Routinetätigkeiten, Medienbrüche oder die Arbeit mit Papierakten fressen kostbare Zeit und stellen teilweise gar logistische Herausforderungen für die Personal­abteilung dar. Hier steckt noch ein erhebliches Optimierungs- und Automatisierungspotenzial. Stamm­daten­verwaltung, Organisations­struktur und Entgelt­abrechnung laufen meistens über SAP. Wenn es allerdings um die Aufbewahrung der Dokumente im Kontext des Mitarbeiters oder die Steuerung von Aufgaben geht, können ECM-Funktionen wie elektronische Akten, elektronische Archivierung und Workflows die Arbeit der Personalmitarbeiter wesentlich vereinfachen.

Ob Bewerbungs­unterlagen, Arbeitsverträge, (Zwischen‑)Zeugnisse, Vereinbarungen, E‑Mails, oder Qualifikationsnachweise, kurz sämtliche mitarbeiterrelevanten Informationen, gescannte oder elektronische Dokumente und Daten sind in der Doxis Personalakte effizient, systematisch und strukturiert gebündelt. Im Doxis Archiv werden sowohl die SAP‑Daten als auch Dokumente und Vorgänge revisionssicher aufbewahrt, wobei die gesetzlichen Aufbewahrungs­fristen automatisch berücksichtigt werden. ArchiveLink-Dokumente mit Geschäftsdaten aus SAP können automatisch nachindiziert und Akten oder Vorgängen zugeordnet werden.

Die Doxis Personalakte bündelt nicht nur alle Dokumente zu einem Mitarbeiter, sondern enthält auch die wichtigsten Stamm- und Vertragsdaten aus dem SAP‑System, die auf dem elektronischen „Aktendeckel“ angezeigt werden. So haben die Mitarbeiter in der Personal­verwaltung alle Daten und Dokumente übersichtlich auf dem Schirm, ohne dass sie sie in verschiedenen Systemen suchen müssten.

Onboarding-Prozesse lassen sich mit Doxis Workflows unterstützen. So kann kein Schritt vergessen werden und alles ist pünktlich am ersten Arbeitstag des neuen Kollegen fertig. Die Anlage des neuen Mitarbeiters in SAP löst automatisch alle weiteren Aktivitäten aus, per Workflow gesteuert, werden die Aufgaben verteilt: Keycard programmieren für den Zutritt zum Firmen­gebäude, Computer bestellen und konfigurieren, Firmen­wagen leasen, Büroraum festlegen und Namens­schild anbringen, Eintrag im Firmen-Intranet zur Begrüßung des neuen Mitarbeiters etc.

Die SAP‑Datenarchivierung entlastet aber nicht nur das Produktivsystem, sondern erleichtert auch den SAP‑Release-Wechsel. Wer z.B. über einen Umstieg auf SAP S/4HANA nachdenkt, kann die SAP‑Daten aller bereits ausgeschiedenen Mitarbeiter nach Doxis verlagern und nur die Unterlagen der aktiven Mitarbeiter ins neue System übernehmen. Der Zugriff auf die nach Doxis ausgelagerten Daten und Dokumente ist jederzeit über den ECM‑Client möglich.