Ce que les responsables RH peuvent attendre de SAP SuccessFactors

Le passage de SAP de HCM à SuccessFactors est motivé par la nécessité de moderniser les SIRH et de répondre aux demandes actuelles des entreprises en faveur des solutions cloud. SuccessFactors se caractérise par sa flexibilité, son évolutivité et ses moindres besoins en maintenance par rapport à l’ancienne solution HCM installée en local. En optant pour l’infrastructure cloud de SAP SuccessFactors, vous pouvez :

• Optimiser la gestion de vos processus RH
• Accéder aux données en temps réel
• Réduire les coûts d’infrastructure
• Bénéficier de mises à jour régulières et des nouvelles fonctionnalités déployées par SAP pour suivre l’évolution du secteur.
• Bénéficier d’une meilleure expérience employé, d’analyses avancées des données et d’une gestion facilitée de la conformité.

Annonce officielle de SAP en anglais.

Plateforme complète de gestion des ressources humaines, SAP SuccessFactors couvre un large éventail de processus RH au travers d’une application cloud tout-en-un. Au quotidien, SuccessFactors diminue la charge administrative des équipes RH en automatisant les tâches répétitives, en mettant à disposition des salariés des options de libre-service et en fournissant une plateforme unifiée pour prendre en charge tous les aspects de la gestion des ressources humaines.

Impacts :

• Amélioration des fonctionnalités pour terminaux mobiles
  SuccessFactors permet de gérer les tâches RH en déplacement grâce à son application mobile. Des fonctionnalités telles que la visualisation de l’organigramme, l’accès aux modules d’apprentissage et la gestion des profils d’employés sont toutes disponibles à partir d’un appareil mobile. Les membres de votre équipe RH peuvent ainsi rester connectés et gérer leurs tâches même lorsqu’ils ne sont pas au bureau.
  
  
• Recrutement et gestion des performances pilotés par IA
  La plateforme introduit des outils assistés par IA pour le recrutement, comme l’adéquation des compétences et la sélection des candidats. Le processus de recrutement se trouve alors grandement simplifié, et les professionnels des ressources humaines peuvent rapidement aligner les compétences des candidats sur les exigences du poste.
  
  
• Automatisation de l’intégration et de l’accomplissement de tâches en masse
  SuccessFactors améliore l’expérience d’onboarding en donnant la possibilité aux nouveaux salariés d’accomplir toutes les tâches d’intégration depuis une page unique. Pour les organisations qui recrutent beaucoup, la plateforme permet de réaliser des tâches en masse, notamment d’effectuer simultanément des tâches pour de nombreux nouveaux embauchés.
  
  
• Amélioration du suivi des temps et de la gestion de la paie
  La plateforme intègre une nouvelle expérience de suivi des temps qui fonctionne en tandem avec SAP S/4HANA et permet d’enregistrer les horaires de travail pour la paie et de suivre les activités des collaborateurs de manière unifiée.
  
  
• Planification de la rémunération à l’aide d’outils d’audit
  SuccessFactors embarque un outil d’audit pour la planification des rémunérations. Les planificateurs des ressources humaines peuvent consulter et télécharger les historiques des modifications de la rémunération : ils bénéficient alors d’une visibilité en temps réel des modifications et réduisent ainsi la charge administrative liée à la génération des rapports d’audit.
  
  
• Apprentissage et développement basés sur l’IA
  La plateforme propose des recommandations pilotées par l’IA pour le développement professionnel des salariés, notamment des trajectoires de carrière personnalisées, des possibilités de perfectionnement et des cours d’apprentissage ciblés, afin de faciliter l’épanouissement des talents et le perfectionnement des employés.

Le comparatif ci-dessous met en évidence les différences entre ces deux plateformes sur plusieurs points essentiels :

SAP SuccessFactors intègre de nombreuses fonctions d’amélioration de l’efficacité et de la gestion stratégique des ressources humaines. Mais lorsqu’il est intégré à un système de gestion documentaire alimenté par l’IA, sa valeur est démultipliée.
Un système de gestion documentaire (ou gestion électronique de documents - GED) capture, organise et gère vos documents sous forme numérique. Résultat : vous rationalisez les tâches administratives, automatisez les opérations répétitives, sécurisez l’ensemble de vos documents et en facilitez la recherche. Cela change la donne pour la fonction RH, dont les équipes sont souvent débordées par des processus documentaires complexes, comme l’intégration des nouveaux salariés et la tenue à jour des dossiers du personnel.

Mais lorsque votre GED s’enrichit de la technologie de traitement intelligent des documents (IDP), elle repousse encore les limites. L’IDP s’appuie sur des technologies d’IA avancées, telles que l’apprentissage automatique et la reconnaissance optique des caractères (OCR), pour identifier, extraire et valider automatiquement les informations essentielles de n’importe quel document, quel que soit son format. Qu’il s’agisse d’un CV ou d’un formulaire fiscal, l’IDP comprend le type et le contexte du document, en extrait les informations pertinentes, en vérifie l’exactitude et les achemine vers le bon processus, et ce, sans aucune opération manuelle.

Pour les RH, c’est la garantie de consacrer plus temps à la gestion effective des talents de l’entreprise plutôt qu’à le perdre à remplir de la paperasse.

Principales fonctionnalités :

• Gestion et intégration intelligentes des données RH
  Grâce à la technologie IDP (Intelligent Document Processing), le logiciel classe automatiquement les documents, en extrait les informations essentielles et les enregistre conformément à la législation sur la protection des données. Il transforme le contenu en métadonnées interrogeables, l’achemine aux bons interlocuteurs et transfère les données pertinentes relatives aux employés ou aux candidats aux applications connectées, comme SuccessFactors ou Payroll.
  
  
• Automatisation du contrôle de la validité des documents
  Le système vérifie automatiquement si les documents sont toujours d’actualité en contrôlant leur date d’expiration ou les informations manquantes. Votre service RH évite ainsi les dossiers périmés ou incomplets tout en maintenant l’exactitude des dossiers du personnel.
  
  
• Centralisation des documents
  Une solution de gestion documentaire excelle dans l’automatisation de la catégorisation, de l’archivage et de la récupération des documents. Elle garantit leur organisation cohérente pour simplifier recherches et accès des utilisateurs. Elle s’avère idéale lorsque des outils tels que SharePoint ne suffisent pas.
  
  
• Libre-service
  Vous pouvez utiliser la fonctionnalité de libre-service de la GED pour générer rapidement et facilement des documents personnalisés en fonction des besoins particuliers de chaque employé ou candidat, afin de réduire votre charge de travail.
  
  
• Transparence du cycle de vie des ressources humaines
  Grâce à la gestion des versions et à une structure de dossier uniforme offrant une transparence complète, vous maîtrisez intégralement le cycle de vie de vos ressources humaines.
  
  
• Automatisation des opérations d’onboarding/offboarding
  Gérez la fourniture et la remise des badges d’accès par le service informatique, les véhicules de société et le matériel de bureau par le service Achats, etc.

Une GED moderne est parfaite pour mettre de l’ordre dans vos documents numériques avant la grande bascule. Elle rassemble tous vos fichiers essentiels en veillant à ce qu’ils soient bien organisés et facilement accessibles lors du passage à SAP SuccessFactors. Et si certaines entreprises utilisatrices de SAP HCM peuvent disposer d’une GED moderne, il est beaucoup plus probable de ne pas en avoir une ou de posséder une solution obsolète. Sans GED, les documents sont simplement stockés dans HCM : ils ne sont alors pas organisés de manière sécurisée ou prêts à être audités, un peu comme si on laissait des fichiers éparpillés sur des lecteurs partagés. Lorsqu’elles disposent d’une GED, celle-ci est probablement incompatible avec SuccessFactors.

Pour simplifier le passage à SuccessFactors, il vaut mieux adopter une GED moderne avant la migration. Cette mesure permet de s’assurer que tous les documents sont correctement stockés, sécurisés et conformes à la réglementation. Avec les contrôles d’accès idoines, vos salariés peuvent consulter leur dossier, mais pas celui de leurs collègues. Une fois les documents sécurisés dans la GED, seules les données de HCM doivent être migrées vers SuccessFactors. Les documents restent là où ils sont, et seule l’interface de SuccessFactors remplace celle de HCM, ce qui fluidifie et facilite la gestion de l’ensemble du processus.

Prenons le cas d’adesso Group, l’une des principales sociétés de services informatiques en Europe. Avec des collaborateurs répartis sur 63 sites et des processus entièrement gérés sur des supports papier, adesso a dû relever des défis considérables pour gérer ses ressources humaines. L’absence de dossiers électroniques et d’accès centralisé aux documents RH rendait chaque processus lent et fastidieux, au moment même où l’entreprise envisageait de mettre en œuvre SAP S/4HANA et SAP SuccessFactors.

Reconnaissant la nécessité d’un changement radical, adesso a intégré une GED moderne pour préparer cette révision majeure de ses systèmes informatiques. Cette décision stratégique a révolutionné son approche en numérisant et en centralisant l’ensemble des documents RH.

Déroulement de la migration :

• Environ 5 To de documents RH ont été transférés dans la nouvelle GED.
• Le nouveau logiciel est désormais régulièrement utilisé par plus de 1 500 utilisateurs et compte environ 8 500 utilisateurs occasionnels, ce qui facilite l’accès et les interactions dans l’ensemble de l’entreprise.
• Cette nouvelle GED permet de considérablement accélérer la création et la signature électronique des contrats de travail.
• La direction a obtenu un accès universel aux dossiers électroniques des salariés, qui s’intègrent en toute transparence à SAP SuccessFactors. Cette possibilité a permis d’améliorer l’efficacité des flux de travail sans avoir à changer d’application.

La migration vers SAP SuccessFactors marque non seulement une évolution technique, mais aussi un saut stratégique dans la modernisation de votre paysage RH. Ce passage à une plateforme cloud redéfinit votre capacité à interagir, analyser et gérer les données de vos salariés et vos flux de travail. Vous basculez alors dans une gestion des RH proactive et pilotée par la donnée, où chaque décision peut être éclairée par des informations en temps réel et où chaque processus est simplifié pour maximiser l’efficacité.

Et lorsque vous serez prêt à simplifier votre migration et à transformer votre gestion des documents RH, venez découvrir de quoi une GED dotée de fonctionnalités IDP est capable. Réservez votre démonstration dès aujourd’hui.