Qué pueden esperar los responsables de RR. HH. con SAP SuccessFactors

El paso de SAP de HCM a SuccessFactors está impulsado por la necesidad de modernizar los sistemas de RR. HH. y satisfacer las demandas empresariales actuales de soluciones basadas en la nube. SuccessFactors ofrece flexibilidad, escalabilidad y menores requisitos de mantenimiento en comparación con el antiguo HCM local. Al pasar a la infraestructura basada en la nube de SAP SuccessFactors, las empresas pueden:

• Gestionar los procesos de RR. HH. de forma más eficiente
• Acceder a datos en tiempo real
• Reducir los costes de infraestructura
• Beneficiarse de las actualizaciones periódicas y de las nuevas funciones introducidas por SAP para mantenerse al día de los cambios del sector
• Beneficiarse de una mejor experiencia de los empleados, un análisis de datos avanzado y una gestión del cumplimiento normativo más sencilla de los empleados, un análisis de datos avanzado y una gestión del cumplimiento normativo más sencilla

Consulta la declaración oficial de SAP.

SAP SuccessFactors es una plataforma integral de gestión de RR. HH. diseñada para cubrir una amplia gama de actividades de este ámbito a través de un sistema todo en uno basado en la nube. En las operaciones diarias, SuccessFactors reduce la carga administrativa de los equipos de RR. HH. automatizando las tareas repetitivas, ofreciendo opciones de autoservicio a los empleados y proporcionando una plataforma unificada para gestionar todos los aspectos de la gestión de RR. HH.

Te enseñamos cómo afectará a tu equipo:

• Capacidades mejoradas en tu smartphone:
  SuccessFactors permite gestionar las tareas de RR. HH. sobre la marcha a través de su aplicación móvil. Que ofrece funciones como ver el organigrama, acceder a los módulos de aprendizaje y gestionar los perfiles de los empleados. Esto significa que los equipos de RR. HH. pueden permanecer conectados y gestionar tareas incluso cuando están lejos de sus escritorios.
  
  
• Contratación y gestión del rendimiento basados en IA:
  La plataforma introduce herramientas asistidas por IA para la contratación, como la adecuación de competencias y la selección de candidatos. Esto significa que el proceso de contratación es más ágil, lo que permite a los profesionales de RR. HH. cotejar rápidamente las aptitudes de los solicitantes con los requisitos del puesto.
  
  
• Onboarding automatizado y realización masiva de tareas:
  SuccessFactors proporciona una experiencia de onboarding mejorada en la que los nuevos empleados pueden completar todas las tareas de incorporación desde una sola página. Para las organizaciones con un gran volumen de contrataciones, la plataforma facilita la realización masiva de tareas, lo que permite a los gestores completar las tareas de varias nuevas contrataciones simultáneamente.
  
  
• Mejor seguimiento del tiempo y gestión de las nóminas:
  La plataforma integra una nueva experiencia de registro horario que funciona en tándem con SAP S/4HANA, lo que permite a los empleados controlar las horas para la nómina y realizar un seguimiento de las actividades de forma unificada.
  
  
• Planificación de la retribución con herramientas de auditoría:
  SuccessFactors presenta una herramienta de auditoría para la planificación de la retribución. Los planificadores de RR. HH. pueden ver y descargar los registros del historial de cambios en la retribución, lo que proporciona visibilidad en tiempo real de las modificaciones y reduce la carga administrativa de ejecutar informes de auditoría.
  
  
• Aprendizaje y desarrollo impulsados por IA:
  La plataforma ofrece recomendaciones basadas en IA para el desarrollo de los empleados. Esto incluye itinerarios profesionales personalizados, oportunidades de mejora de las cualificaciones y cursos de aprendizaje específicos, lo que facilita el desarrollo del talento y el crecimiento de los trabajadores.

A continuación, mostramos una comparación que pone de relieve cómo estas dos plataformas contrastan en varios aspectos cruciales:

SAP SuccessFactors ofrece una gran cantidad de funciones para impulsar la eficiencia y la gestión estratégica de los departamentos de RR. HH. Pero cuando se integra con un sistema de gestión documental (DMS) potenciado por IA, su valor se multiplica.

Un sistema de gestión documental (DMS) captura, organiza y gestiona tus documentos digitalmente, ayudando a tus equipos a agilizar la administración, a automatizar las tareas rutinarias y a mantener todo seguro y con capacidad de búsqueda. Esto cambia las reglas del juego en RR. HH., donde los equipos se ven a menudo abrumados por procesos con gran carga documental, como la incorporación y el mantenimiento de registros de empleados.

Pero cuando tu DMS incluye el procesamiento documental inteligente (IDP), va incluso un paso más allá. El IDP utiliza tecnologías avanzadas de IA, como el aprendizaje automático y el OCR, para identificar, extraer y validar automáticamente la información clave de cualquier documento, en cualquier formato. Tanto si se trata de un CV como de un formulario de la autoridad tributaria, el IDP entiende el tipo de documento y su contexto, extrae los detalles relevantes, comprueba su exactitud y lo dirige al proceso adecuado, todo ello sin necesidad de introducir datos manualmente.

Para RR. HH., esto significa un onboarding más rápido, unos registros más eficientes y más tiempo para centrarse en las personas y no en el papeleo.

Entre sus potentes funciones se incluye:

• Gestión e integración inteligente de datos de RR. HH.
  Con el procesamiento documental inteligente, el software clasifica los documentos automáticamente, extrae la información clave que contienen y los archiva conforme a las leyes de protección de datos. Convierte el contenido en metadatos buscables, lo dirige a las personas adecuadas y transfiere los datos relevantes del empleado o candidato a sistemas conectados como SuccessFactors o Payroll.
  
  
• Comprobaciones automáticas de la validez de los documentos
  El sistema verifica automáticamente si los documentos siguen vigentes comprobando las fechas de caducidad o la información que falta. Esto ayuda a RR. HH. a evitar basarse en archivos obsoletos o incompletos y mantiene la exactitud de los registros de personal.
  
  
• Centralización de documentos
  Un DMS es fantástico para automatizar la categorización, archivo y recuperación de documentos, garantizando que estén organizados en un sistema coherente que simplifique la búsqueda y el acceso a los usuarios. Ideal para cuando herramientas como SharePoint no son suficientes.
  
  
• Autoservicio
  Los profesionales de RR. HH. pueden utilizar las modernas funcionalidades de autoservicio de los DMS para generar documentos personalizados basados en las necesidades particulares de cada empleado o candidato de manera rápida y fácil, reduciendo así su carga de trabajo.
  
  
• Ciclo de vida del empleado transparente
  Con el control de versiones y una estructura de carpetas uniforme con total transparencia, los responsables de RR. HH. mantienen una supervisión completa sobre el ciclo de vida de los empleados.
  
  
• Onboarding y offboarding automatizados
  Gestiona la provisión y devolución de tarjetas de acceso por parte de IT, los vehículos de empresa y el equipamiento ofimático por parte de Adquisiciones y mucho más.

Un DMS moderno es ideal para ordenar tus documentos digitales antes de la gran migración. El sistema reúne todas tus carpetas esenciales, garantizando que estén bien organizadas y fácilmente accesibles para cuando realices la transición a SAP SuccessFactors. Y aunque algunas empresas que utilizan SAP HCM pueden tener un DMS moderno, es mucho más probable que no utilicen ningún DMS o que usen un sistema heredado anticuado. Sin un DMS, los documentos simplemente se almacenan en HCM, lo que significa que no están organizados de forma segura ni listos para auditorías, como si se dejaran carpetas dispersas por unidades compartidas. Y si tienen un DMS heredado, es probable que sea incompatible con SuccessFactors.

Para agilizar la transición a SuccessFactors, lo mejor es adoptar un DMS moderno antes de migrar. Esto garantiza que todos los documentos se almacenen adecuadamente, de forma segura y conforme a la normativa. Con los controles de acceso adecuados, los empleados pueden ver sus propias carpetas, pero no las de los demás. Una vez que los documentos están seguros en el DMS, solo es necesario migrar los datos de HCM a SuccessFactors. Los documentos permanecen donde están, pero la interfaz cambia de HCM a SuccessFactors, haciendo que todo el proceso sea más fluido y manejable.

Tomemos el caso de Adesso Group, un proveedor de servicios informáticos líder en Europa. Con una plantilla dispersa en 63 ubicaciones y procesos totalmente basados en papel, Adesso se enfrentaba a enormes retos en la gestión de RR. HH. La ausencia de carpetas digitales y de acceso centralizado a los documentos de RR. HH. hacía que todos los procesos fueran lentos y engorrosos, justo en un momento en el que la empresa pretendía implantar SAP S/4HANA y SAP SuccessFactors.

Reconociendo la necesidad de un profundo cambio, Adesso integró un DMS moderno para preparar esta importante revisión de los sistemas. Este movimiento estratégico revolucionó su enfoque al digitalizar y centralizar todo su repositorio de documentos de RR. HH.

Así se hizo:

• Se migraron unos 5 TB de documentos de RR. HH. al nuevo DMS.
• El sistema da servicio hoy en día a más de 1.500 usuarios frecuentes y aproximadamente a 8.500 usuarios ocasionales, facilitando un amplio acceso e interacción en toda la empresa.
• Con el nuevo DMS, la creación y firma digital de los contratos de trabajo se agilizó considerablemente.
• Los responsables obtuvieron acceso independiente de la ubicación a las carpetas digitales de los empleados, integrándose perfectamente con SAP SuccessFactors, lo que permitió workflows más eficientes sin necesidad de cambiar de aplicación.

La transición a SAP SuccessFactors marca no solo un cambio técnico, sino un salto estratégico hacia la modernización de tu ecosistema de RR. HH. Este paso a una plataforma basada en la nube redefine tu capacidad para interactuar con los datos y workflows de los empleados, para analizarlos y para gestionarlos, lo que representa un cambio desde las prácticas tradicionales hacia una gestión de RR. HH. proactiva y basada en datos, en la que cada decisión puede apoyarse en información en tiempo real y cada proceso se racionaliza para lograr la máxima eficacia.

Y cuando estés preparado para simplificar tu migración y transformar la gestión de tus documentos de RR. HH., asegúrate de poder ver en acción un DMS con capacidades de IDP. Reserva tu demo hoy mismo.