Face à la nécessité d’accélérer sa transformation numérique, la Ville de Meudon a étendu l’utilisation de la plateforme Doxis4, une plateforme de gestion intelligente des contenus et de l’information, à l’ensemble de ses équipes. Accompagnée depuis 2013 par SER Group, éditeur international de plateformes de contenu pour la gestion intelligente de l’information, la ville de Meudon a rapidement compris l’importance de la conservation de documents au sein de son entité administrative. La Ville a rapidement opté pour la mise en place d’une GED (Gestion Electronique de Documents), permettant de déployer plus facilement un système d’archivage électronique Aujourd’hui, grâce à sa facilité de prise en main et sa flexibilité, ce sont près de 500 utilisateurs qui ont adopté cette solution à interface unique que ce soit en tant que GED ou en tant que SAE.

Une autonomie plus importante grâce à des processus simplifiés

Initialement, la Ville de Meudon a fait appel à SER Group en 2013 pour mettre en place une GED et un SAE intégrés afin de moderniser ses processus et sa gestion des documents étant régie par des impératifs légaux. Chaque document possède son propre délai de conservation ; certains d’entre eux devant être sauvegardés à vie tels que les arrêtés permanents, ou les signatures unilatérales de la ville. Ce projet a commencé par la GED (Gestion Electronique de Documents), première étape indispensable de l’archivage électronique.  Les services des marchés publics et de la communication ont été les premiers à expérimenter cette plateforme avant que son usage ne soit étendu à la quasi-totalité des services.

La sécurisation des documents signés électroniquement est assurée et le principe de « Silence Vaut Acceptation (SVA) » c’est-à-dire aucune réponse de l’administration à une demande dans un délai de 2 mois vaut décision d’acception, encore plus traçable aisé. Les documents sont désormais attribués à des fonctions, ce qui permet de faire face aux contingences humaines telles que les mutations, les départs à la retraite, etc. La multitude de documents qui s'accumulait auparavant sur le serveur de la Ville de Meudon peut ainsi être facilement pérennisée, retrouvée et utilisée.

Au sein de l’organisation, il a fallu revoir la gestion des documents mais aussi des processus dès la mise en place de la plateforme. Plusieurs départements tels que les Ressources Humaines ont pu en constater rapidement les bénéfices ; notamment une meilleure fluidité dans la gestion des processus internes ou pendant la validation des contrats de travail. Ces documents peuvent désormais être signés électroniquement et circuler ensuite de personne à personne via la GED.

D'autres départements, comme celui dédié au patrimoine de la Ville, ont également pu utiliser certaines fonctionnalités au quotidien, comme la recherche en texte intégral afin de retrouver rapidement des documents anciens spécifiques.

Denis Vlerick, Directeur informatique à la Ville de Meudon, commente : « L’intégration d’une plateforme de GED a nécessité de modifier notre façon de penser la vie du document. L’accompagnement de SER Group a été décisif dès les premières années du lancement du projet. Nous avons pu, par la suite, gagner en autonomie pour développer nos propres modules. »

Un accompagnement des collaborateurs pour repenser la gestion des documents

Après 30 ans d’utilisation de l’explorateur Windows dans la gestion des documents, le passage à l’utilisation d’une nouvelle plateforme de GED a considérablement bouleversé les processus internes. Soumis à des règlementations, la circulation des documents au sein de la Ville est facilitée par la GED qui instaure une nouvelle culture du document, renforçant ainsi sa sécurisation.

Une démarche d’accompagnement et de conduite de changement a été menée à destination des futurs utilisateurs de Doxis4. De nouvelles règles ont été établies pour définir avec précision la nature de chaque document afin de déterminer leur lieu de stockage, mais aussi ceux à enregistrer dans l’outil de GED.

Denis Vlerick ajoute : « Depuis le début de notre collaboration avec SER Group, les bons résultats obtenus n’ont cessé de confirmer le bien-fondé de ce projet de grande ampleur. Après une période d’évangélisation, nous pouvons maintenant considérer que l’adhésion des collaborateurs est forte et nous suscitons même un certain intérêt d’autres collectivités en quête de notre savoir-faire en matière de GED. Aujourd’hui, les défis de stockage et de sécurisation des nombreux documents générés par les organisations publiques sont colossaux. Un outil de GED est sans doute l’une des meilleures réponses pour les relever avec brio. »