Aus 2025 wird 2027 – Warum Sie den Wechsel auf SAP S/4HANA gerade jetzt vorantreiben sollten

Das Ende ist nah. Zumindest in der Software-Welt, und dort zumindest für viele SAP-ERP-Systeme. Schließlich wird SAP ERP nur noch bis 2025 unterstützt. Danach wird es voraussichtlich keine Updates mehr geben. Sämtliche Lösungen werden auf SAP S/4HANA optimiert. SAP-Anwender haben kaum eine andere Möglichkeit, als zu wechseln. Insofern lohnt ein differenzierter Blick darauf, welche Chancen das neue ERP-System bietet und welche Herausforderungen der Umstieg mit sich bringt.

„SAP S/4HANA ist tatsächlich mit einer ganzen Menge Innovationen ausgestattet, die für Unternehmen erhebliches Potenzial haben“ , sagt Simon Kaul, der beim Softwareanbieter AFI Solutions Projektleiter im Bereich Kundenlösungen ist. Aus seiner Sicht lassen sich vor allem drei Stärken hervorheben. Erstens sorgt die Integration der Datenbank SAP HANA und damit zusammenhängend die Konsolidierung von Tabellen zu erheblich mehr Verarbeitung von Daten.

Damit sind zum Beispiel Analysen in Echtzeit möglich und ganz neue Szenarien realisierbar. Zweitens basieren sämtliche Oberflächen auf SAP Fiori, wodurch sich eine bessere Usability erreichen lässt. Und drittens ist SAP S/4HANA neben der herkömmlichen On-Premises-Variante auch in einer Private-Cloud und einer Public-Cloud-variante verfügbar. Diese Cloud-Varianten tragen zu einer hohen Skalierbarkeit in Bezug auf die Menge der Anwender und die Menge der Funktionen bei und erlauben eine komfortable Anbindung von mobilen Endgeräten wie Smartphones und Tablets.

Allerdings können sich die Innovationen auch nachteilig auswirken. Simon Kaul: „Die Konsolidierung der Tabellen bringt zwar einerseits mehr Performance. Andererseits hat das aber auch dazu geführt, dass eine Reihe von Transaktionen und Prozessen nicht mehr an den gewohnten Orten im System zu finden sind. Manche Transaktionen und Prozesse gibt es gar nicht mehr. Für die Fachbereiche und Nutzer, die davon betroffen sind, ist das natürlich eine echte Herausforderung.”

Und bei der Public-Cloud-Variante kommt noch eine Einschränkung hinzu: Anwender müssen hier nah am Standard bleiben. Prozesse lassen sich nur sehr bedingt an individuelle Anforderungen anpassen.

„In den Bereichen Außenwirtschaft und Outbound-Logistik wird es nach unserer Einschätzung mit SAP S/4HANA besonders schwierig“ , so Markus Strohm, Business Consultant Global Irade Integration bei AEB. Das liegt daran, dass SAP sich zunächst voll auf die Umsetzung der Finance-Aspekte konzentriert hat, die den Kern bilden. Außenhandelsaspekte spielten bestenfalls eine nachgeordnete Rolle. Im Vergleich zu SAP ERP werden deshalb sehr viel weniger Transaktionen und Prozesse unterstützt.

So fehlt zum Beispiel komplett das SAP Supplier Relationship Management (SAP SRM). Nicht verfügbar sind auch die Foreign Irade-Komponenten (SD-FT (Sales and Distribution-Foreign Irade) und MM-FT (Material Master-Foreign Irade)), die alle zentralen Außenwirtschaftsfunktionen abgedeckt haben: Intrastat, Präferenzabwicklung, Documentary Payment und Export Compliance.

Als Ersatz bietet SAP S/4HANA das Modul International Irade, das vor allem grundlegende Funktionen abbildet und zum Beispiel im Bereich der Tarifierung (Hinterlegung von Warentarifnummern, AL-Nummerns, ECN) einige prozessuale Veränderungen für die Anwender mitbringt. So wird bislang lediglich ein kleiner Teil der Funktionen aus SAP ERP angeboten.

Zwar hat SAP deutlich gemacht, dass der Umfang sukzessive ausgebaut wird. Allerdings sind notwendige Funktionen wie das Import- und Export Filing sowie die Präferenzkalkulation derzeit nur über SAP Global Irade Services (siehe unten) möglich. Funktionen zur Sanktionslistenprüfung benötigen den zusätzlichen kostenpflichtigen Erwerb eines Service in der Cloud.

Für Unternehmen ergibt sich daraus die Frage, wie sie die entstehende Lücke schließen. Eine Möglichkeit ist, auf SAP Global Irade Services (SAP GIS) zu setzen. Die von SAP speziell für das Management der Außenwirtschaft konzipierte Lösung deckt sämtliche Transaktionen und Prozesse optimal ab.

Allerdings „Für die meisten Unternehmen dürfte sich SAP GIS wirtschaftlich nicht lohnen“ , meint Markus Strohm. „Schon die Implementierung kann aufwendig sein, weil Anwender meist lediglich ein Gerüst erhalten, das sie individuell gemeinsam mit Beratern entlang ihrer eigenen Vorgaben füllen müssen. Und auch der laufende Betrieb ist enorm arbeitsintensiv.“  Besonders problematisch ist das, weil qualifizierte Berater rar sind- es kommt hier also möglicherweise zu Engpässen und mit Sicherheit zu hohen Kosten.

„Ein zweite Option besteht darin, eine Software zu nutzen, die unabhängig zur SAP-Landschaft läuft“, sagt Simon Kaul. Zahlreiche auf Außenwirtschaft und Outbound-Logistik spezialisierte und seit Jahren etablierte Anbieter haben entsprechende Lösungen im Programm. Diese sind in der Regel deutlich schlanker als SAP GIS, verursachen geringere Total Cost of Ownership (TCO) und sind außerdem für die Anwender leichter zu bedienen.

Als Herausforderung kann sich hier der Datenaustausch mit dem ERP-System von SAP erweisen. Wie problemlos der gelingt, hängt von den jeweiligen Schnittstellen ab. Wenn die Software APIs und Standard-Konnektoren für die Anbindung an SAP-Systeme mitbringt, ist das auf jeden Fall vorteilhaft. Eine gute Wahl sind vor diesem Hintergrund auch cloudbasierte Lösungen für die Außenwirtschaft und die Outbound-Logistik, weil deren Anbindung über Webservices vergleichsweise simpel ist und zu guten Ergebnissen führt.

Vergleich wichtiger Außenwirtschaftsfunktionen in den Modulen Foreign Trade von SAP ERP und International Trade von SAP S/4HANA

Eine besondere Stellung nehmen SAP-basierte Plug-ins für Außenwirtschaft und 0utbound-Logistik ein. Sie bieten Unternehmen zum einen alle erforderlichen Funktionen. Zum anderen lassen sie sich über User- bzw. Customer-Exits nahtlos in den SAP-Standard integrieren - ganz gleich, ob es sich um SAP ERP oder SAP S/4HANA handelt, ob die Migration noch ansteht oder bereits abgeschlossen wurde. Durch die enge Anbindung ergeben sich einige Vorteile. So lassen sich Prozesse End-to-End gestalten und müssen Daten nur einmal vorgehalten werden. Da so eine einheitliche Datenbasis besteht, sind alle Beteiligten immer auf demselben Stand. Fehler aufgrund von widersprüchlichen Daten sind damit ausgeschlossen. Hinzu kommt, dass die Nutzer in ihrer gewohnten SAP-Umgebung arbeiten und sich nicht auf eine weitere Oberfläche einstellen müssen.

Und: Der Aufwand für Anpassung der Plug-ins an ein sich veränderndes SAP-System fällt sehr gering aus.

Simon Kaul: „Auch wenn der Umstieg auf SAP S/4HANA ohne Frage einige Schwierigkeiten mit sich bringt, ergeben sich mit der neuen ERP-Lösung für Außenwirtschaft und Outbound-Logistik auch einige sehr interessante Möglichkeiten - insbesondere wegen der höheren Performance.“ So lassen sich die Daten, die im Verlauf einer Lieferung entstehen, zum einen in Echtzeit auswerten. Zum anderen können die aggregierten Daten vieler Lieferungen ausgewertet werden. Die Ergebnisse helfen, künftige Abläufe zu optimieren.

Wollen Unternehmen diese Möglichkeiten für sich nutzen und soll der Wechsel auf SAP S/4HANA insgesamt zum Erfolg werden, sollten ein paar Faktoren berücksichtigt werden. Das beginnt damit, die Umstellung auf SAP S/4HANA im Unternehmen auf ein breites Fundament zu stellen. Die IT-Abteilungen haben das Thema längst auf der Agenda“ , sagt Markus Strohm. „Im Management und in den Fachbereichen ist es bislang aber kaum angekommen - was unter anderem daran liegt, dass die Migration vor allem als technologische Aufgabe wahrgenommen wird.“

Das greift deutlich zu kurz. Denn anders als Releasewechsel in der Vergangenheit wirkt sich die Migration auf SAP S/4HANA massiv auf das Business aus. Insofern liegt es im Eigeninteresse jedes einzelnen Bereichs, sich mit den künftigen Einschränkungen und neuen Möglichkeiten auseinanderzusetzen.

Konkret bedeutet das, die Prozesse systematisch zu erfassen und zu bewerten:

• Welche Prozesse existieren überhaupt?
• Welche sind effektiv und effizient?
• Wo gibt es Redundanzen, wo besteht noch Potenzial?
• Und lassen sich Prozesse, die bislang manuell ausgeführt werden, sinnvoll digitalisieren?

Markus Strohm: „Beispielsweise erfolgt nach unserer Erfahrung der Austausch mit Transportanbietern und Logistik-Brokern in vielen Unternehmen noch per E-Mail, manchmal sogar noch immer papierbasiert. Auch in großen Unternehmen sind Transportdienstleister oft mal nur einzeln an das SAP-System angebunden und die teilweise aufwendige Wartung dieser Anbindung ist Aufgabe der eigenen IT. Wird hier mithilfe digitaler Technologien automatisiert, erhöht das nicht nur das Tempo und reduziert den Aufwand, sondern senkt auch die Fehlerquote. Spezielle Plug-ins in Kombination mit SAP S/4HANA sind hier ein pragmatischer Weg.“

Wichtig ist also für die Verantwortlichen aus den Bereichen Außenwirtschaft und Outbound-Logistik, sich frühzeitig in die Debatte im Unternehmen einzubringen und ihre Anforderungen deutlich zu machen. Gleichzeitig sollten sie bereit sein, bestehende Prozesse so weit wie möglich an den Standard von SAP S/4HANA anzupassen, statt auf einem hohen Grad an Customizing zu bestehen. ,,Der Vorteil an den Standardprozessen ist, dass sie sehr stabil laufen. Deshalb sollten sie möglichst unverändert bleiben. Die erforderliche Flexibilität bringen dann externe Lösungen“ , so Markus Strohm.

Um sich bestmöglich auf den Umstieg vorzubereiten, ist es hilfreich, sich an einer Roadmap zu orientieren:

• Identifizierung und Bewertung der Prozesse
• Identifizierung des Optimierungspotenzials - unter Berücksichtigung der Digitalisierungsmöglichkeiten
• Neugestaltung der Prozesse - unter Berücksichtigung des SAP - Standards
• Identifizierung der Prozesse oder Teilprozesse, die vom Standard nicht abgedeckt werden, aber erforderlich sind
• Auswahl geeigneter externer Lösungen
• Rückbindung auf die Ebene des
  Unternehmens und des Gesamtprojekts

All das zeigt: Ein Umstieg auf SAP S/4HANA hat viele Aspekte. Und mit Blick auf die Außenwirtschaft und die Outbound-Logistik, über­ wiegen die Nachteile erst einmal die Vorteile. Aber: Wer sich frühzeitig mit dem Umstieg beschäftigt, kann die durchaus vorhandenen Chancen für sich nutzen, die Digitalisierung vorantreiben und neue attraktive Szenarien realisieren. Externe Lösungen, die den SAP-Standard gezielt ergänzen, werden dabei eine wichtige Rolle spielen.

Die Mehrheit der Anwender ist von SAP S4HANA überzeugt. Das ist zumindest das Ergebnis einer Studie der Hochschule Koblenz aus diesem Jahr. Demnach haben zwei Drittel der befragten Unternehmen bislang positive Erfahrungen mit SAP S/4HANA gemacht. 85 % schätzen dessen Bedeutung als hoch oder sehr hoch ein. Und 87 % wollen den Umstieg nutzen, um bestehende Prozesse zu hinterfragen.

Die Untersuchung zeigt aber auch: Bislang haben nur wenige Unternehmen den Wechsel vollzogen. Lediglich acht Prozent der Teilneh­ mer haben das neue ERP-System implemen­ tiert. Eine aktuelle Investitionsumfrage der Deutschsprachigen SAP Anwendergruppe (DSAG) kommt zu einem ähnlichen Ergebnis. Demnach haben sogar erst drei Prozent der befragten Unternehmen SAP S/4HANA einge­ führt Fünf Prozent beabsichtigten das für 2019.