Welche Vorteile hält SAP SuccessFactors für Personalfachkräfte bereit?

SAP begründet den Umstieg von HCM zu SuccessFactors mit der Notwendigkeit, HR-Systeme zu modernisieren und aktuelle betriebliche Anforderungen hinsichtlich cloudbasierter Lösungen zu erfüllen. SuccessFactors überzeugt mit Flexibilität, Skalierbarkeit und einem geringeren Wartungsaufwand im Vergleich zur bisherigen On-Premises-Bereitstellung von HCM. Der Umstieg auf die cloudbasierte Infrastruktur von SAP SuccessFactors bietet Unternehmen folgende Vorteile:

• Effizientere Verwaltung von HR-Prozessen
• Zugriff auf Echtzeitdaten
• Reduzierung von Infrastrukturkosten
• Regelmäßige Aktualisierungen und neue Funktionen, mit deren Einführung SAP Branchenentwicklungen berücksichtigt
• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit, fortschrittliche Datenanalysen und einfacheres Compliance-Management

Siehe offizielle Erklärung von SAP.

Welche Funktionen und Vorteile bietet SAP SuccessFactors?

SAP SuccessFactors ist eine umfassende HR-Management-Plattform, die ein breites Spektrum an HR-Aktivitäten in einem cloudbasierten All-in-one-System abdeckt. Im Tagesgeschäft entlastet SuccessFactors HR-Teams bei administrativen Vorgängen durch die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben, die Bereitstellung von Self-Service-Optionen für Mitarbeitende und das Angebot einer einheitlichen Plattform für alle Teilbereiche des HR-Managements.

So profitiert Ihr Team von der neuen Lösung:

Verbesserte Möglichkeiten bei mobiler Nutzung:
Mithilfe von SuccessFactors lassen sich HR-Vorgänge unterwegs über die entsprechende App verwalten. Funktionen wie die Anzeige des Organigramms, der Zugriff auf Lernmodule und das Management von Mitarbeiterprofilen sind auf mobilen Geräten überall verfügbar. So können HR-Teams im Austausch bleiben und Aufgaben verwalten, auch wenn Teammitglieder gerade nicht zu erreichen sind.

KI-gestütztes Recruiting und Performance-Management:
Die Plattform nutzt KI-basierte Tools für das Recruiting, etwa bei der Abstimmung von Bewerberqualifikationen und der Prüfung von Unterlagen. So lässt sich der Recruiting-Prozess effizienter gestalten, da Personalfachkräfte die Qualifikationen von Bewerbern schnell mit den Stellenanforderungen abgleichen können.

Automatisiertes Onboarding und Massenbearbeitung von Aufgaben:
SuccessFactors bietet ein optimiertes Onboarding-Erlebnis, in dessen Rahmen neue Angestellte alle Onboarding-Aufgaben auf nur einer Seite erledigen können. Die Plattform bietet Unternehmen mit Masseneinstellungen die Möglichkeit, Aufgaben in Form von Massenoperationen zu erledigen. Dadurch können Führungskräfte Vorgänge für mehrere neue Angestellte gleichzeitig abschließen.

Verbesserte Zeiterfassung und Lohnabrechnung:
Die Plattform ermöglicht eine neue Art der Zeiterfassung im Zusammenspiel mit SAP S/4HANA. Mitarbeitende können ihre Arbeitszeit zur Abrechnung und Protokollierung einheitlich erfassen.

Entgeltplanung mit Audit-Tools:
SuccessFactors umfasst ein neues Audit-Planertool für die Entgeltplanung. HR-Fachkräfte können die Entgelt-Änderungsprotokolle anzeigen und herunterladen, sodass Änderungen in Echtzeit ersichtlich sind und der administrative Aufwand bei der Erstellung von Auditberichten sinkt.

KI-gestützte Lern- und Entwicklungsprozesse:
Die Plattform liefert KI-gestützte Empfehlungen für die Personalentwicklung. Hierzu zählen individuelle Karrierepfade, Weiterbildungsangebote und gezielte Fortbildungen, was die Talent- und Mitarbeiterförderung erleichtert.

Die folgende Gegenüberstellung zeigt die Unterschiede der beiden Plattformen in verschiedenen kritischen Bereichen:

SAP SuccessFactors bietet unzählige Funktionen für Effizienzsteigerungen und Verbesserungen der strategischen Arbeit in HR-Abteilungen. Besonders bei der Kopplung mit einem KI-gestützten Dokumentenmanagement-System (DMS) ist der Zusatznutzen enorm. Ein DMS erfasst, organisiert und verwaltet Ihre Dokumente digital. Dadurch können Ihre Teams administrative Tätigkeiten optimieren, Routineaufgaben automatisieren und alle Inhalte sicher und transparent nutzen. Dies ist ein Wendepunkt im Personalwesen, denn angesichts dokumentenlastiger Prozesse, wie dem Onboarding und der Personalaktenführung, geraten Teams ansonsten häufig an ihre Grenzen.

Doch wenn Ihr DMS Funktionen zur intelligenten Dokumentenverarbeitung (IDP) umfasst, bieten sich noch weitere Möglichkeiten. IDP nutzt fortschrittliche KI-Technologien wie maschinelles Lernen und OCR, um automatisch die wichtigsten Informationen aus jedem Dokument in jedem beliebigen Format zu ermitteln, zu extrahieren und zu validieren. Ob Lebenslauf oder Steuerformular, IDP erkennt den Dokumenttyp und Kontext, erfasst die relevanten Details, prüft sie auf Genauigkeit und leitet sie an den richtigen Prozess weiter – ganz ohne manuelle Eingriffe.

Personalteams profitieren so von schnellerem Onboarding, einwandfreien Akten und größeren Zeitfenstern, in denen sie sich um Menschen statt um Papierkram kümmern können.

Zu den leistungsstarken Funktionen zählen unter anderem:

• Intelligentes HR-Datenmanagement und Integration
  Mit intelligenter Dokumentenverarbeitung klassifiziert die Software Dokumente automatisch, extrahiert die wichtigsten Informationen und legt sie datenschutzkonform ab. Sie macht aus Inhalten durchsuchbare Metadaten, leitet sie an die zuständigen Personen weiter und überträgt relevante Mitarbeiter- oder Bewerberdaten an verknüpfte Systeme wie SAP SuccessFactors oder Payroll.
  
  
• Automatisierte Gültigkeitsprüfung von Dokumenten
  DMS-Lösungen sind vor allem bekannt dafür, dass sie die Kategorisierung, die Speicherung und den Abruf von Dokumenten automatisieren, und zwar in einem einheitlich organisierten System, das Nutzern die Suche und den Zugriff erleichtert. Sie eignen sich besonders, wenn Tools wie SharePoint keine durchschlagende Wirkung erzielen.
  
  
• Zentralisierung von Dokumenten
  Ein DMS eignet sich optimal zum automatischen Kategorisieren, Archivieren und Abrufen von Dokumenten, und zwar in einem einheitlich organisierten System, das den Nutzern die Suche und den Zugriff erleichtert. Das ist besonders interessant, wenn Tools wie SharePoint nicht die gewünschte Wirkung erzielen.

• Self-Service-Optionen
  Personalfachkräfte können die Self-Service-Funktionen eines modernen DMS nutzen, um schnell und einfach maßgeschneiderte Dokumente zu generieren, die den individuellen Mitarbeiter- und Bewerberanforderungen entsprechen, wodurch sich der Arbeitsaufwand reduziert.

• Transparenter Mitarbeiterlebenszyklus
  Versionskontrolle und eine einheitliche Ordnerstruktur mit vollständiger Transparenz geben Personalfachkräften einen umfassenden Überblick über den Lebenszyklus der Mitarbeitenden.
  
  
• Automatisiertes On- und Offboarding
  Die Ausgabe und Rückgabe von Zugangskarten können sie durch die IT steuern, von Firmenfahrzeugen und Büroausstattung durch den Einkauf und vieles mehr.

Ein modernes DMS ist die optimale Lösung, um Ihre digitalen Unterlagen vor diesem großen Schritt zu sortieren. Das System sammelt alle wichtigen Dateien und organisiert sie übersichtlich und gut zugänglich für den Wechsel zu SAP SuccessFactors. Manche Unternehmen, die SAP HCM nutzen, verfügen bereits über ein modernes DMS. Der Großteil hingegen arbeitet mit höherer Wahrscheinlichkeit noch mit keinem oder einem veralteten DMS-System. Ohne DMS werden Dokumente einfach in HCM gespeichert und somit nicht rechtskonform oder revisionssicher organisiert. Das ist als würden Dateien ungeordnet auf freigegebenen Laufwerken liegen. Ist ein älteres DMS vorhanden, bietet dieses wahrscheinlich keine Kompatibilität mit SuccessFactors.

Für den Umstieg auf SuccessFactors wird im Optimalfall vor der Migration ein modernes DMS eingeführt. So wird gewährleistet, dass alle Dokumente ordnungsgemäß, sicher und rechtskonform gespeichert werden. Durch einen angemessenen Zugriffsschutz können Mitarbeitende ausschließlich ihre eigenen Dateien aufrufen. Nach sicherer Organisation der Unterlagen im DMS müssen nur noch die Daten in HCM zu SuccessFactors migriert werden. Die Dokumente verbleiben am Speicherort, nur die Schnittstelle ändert sich von HCM zu SuccessFactors, wodurch der gesamte Prozess reibungslos verläuft und besser kontrollierbar ist.

So gelingt führenden IT-Dienstleister der Umstieg auf SAP SuccessFactors

Betrachten wir das Beispiel der adesso Group, einem europaweit führenden IT-Dienstleister. Eine wachsende Belegschaft verteilt auf 63 Standorte und komplett papierbasierte Abläufe stellten Adesso vor enorme Herausforderungen im Personalwesen. Das Fehlen digitaler Dateien und eines zentralen Zugriffs auf Personaldokumente verlangsamte und erschwerte alle Vorgänge – und das zu einem Zeitpunkt, als das Unternehmen SAP S/4HANA und SAP SuccessFactors implementieren wollte.
Bei adesso erkannte man, dass grundlegende Änderungen nötig waren, und integrierte ein modernes DMS, um den wichtigen Systemwechsel vorzubereiten. Dieser strategische Schritt glich beinahe einer Revolution, denn alle Personalunterlagen wurden in ein digitales Archiv überführt.

Die Vorgehensweise dabei war wie folgt:

• Circa 5 TB Personaldaten wurden in das neue DMS überführt.
• Das System wird jetzt von mehr als 1.500 Nutzern regelmäßig und von circa 8.500 Nutzern gelegentlich verwendet. Es bietet umfassende Zugriffs- und Interaktionsmöglichkeiten im gesamten Unternehmen.
• Dank des neuen DMS wurde das Aufsetzen und digitale Unterzeichnen von Arbeitsverträgen enorm beschleunigt.
• Das Management kann jetzt ortsunabhängig auf digitale Personalakten zugreifen. Die Integration mit SAP SuccessFactors ist nahtlos, sodass effizientere Workflows ohne Anwendungswechsel ermöglicht werden.

Der Umstieg auf SAP SuccessFactors stellt nicht nur eine technische Veränderung dar, sondern auch einen strategischen Entwicklungssprung hin zu einer modernen HR-Umgebung. Der Wechsel auf eine cloudbasierte Plattform bietet Ihnen neue Möglichkeiten mit Mitarbeiterdaten und -workflows umzugehen, diese zu analysieren und zu managen. Dieser Schritt steht somit für den Wandel von konventionellen Methoden zum proaktiven, datengestützten Personalmanagement. In diesem werden alle Entscheidungen auf der Grundlage von Echtzeit-Daten getroffen und alle Prozesse für maximale Effizienz optimiert.

Wenn Sie bereit sind, Ihre Migration zu vereinfachen und das Management Ihrer Personaldokumente zu revolutionieren, sehen Sie sich unbedingt ein DMS mit IDP-Funktionen in Aktion an. Jetzt eine Demo buchen.