GoBD-konform mit Doxis

Mit Doxis digitale Dokumente anlegen, verwalten und archivieren - und das GoBD-konform. Was die GoBD ist, welche Compliance-Anforderungen für Unternehmen bestehen und wie auch Sie mit Doxis GoBD-konform Dokumente managen. 

GoBD: Das Wichtigste in Kürze

„Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.“

Woher stammen die GoBD?

Die GoBD wurden vom Bundesfinanzministerium (BMF) in einem Schreiben vom 14. November 2014 präsentiert. Das BMF-Schreiben fasst die Anforderungen der Finanzverwaltung an eine IT-gestützte Buchführung zusammen, die seit dem 01.01.2015 gelten und GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) seitdem abgelöst haben.

Erfahren Sie, wie Sie mir Doxis GoBD-konform archivieren »

Seit wann gelten die GoBD?

Die GoBD gelten für alle nach dem 31. Dezember 2014 beginnenden Veranlagungszeiträume und haben GDPdU und GoBS ersetzt.

Möchten Sie mehr über BPM mit Doxis erfahren? Weitere Informationen finden Sie auf unserer Seite zum Business Process Management »

Doxis4 Business Process Management (BPM) ist die einzige Software, die alle Prozesse vereint.

Woraus bestehen die GoBD?

Die GoBD bestehen aus 184 Randzeichen (RZ) und regeln die Aufbewahrung von handelsrechtlich und steuerrechtlich relevanten Daten und Dokumenten in elektronischer Form. Sie betreffen alle DV-Systeme. Demnach müssen die in den GoBD definierten Grundsätze wie z.B. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, Unveränderbarkeit sowie Vollständigkeit von Daten und Dokumenten auch von einem Enterprise Content Management-System erfüllt werden.

Die Grundsätze der GoBD

Ordnungsmäßigkeitsanforderungen der GoBD

  • Nachvollziehbarkeit
  • Vollständigkeit
  • Richtigkeit
  • Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
  • Ordnung
  • Unveränderbarkeit

Diese Grundsätze müssen während der Zeit der Aufbewahrung nachweislich erfüllt werden.

Möchten Sie mehr über BPM mit Doxis erfahren? Weitere Informationen finden Sie auf unserer Seite zum Business Process Management »

GoBD-konforme Buchführung

Richtig

Digitalisierte Dokumente müssen in Bild und Inhalt mit dem Original übereinstimmen. Doxis stellt das z.B. bei Rechnungs­eingang und Belegarchivierung nachweisbar sicher.

Unveränderbar

Doxis schützt alle relevanten Originale vor Veränderung. Bearbeiten Sie Dokumente, erstellt Doxis nachvollziehbare Versionen und archiviert sie revisionssicher.

Nachvollziehbar

Wann wurden Dokumente erfasst? Wer hat sie verändert, freigegeben oder gelöscht? Mit Doxis verwalten und doku­mentieren Sie bequem alle Zugriffe und Bearbeitungsschritte.

Fristgerecht

Doxis hält gesetzliche Aufbewahrungs­fristen automatisiert ein: Dokumente bleiben GoBD- und EU-DSGVO-konform geschützt und sind erst nach Fristablauf – auch automatisiert – löschbar.

GoBD-konforme Archivierung

Vollständig

Verträge, Belege, E-Mails, eRechnungen, Daten aus führenden Systemen: Doxis erfasst alle handels- und steuerrechtlich relevanten Informationen. Über Meta­daten, Volltextsuche etc. finden Sie alle Informationen zu einem Geschäftsfall jederzeit vollständig wieder.

Elektronisch

Sie erhalten Verträge oder Rechnungen auf Papier? Doxis erfasst Unterlagen aus jedem Eingangskanal. Papierdokumente digitalisieren Sie direkt bei Posteingang und verarbeiten und archivieren Sie von Anfang an nachweisbar GoBD-konform.

Maschinell auswertbar

Elektronische Unterlagen müssen laut GoBD maschinell auswertbar sein. Doxis stellt das sicher: Bei der elektronischen Archivierung bewahren Sie alle Dokumente z.B. als PDF, PDF/A oder TIFF auf – und lesen sie auch nach zehn Jahren Aufbewahrungsfrist noch korrekt aus.

Elektronische Archivierung nach GoBD

Anbei eine Zusammenfassung relevanter Anforderungen an die elektronische Archivierung unter GoBD-Aspekten*:

Zeitnahe Belegarchivierung

Laut Zöller & Partner darf in Bezug auf die Aufrechterhaltung der maschinellen Auswertbarkeit während des Archivierungsvorgangs keine „Verdichtung“ unter Verlust steuerlich relevanter Daten erfolgen. Derweil dürfen Papierdokumente vernichtet werden, wenn eine ordnungsmäßige elektronische Archivierung nebst Verfahrensdokumentation sichergestellt ist und gesetzliche (außersteuerliche) Gründe nicht dagegen sprechen.

Elektronisch archivierte Objekte unterliegen Betriebsprüfung

Im Rahmen einer Betriebsprüfung hat die Finanzverwaltung das Recht, Einsicht in elektronische Dokumente zu nehmen und die EDV des Unternehmens zur Prüfung bzw. Sichtung dieser Dokumente zu nutzen. Im Fall der elektronischen Belegarchivierung müssen Unternehmen dem Betriebsprüfer eine Einsichtnahme in die elektronischen Belege unmittelbar am Bildschirm über die betriebsinterne Hard- und Software gestatten. Dies gilt auch dann, wenn die Belege noch als Papieroriginale vorhanden sind.

Indexierungen für alle Archivierungsobjekte

Unternehmen sollten sicherstellen, dass alle Archivierungsobjekte mit einem eindeutigen Index versehen werden (z.B. Dokumenten ID, Dokumentenart, Belegnummer). Soweit eine Konvertierung z.B. in ein eigenes Inhouse-Format vorgenommen wird oder ein bereits elektronisch archiviertes Papierdokument weiterverarbeitet wird, sollten beide elektronischen Versionen archiviert, unter demselben Index verwaltet und die konvertierte Version als solche gekennzeichnet werden.

Dokumentation des elektronischen Archivierungsverfahrens

Unternehmen sollten das Archivierungsverfahren in einer Verfahrensdokumentation beschreiben, die u.a. im Rahmen der GoBD benannt wird. Sie muss für einen sachverständigen Dritten verständlich und in angemessener Zeit nachprüfbar sein sowie über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist vorgehalten werden. Änderungen der Verfahrensdokumentation müssen zudem nachvollziehbar sein.

Steuerrelevante Daten im elektronischen Archiv

Unternehmen dürfen aufbewahrungspflichtige Daten auch im Archivsystem aufbewahren. Voraussetzung: Das Archivsystem ermöglicht in quantitativer und qualitativer Hinsicht die gleichen Auswertungen der aufbewahrungspflichtigen Daten, als wären die Daten noch im Produktivsystem.

Elektronische Archivierung muss Unveränderbarkeit sicherstellen

Die Unveränderbarkeit von Daten und Dokumenten lässt sich auf verschiedenen Wegen sicherstellen:

  • Hardwareseitig (z.B. durch unveränderbare Datenträger)
  • Softwareseitig (z.B. durch Sicherungen, automatische Protokollierung, Versionierung)
  • Organisatorisch (z.B. mittels Zugriffsberechtigungskonzepten)

Wir profitieren besonders von der systemseitigen Unterstützung bei der Festlegung und Überwachung von Löschfristen sowie Aufbewahrungsfristen. Früher mussten alle Fristen manuell nachgehalten werden. Das war sehr aufwändig und fehleranfällig.

GoBD und ECM

Die GoBD betreffen grundsätzlich alle DV-Systeme, wozu auch ECM-/DMS-Systeme zählen. So müssen GoBD-Grundsätze wie z.B. Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit oder Unveränderbarkeit von Daten und Dokumenten auch von einem ECM-System erfüllt werden.

Unternehmen müssen zudem sicherstellen, dass aufbewahrungspflichtige Unterlagen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden bzw. dort eingegangen, sind sie laut den GoBD in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. 

Unternehmen müssen demnach sicherstellen, dass diese Daten nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufzubewahren sind, sondern für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben.

Für die Führung elektronischer Bücher gelten gemäß den GoBD die gleichen gesetzlichen Ordnungsmäßigkeitsanforderungen wie bei einer manuellen Buchhaltung auch.

GoBD-ready

Die Doxis iECM-Suite erfüllt die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie Datenzugriff (GoBD) – das hat die renommierte Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Ebner Stolz bestätigt. Damit haben SER-Kunden die Sicherheit, mit Doxis GoBD-konform zu arbeiten.

Mehr zur GoBD-Zertifizierung der Doxis iECM-Suite

So profitieren Sie mit Doxis

Liquiditätsplanung verbessern

Gestalten Sie Ihre Buchführung GoBD-konform, erhalten Sie dadurch gleichzeitig mehr Transparenz über alle Belege und planen Sie so Ihre Liquidität besser.

Compliance-Risiken vermeiden

Halten Sie gesetzliche Aufbewahrungsfristen ein, ohne in Konflikt mit dem EU-DSGVO-Recht auf Löschen zu geraten, und weisen Sie Ihre Compliance vollständig nach.

Steuerprüfungen bestehen

Erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen an die elektronische Buchführung sowie Beleg-Archivierung, um Steuerprüfungen zu bestehen und Sanktionen zu vermeiden.

Sicherheit über Compliance

Mit der GoBD-zertifizierten Doxis-Software gehen Sie sicher, dass Sie die gesetzlichen Anforderungen an elektronische Buch­führung und Archivierung erfüllen können, und zeigen Prüfern, dass Sie sich um das Einhalten der Compliance kümmern.

Weniger Aufwand für das Erfüllen der GoBD

Sie automatisieren die korrekte Ablage von Belegen, das Einhalten von Aufbewahrungs- und Löschfristen sowie das Versionieren der Verfahrensdokumentation und reduzieren so den Aufwand für das Einhalten der GoBD.

Bessere Zusammenarbeit mit Prüfern

Bei Wirtschafts- und Steuerprüfungen stellen Sie Prüfern alle relevanten Informationen auf Knopfdruck vollständig bereit, erleichtern damit den Prüfprozess für beide Seiten und bestehen die Prüfungen leichter.

Fehler und Korrekturen vermeiden

Sie vermeiden mit Doxis Fehler wie z.B. doppelt abgelegte Belege, das Löschen vor Ende der gesetzlichen Aufbe­wahrungs­frist sowie unerwünschte Veränderungen an Dokumenten und sparen sich so den Aufwand für Korrekturen.

Steuerprüfungen mit Leichtigkeit bestehen

Belege, Verträge, Bilanzen, Geschäfts- und Handelsbriefe: Für die Archivierung digitaler Unterlagen mit Steuerrelevanz gelten die GoBD. Wer Steuerprüfungen bestehen will, muss sie erfüllen – sonst wird die Buchführung verworfen und es kommt zur Schätzung, die erhebliche Steuernachteile mit sich bringt. Mit Doxis beugen Sie dem vor: Die Software ist für die GoBD zertifiziert. Sie verwalten und archivieren damit alle aufbewahrungspflichtigen Dokumente vollständig, jederzeit verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar. Und zwar mit reduziertem Aufwand: Doxis hält gesetzliche Aufbe­wahrungs­fristen automatisiert ein, dokumentiert Ihre Compliance und erleichtert Ihnen die Verfahrens­doku­mentation. Mit Doxis ist Ihre Buchführung GoBD-konform, komfortabel und korrekt.

So einfach ist Compliance in großen Unternehmen

Erleben Sie Doxis, das Enterprise Content Management System der nächsten Generation. Durch individualisierbare Workflows, Content-Bridges zu Ihren Drittsystemen und vielzähligen Erweiterungsmöglichkeiten etablieren Sie sämtliche Compliance-Vorgaben. Fragen Sie jetzt Ihre persönliche Live-Demo an. 

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Die häufigsten Fragen zu den GoBD

Was versteht man unter GoBD?
GoBD ist das Akronym für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Dabei handelt es sich um eine Verwaltungsanweisung des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) zur elektronischen Buchführung.
Für wen gilt die GoBD?
Die GoBD gilt für alle, die einer steuerlichen Aufzeichnungspflicht unterliegen. Das betrifft Unternehmen aller Größen sowie öffentliche Einrichtungen, Behörden, Vereine und Organisationen.
Was bedeutet GoBD Konformität?
Die elektronische Buchführung ist GoBD-konform, wenn alle Anforderungen aus den GoBD erfüllt sind. Mit Blick auf ein DMS oder ECM spricht man von GoBD-Konformität, wenn die Software zertifizierte Funktionen zur Einhaltung der GoBD enthält.
Was ist ein GoBD-Zertifikat?
Ein GoBD-Zertifikat bescheinigt, dass die entsprechende Software Funktionen zur Erfüllung der GoBD enthält. Das Zertifikat weist also die GoBD-Konformität nach.

Wie können wir helfen?

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