Eine Vielzahl an Dokumenten im Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung unterliegt einer gesetzlich geregelten Aufbewahrungsfrist. So müssen bestimmte Geschäftsunterlagen für handelsrechtliche oder steuerrechtliche Zwecke geordnet aufbewahrt werden, damit auf sie bei Bedarf zurückgegriffen werden kann. Für Dokumente in der öffentlichen Verwaltung, Pharmaforschung, Lebensmittel- und Pharmaproduktion, Krankenhäusern, Qualitätssicherung, Umweltschutz, Telekommunikation, Energieerzeugung, Bauwesen usw. müssen branchen- oder anwendungsspezifische Aufbewahrungsfristen bei der Archivierung eingehalten werden. In Krankenhäusern beispielsweise gibt es Bereiche, für die eine besonders lange Aufbewahrungsfrist gilt, z.B. schreiben die Strahlenschutz- beziehungsweise die Röntgenverordnung eine Aufbewahrung von bis zu 30 Jahren vor. Dies gilt ebenso für Aufzeichnungen nach dem Transfusionsgesetz.

Im Folgenden geben wir einen Überblick über die wichtigsten kaufmännische Dokumente und ihre Aufbewahrungsfristen.

• Handelsgesetzbuches
  (§§ 238, 257 HGB)
• Abgabenordnung (§ 147 AO)
• Strahlenschutzverordnung
• Röntgenverordnung
• Transfusionsgesetz

Das Handelsgesetzbuch sagt dazu: „Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt, der Einzelabschluss nach § 325 Abs. 2a oder der Konzernabschluss aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist“ (§ 257 Abs.5 HGB). Allerdings kann sich die Aufbewahrungsfrist verlängern, wenn z.B. die Festsetzungsfrist eines vorläufigen, noch nicht endgültigen Steuerbescheids die Aufbewahrungsfrist für Dokumente übersteigt. Auch bei einer bereits begonnenen Außenprüfung durch das Finanzamt oder bei einer bereits abgeschlossenen Außenprüfung, gegen die Einspruch eingelegt werden soll, empfiehlt es sich, die entsprechenden Unterlagen bis zum Abschluss des Verfahrens aufbewahrt werden.

6 Jahres Frist

Alles, was unter die 6 jährige Aufbewahrungsfrist fällt und bis zum 31. Dezember 2016 erstellt wurde, darf 2023 gelöscht werden. 

Darunter fallen beispielsweise: 

• Handelsbriefe und Geschäftskorrespondenzen
• Lieferscheine (Warenbegleitscheine, Packlisten und Frachtbriefe)
• Auftragsbücher
• Lohnkonten

10 Jahres Frist

Alle Dokumente, die eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren haben und bis zum 31. Dezember 2012 erstellt wurde, darf dieses Jahr vernichtet werden. 

Darunter fallen beispielsweise: 

• Rechnungen und Quittungen
• Kontoauszüge und Buchungsbelege
• Lieferscheine (wenn es sich um einen Rechnungsbestandteil handelt)
• Auftragsbestätigungen
• Kassenbücher
• Jahresabschlüsse
• Inventare