturen oder Verschlüsselungen versehen sind. Sie legt fest, wie die Beweiskraft dieser Dokumente über Jahrzehnte hinweg aufrechterhalten werden kann – selbst wenn sich kryptographische Algorithmen, IT-Infrastrukturen oder gesetzliche Vorgaben im Laufe der Zeit verändern.
TR-ESOR konzentriert sich auf die gesamte Kette der Beweiswerterhaltung – von der Signaturprüfung über die qualifizierte Zeitstempelung bis hin zur revisionssicheren Langzeitspeicherung. Ziel ist es, die Authentizität, Integrität und Nachvollziehbarkeit elektronischer Informationen dauerhaft sicherzustellen.

Hintergrund: eIDAS-Verordnung

Auf europäischer Ebene ist die eIDAS-Verordnung Nr. 910/2014 (elektronische Identifizierung, Authentifizierung und Vertrauensdienste) ein Rahmenwerk für digitale Identitäten und elektronische Vertrauensdienste. Sie legt fest, wann elektronische Signaturen, Siegel, Zeitstempel und andere digitale Nachweise grenzüberschreitend anerkannt und rechtsverbindlich sind.
TR-ESOR stellt in diesem Zuge technische Lösungen bereit, um die eIDAS-Verordnung – insbesondere zur Langzeitaufbewahrung elektronisch signierter Dokumente – in Deutschland umzusetzen.

Relevanz für Unternehmen und Behörden

TR-ESOR richtet sich in erster Linie an Behörden. Denn insbesondere für Verwaltungsakten, Bescheide oder Gerichtsunterlagen ist die eIDAS-konforme Archivierung bindend. Allerdings besitzt TR-ESOR laut BSI einen empfehlenden Charakter für sämtliche digitalisierte geschäftliche wie auch behördliche Prozesse.
Aus diesen Gründen ist TR-ESOR auch für Unternehmen relevant:

• Mit dem TR-ESOR-Standard speichern Unternehmen Verträge, Rechnungen und andere geschäftskritische Dokumente fälschungssicher.
• TR-ESOR-konforme, elektronisch signierte Dokumente bleiben über Jahrzehnte hinweg nachweisbar, was wichtig für Audits, Gerichtsverfahren oder steuerliche Prüfungen ist.
• Automatisierte Archivierungs- und Signaturverfahren beschleunigen Prozesse und reduzieren den Verwaltungsaufwand.

Zusammenhang mit TR-RESISCAN für Papier-Dokumente

TR-ESOR liefert die technische Grundlage für die langfristige Beweiswerterhaltung digitaler Dokumente. Sie unterstützt Organisationen dabei, elektronische Unterlagen über Jahrzehnte hinweg rechtskonform, unveränderbar und überprüfbar aufzubewahren – selbst wenn sich Technologien oder rechtliche Rahmenbedingungen ändern..
Das gilt nicht nur für rein digitale Dokumentenprozesse. Auch papierbasierte Unterlagen lassen sich in diesen digitalen Archivierungsprozess integrieren – mithilfe von TR-RESISCAN (BSI TR-03138). Diese Technische Richtlinie definiert Anforderungen für die rechts- und beweissichere Digitalisierung von Papierdokumenten, etwa durch ersetzendes Scannen.

Während TR-RESISCAN den Scanprozess normiert und nachvollziehbar dokumentiert, stellt TR-ESOR sicher, dass die daraus entstehenden digitalen Dokumente langfristig rechtskonform, unveränderbar und beweiskräftig gespeichert werden. Gemeinsambilden beide Richtlinien eine verlässliche Grundlage für durchgängige, revisionssichere Archivierung – von der Erfassung analoger Informationen bis zur digitalen Beweiserhaltung.

TR-ESOR legt technische und organisatorische Anforderungen fest, um die Langzeitaufbewahrung elektronischer Dokumente mit erhaltener Beweiskraft sicherzustellen. Im Mittelpunkt stehen dabei folgende Schutzziele::

• Integrität (Schutz vor Manipulation): Elektronisch gespeicherte Daten sind vor unbefugten Änderungen während der gesamten Aufbewahrungszeiträume zu schützen. Jede Änderung ist vollständig und  nachvollziehbar zu protokollieren.
• Authentizität (Nachweis der Herkunft und Echtheit): Dokumente müssen eine eindeutig zuordenbare Quelle sowie eine verifizierbare Signatur besitzen.
• Vertraulichkeit (Schutz sensibler Informationen): Rollenbasierte Berechtigungskonzepte regeln, wer Zugriff auf archivierte Dokumente erhält. Zusätzlich gewährleisten Verschlüsselungsverfahren, dass unbefugte Dritte keine Einsicht erhalten.
• Nachweisbarkeit (Langfristige Beweiserhaltung): Die archivierten Dokumente müssen jederzeit überprüfbar und rechtssicher sein – auch noch Jahrzehnte nach ihrer Ablage.

Hey Doxi, was sind die technischen Kernprinzipien von TR-ESOR?

TR-ESOR ist für den Einsatz in Kombination mit bestehenden Enterprise Content Management-, Dokumentenmanagement- und Archivsysteme konzipiert. Denn die Richtlinie stellt nur Anforderungen an die technische und organisatorische Umsetzung der langfristigen Beweiswerterhaltung elektronischer Dokumente, die von spezialisierten Archivsystemen erfüllt werden müssen.

Über standardisierte Schnittstellen lassen sich DMS und ECM-Systeme so anbinden, dass sie Dokumente an ein TR-ESOR-konformes Archivsystem übergeben. Das DMS bzw. ECM-System übernimmt dabei primär die Verwaltung des Dokumentenlebenszyklus, während die eigentliche beweiserhaltende Langzeitarchivierung im Archivsystem erfolgt.

Damit die Gesamtlösung  TR-ESOR-konform arbeitet, muss siefolgende Funktionen unterstützen:

• Dokumentenübergabe über definierte Schnittstellen (APIs, Webservices): DMS und ECM-Systeme übergeben Dokumente über festgelegte APIs an ein TR-ESOR-konformes Archivsystem. Standardisierte Schnittstellen wie RESTful APIs, SOAP oder CMIS erleichtern die Kommunikation.
• Verifikation von Signaturen und Zeitstempeln: Bevor Dokumente archiviert werden, prüfen DMS und ECM-Systeme die Echtheit derdigitalen Unterschrift.
• Langzeitarchivierung mit Beweissicherung: DMS und ECM-Systeme speicherndie Dokumente in revisionssicherer Form, zum Beispiel auf WORM-Speichern (Write Once, Read Many) oder in verschlüsselten Archiv-Containern.

Idealerweise besitzt das genutzte DMS- oder ECM-System ein integriertes TR-ESOR-konformes Archiv. In ihm verwahren Sie Unterlagen revisionssicher und langfristig abrufbar. Die TR-ESOR-Richtlinie gibt hier strikte Vorgaben zur Integrität und Verfügbarkeit archivierter Inhalte. Zum Beispiel müssen verwendete Archivsysteme TR-ESOR-Module nutzen, um eine nachhaltige Beweiskraft zu garantieren. Dabei erfolgt die Speicherung oft in Form von WORM-Speichern (Write Once, Read Many) oder durch verschlüsselte Archivcontainer. Da digitale Unterschriften zudem mit der Zeit an Gültigkeit verlieren, sorgt das Archivsystem über eine TR-ESOR-konforme Nachsignierung für den Erhalt der Beweiskraft.

Mit Doxis erhalten Sie eine TR-ESOR-konforme Lösung, die eine sichere, nachvollziehbare und unveränderbare Archivierung digitaler beziehungsweise elektronischer Dokumente ermöglicht. Denn Doxis erfüllt als ECM-System und revisionssicheres Langzeitarchiv die Anforderungen der BSI TR-03125 (TR-ESOR). So sorgt Doxis dafür, dass Dokumente während ihres gesamten Lebenszyklus ihre Integrität und Beweiskraft behalten:

• Doxis unterstützt die automatische Konvertierung von Dokumenten in das PDF/A-Format, das archivierte Dateien auch nach Jahrzehnten originalgetreu wiedergibt.
• Doxis bindet sich an bestehende Geschäftsprozesse an und stellt so sicher, dass Dokumente automatisiert archiviert und jederzeit rechtskonform abrufbar sind.
• Doxis zeigt unterschriebene Dokumente inklusive Zeitstempel an und speichert Archivdateien revisionssicher.

Unternehmen und Behörden, die eine rechtskonforme Langzeitarchivierung sicherstellen müssen, profitieren von der technischen Richtlinie. Das sind die Vorteile zusammengefasst:

• TR-ESOR gewährleistet, dass elektronisch signierte und verschlüsselte Dokumente ihre Beweiskraft über Jahrzehnte hinweg behalten. So erfüllen Sie rechtliche, steuerliche und regulatorische Anforderungen.
• TR-ESOR sichert, dass gespeicherte Dokumente nicht nachträglich verändert werden können. Dadurch sind Aufzeichnungen revisionssicher und erfüllen Compliance-Anforderungen.
• TR-ESOR basiert auf international anerkannten Sicherheitsstandards. Unternehmen und Behörden profitieren von klaren Vorgaben, um gesetzliche Anforderungen wie eIDAS, DSGVO oder GoBD einzuhalten.
• TR-ESOR ist als modulares Konzept aufgebaut und lässt sich nahtlos in DMS, ECM- und Archivsysteme integrieren. Unternehmen können bestehende Archivlösungen erweitern, ohne ihre gesamte IT-Infrastruktur umzustellen.
• TR-ESOR minimiert dank automatisierter Dokumentenprozesse den administrativen Aufwand und sorgt für eine effiziente und langfristig sichere Archivierung.

TR-ESOR ist ein zentraler Baustein für die rechtssichere Langzeitarchivierung digitaler Dokumente. Die Technische Richtlinie schützt elektronische Unterlagen vor Manipulation, stellt ihre Beweiskraft sicher und ermöglicht eine dauerhafte digitale Nachvollziehbarkeit – sowohl für Unternehmen als auch für öffentliche Einrichtungen ist sie damit unverzichtbar..

Die Umsetzung TR-ESOR-konformer Archivierungsprozesse lässt sich beispielsweise mit Doxis realisieren. Die integrierte Langzeitarchivierung mit PDF/A-Unterstützung sorgt dafür, dass Ihre Dokumente auch überJahrzehnte hinweg unverändert, lesbar und rechtlich gültig bleiben.

Häufige Fragen zu TR-ESOR