Unternehmen und Organisationen stehen unter permanentem Veränderungsdruck. Die Synchronisation valider und konsistenter Informationen mit Geschäftsprozessen stellt eine der großen Zukunftsherausforderungen für Unternehmen dar. Über 50 Teilnehmer haben diese Herausforderung angenommen und sind am 05. Juni 2015 der Einladung in die SER-Geschäftsstelle am Neuen Kranzler Eck gefolgt. Dort informierten sie sich darüber, wie sie zukünftig Informationen besser in ihre Geschäftsprozesse einbinden, Ad-hoc- und standardisierte Prozesse kombinieren und die Kollaboration stärken können.

Generation Hybrid

Manfred Zerwas, geschäftsführender Gesellschafter der SER Group, stellte in seiner Keynote das Innovationspotential der neuen BPM-Software von SER vor. Sie vereint als Hybrid-Software adaptives und normatives BPM sowie ECM & BPM auf einer Technologie-Plattform und ermöglicht so einen fließenden Übergang von flexiblen Ad-hoc- hin zu standardisierten Prozessen. Denn Informationsmanagement und Geschäftsprozesse sind nicht in Stein gemeißelt. Nur wer dem wachsenden Veränderungsdruck standhält und seine Prozesse bei Bedarf schnell anpassen kann, bleibt auf Dauer wettbewerbsfähig.

Unternehmenskritische Geschäftsprozesse wirken über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg. Sie orientieren sich an Wertschöpfungsketten, die das eigene Unternehmen, Lieferanten und Kunden gleichermaßen einbeziehen. „Doxis4 bringt Menschen, Informationen und Vorgänge zusammen“, betont Manfred Zerwas. Mit dem zunehmenden Wandel der Arbeitswelt in Richtung Wissensarbeit rückt das Thema Collaboration stetig in den Vordergrund: „Die interdisziplinäre Zusammenarbeit muss mithilfe geeigneter Software-Lösungen gestärkt werden, anstatt sie zu verhindern“, warnt Zerwas. „Collaboration bedeutet auch, Synergien zu nutzen, und zwar auf menschlicher, fachlicher und technologischer Ebene“, so Zerwas weiter. Mit der integrierten ECM- und BPM-Lösung von SER sei dies kein Problem.

DEGES-Praxisbericht: Doxis4 und SAP arbeiten nahtlos zusammen

In seinem Praxisvortrag „Digitale Infrastruktur statt langer Wege. Standortübergreifende Verkehrsprojekte mit Doxis4 iECM“ zeigte IT-Abteilungsleiter Jens Düssel von DEGES, einer Projektmanagementgesellschaft für komplexe Verkehrsinfrastrukturprojekte, die Notwendigkeit eines unternehmensweiten elektronischen Dokumenten- und Prozessmanagements auf. Mit mehr als 500.000 Dokumenten pro Verkehrsinfrastrukturprojekt, einer dezentralen Organisation sowie hunderten externen Projektbeteiligten führte kein Weg an einem ECM-System vorbei. Heute sei die Arbeit ohne Doxis4 kaum noch vorstellbar und wecke sogar Begehrlichkeiten anderer Abteilungen, so Düssel. Die nahtlose Anbindung von Doxis4 an SAP sorgt dafür, alle relevanten Informationen zu Projekten,  Vertragspartnern etc. stets auf einen Blick einsehen zu können: Direkt aus SAP heraus können die zu einem Vorgang gehörenden Dokumente geöffnet werden, ohne die Anwendung verlassen zu müssen. Gleichzeitig werden z.B. mit dem Anlegen einer neuen Projektnummer in SAP automatisch die entsprechenden Projektakten in Doxis4 kreiert. „Doxis4 und SAP arbeiten live zusammen, das war für uns ein entscheidendes Kriterium“, drückt Jens Düssel seine Begeisterung aus.

Immobilien Scout-Praxisbericht: 70 Prozent Zeit gespart in der Vertragsbearbeitung

Interessante Einblicke gewannen die Teilnehmer auch in die Vertragsmanagement-Lösung von SER im Best Practice-Vortrag von Franziska Dähne, verantwortlich für das Vertragsmanagement bei der Immobilien Scout GmbH. Ca. 4.000 Verträge werden über zwei Mandanten mit der SER-Lösung gemanagt. Franziska Dähne hob die Vorteile des elektronischen Vertragsmanagement hervor: „Wir haben ein einheitliches Prozess-Controlling, keine Mehrfachablage, hohe Transparenz über Dokumente, Akten und Vorgänge. Gesuchte Verträge sind in Sekundenschnelle auffindbar – das wäre ohne Doxis4 in der Geschwindigkeit gar nicht möglich.“ Dies wird durch eine beeindruckende Zahl untermauert: Franziska Dähne sprach von einer Zeitersparnis von 70 Prozent durch Prozessbeschleunigung und Effizienzsteigerung mit Doxis4.

Insgesamt war die Veranstaltung ein spannender Mix aus Theorie, Praxis und Best Practices. Die Teilnehmer nahmen zahlreiche Impulse mit nach Hause, wie sie ihren Arbeitsalltag und den ihrer Mitarbeiter zukünftig einfacher und effektiver gestalten können. Das Fazit der Veranstaltung: „ECM und BPM sind zwei Seiten einer Medaille“, wie auch Manfred Zerwas in seinem Vortrag betonte. Informationen und Geschäftsprozesse sind untrennbar miteinander verwoben. Hybriden Softwarelösungen wie der integrierten ECM- und BPM-Lösung Doxis4 von SER gehört die Zukunft.

Weitere Termine der SERinForum-Reihe in Hamburg, Stuttgart und München finden Sie unter „Veranstaltungen“.