Les entreprises collectent des données à partir de documents et d’autres sources. Plus les volumes de données non structurées sont importants au sein de l’entreprise, plus la quantité de « dark data », c’est-à-dire de données qu’elle n’utilise pas activement, est grande. Des informations et des gains d’efficacité potentiels sont donc perdus. Pour que les données soient exploitables, elles doivent être disponibles sous forme d’informations structurées. Ce qui pose des difficultés aux entreprises.

Solution : L’intelligence artificielle (IA) est capable d’extraire des données et automatise leur saisie et leur partage dans les systèmes informatiques. L’information qui en résulte peut alors rendre les processus plus rapides, plus efficaces et moins sujets aux erreurs.

Cet article donne un aperçu des avantages de l’extraction de données grâce à l’IA.

Définition : qu’est-ce que l’extraction de données ?

L’extraction de données décrit le processus d’extraction des données d’un document et leur stockage sous forme de métadonnées dans un format structuré. Ce processus permet d’extraire les informations importantes de sources de données non structurées ou partiellement structurées et de les organiser dans un format facile à traiter, pour, in fine, réduire considérablement la quantité de dark data.

Exemple d’extraction de données : la saisie automatisée des données des factures entrantes. Au cours de ce processus, des informations importantes, telles que le numéro de la facture, la date de facturation, le montant et les coordonnées du fournisseur, sont extraites et stockées dans un système informatique, afin de les rendre plus efficacement accessibles pour les étapes de traitement en aval.

Quel est le rôle des logiciels d’OCR dans l’extraction des données ?

OCR signifie reconnaissance optique de caractères. Cette technologie permet de capturer le texte des fichiers images et fait partie intégrante de tout système de gestion électronique de documents (GED) de pointe. L’OCR joue un rôle central dans l’extraction des données, car elle permet de convertir le texte imprimé ou manuscrit des documents numérisés en un texte lisible par la machine.

Ces données sont ensuite stockées dans le système accessible aux humains et aux machines, ce qui constitue la base du traitement de l’information. Les logiciels d’OCR améliorent donc l’efficacité de l’extraction des données en facilitant l’accès aux informations importantes à partir de différentes sources de documents et en allégeant la saisie manuelle.

Quel rôle joue l’intelligence artificielle (IA) dans le processus d’extraction des données ?

L’intelligence artificielle sert à automatiser le processus d’extraction des données. La technologie d’IA intervient après la reconnaissance de texte par OCR et interprète les données non structurées. Elle comprend de quel type de document il s’agit et stocke cette information dans un format structuré et dans le bon contexte.

Lorsqu’une facture est réceptionnée, par exemple, l’IA détecte tous ses éléments importants, tels que son montant, le fournisseur ou son numéro. L’IA reconnaît en outre les processus pertinents pour les informations contenues dans la facture, et le système stocke ces informations dans un format correctement structuré.

Cela permet d’optimiser les flux de travail au niveau opérationnel et de garantir leur bonne identification et leur accessibilité. Elle améliore également la qualité des données.

Extraction des données : une explication pas à pas

Doxi, comment fonctionne l’extraction de données à partir de documents non structurés ?

Étape 1 : numérisation et capture des documents

Lors de la capture des documents, Doxis saisit les documents dans le système. Doxis peut récupérer des documents indépendamment par le biais d’interfaces ou ces documents peuvent lui être attribués automatiquement. Les documents papier, quant à eux, doivent d’abord être numérisés. Doxis fournit des connecteurs pour différents systèmes pour la numérisation en masse.

Idéalement, il faudrait que les fournisseurs, partenaires et clients vous envoient leurs documents comme les factures directement sous forme de fichiers numériques (fichiers PDF, fichiers images ou documents Word, par exemple). Demandez-leur d’envoyer des fichiers électroniques dans le cadre de votre transformation numérique, s’ils ne le font pas déjà.

Étape 2 : classification et utilisation de la technologie d’OCR

Le système n’étant pas capable de lire et de traiter le texte des fichiers images, c’est-à-dire des documents scannés, le contenu doit être préparé pour la machine. La technologie d’OCR exploite la reconnaissance des formes pour saisir le contenu textuel des fichiers images tels que les fichiers PDF et le stocker au format texte dans le document.

Doxis classe ensuite les documents en fonction de leur contenu textuel. Le système attribue une classe au document sur la base de quelques mots-clés. Les factures sont identifiées, à partir de leur numéro ou de leurs postes, par exemple. Si les documents fréquents sont faciles à classer, il peut s’avérer plus difficile d’identifier les documents réceptionnés pour la première fois ou rares. C’est là que l’IA et l’apprentissage automatique interviennent. L’IA peut rechercher des documents similaires et connus, puis proposer une classe de documents. Grâce à l’entraînement, le système de classification gagne en précision. La bonne classification des documents constitue le socle de l’étape suivante d’extraction des données.

Étape 3 : extraction de données et stockage structuré

En fonction de la classe de documents attribuée, la technologie d’IA de Doxis extrait toutes les informations pertinentes en un seul clic. Pour une facture, par exemple, ces informations comprennent le numéro de la facture, le fournisseur et les articles ; pour une demande client, il s’agit des données de base du client en question, de son numéro et de l’objet de sa demande.

L’IA détecte le type d’informations contenues dans le document et les stocke sous forme de métadonnées dans un format structuré. Pour cela, elle exploite des technologies telles que l’apprentissage automatique, les grands modèles de langage et les fonctions basées sur des règles. L’IA permet ainsi de s’affranchir de la saisie manuelle ou du transfert des données vers des formulaires d’interrogation désignés. Elle fait gagner un temps considérable, allège également la charge de travail des employés et résorbe les retards de traitement.

Il ne reste plus ensuite qu’à valider les données. La fonction d’extraction automatique des données de Doxis s’appelle Magic Extraction.

Étape 4 : validation des données

Avant que les informations ne soient transmises à un flux de travail, les données doivent être vérifiées pour s’assurer qu’il s’agit du bon contexte. Il est important ici de faire la distinction entre les méthodes de validation humaines et automatisées.

Dans le cas de la validation humaine, un employé vérifie les données extraites. Par exemple, une mauvaise qualité de numérisation peut entraîner des erreurs qui empêchent de transférer l’intégralité des données. L’IA peut aussi classer incorrectement les nouvelles informations. Pour garantir la qualité des données, un employé peut effectuer une validation rapide en comparant les données extraites avec les informations du document.

Doxis effectue également une validation automatisée, au cours de laquelle le logiciel vérifie les informations extraites par rapport aux documents associés. Par exemple, Doxis vérifie les postes de la facture par rapport à la confirmation d’exécution et au récépissé de livraison. Si les informations ne correspondent pas, Doxis signale les postes correspondants par une alerte. Ce contrôle automatique permet d’identifier les erreurs dans les documents à un stade précoce.

Étape 5 : traitement de gestion de bout en bout

Une fois que le système a capturé toutes les informations, Doxis enregistre automatiquement le document dans le bon dossier électronique. Par exemple, s’il s’agit d’un contrat de travail signé, le programme d’IA l’enregistre dans le dossier du salarié concerné et en informe un membre du service des ressources humaines.

Si un document nécessite une action, Doxis déclenche le traitement adéquat et transfère toutes les informations correspondantes. Par exemple, s’il s’agit d’une facture, son traitement est lancé. Doxis l’enregistre dans le registre des factures entrantes et en informe le comptable. Le traitement intelligent des documents n’est que le début d’un traitement de gestion de bout en bout.

Autre atout pour le service clientèle : l’IA peut identifier le ton du contenu. Par exemple, si un client en colère envoie un message, l’IA le traite en priorité.

Les avantages de l’extraction de données grâce à l’IA

L’extraction de données à l’aide de l’IA offre de nombreux avantages. En général, l’intelligence artificielle permet d’automatiser ces processus. Elle interprète les données non structurées, les replace dans leur contexte et les stocke correctement dans un format structuré, améliorant considérablement l’efficacité des flux de travail.

Voici un aperçu des avantages de l’extraction de données grâce à l’IA :

• Évolutivité : l’IA peut facilement traiter de grands volumes de documents.
• Précision : l’extraction de données assistée par IA peut réduire le nombre d’erreurs manuelles et améliorer la précision des informations extraites.
• Cohérence : l’IA extrait les données de manière fiable et cohérente.
• Flexibilité et adaptabilité : l’IA est flexible et adaptable. Elle comprend les documents de manière intuitive et apprend à chaque traitement.
• Confidentialité et sécurité des données : des journaux détaillés, des processus transparents et des fonctions de sécurité garantissent le respect de toutes les obligations légales.
• Contrôle : des mécanismes de contrôle et des processus de validation garantissent que toutes les données sont disponibles sans erreur.
• Gains de temps et économies : l’automatisation de l’extraction de données permet de gagner du temps tout en réalisant des économies. Traitez vos documents plus rapidement afin de pouvoir vous consacrer à des activités plus importantes.

L’extraction de données grâce à l’IA change la donne pour la capture de documents

En définitive, l’extraction de données grâce à l’IA peut réduire considérablement la quantité de dark data dans l’entreprise. En extrayant les données, vous les rendez pleinement exploitables. Vous favorisez ainsi les décisions fondées sur la donnée et les analyses assistées par IA.

Les gains d’efficacité dans les flux de travail en aval entrent également en ligne de compte. L’extraction de données permet aussi à l’IA d’exécuter automatiquement des flux de travail. Cela accélère vos processus : les goulets d’étranglement dans le traitement du courrier entrant sont éliminés, quel que soit le nombre de documents que vous recevez. Grâce à l’extraction de données, vous pouvez traiter les documents beaucoup plus rapidement et vos clients profitent de la réduction des délais d’attente.

FAQ sur l’extraction de données