Vous souhaitez saisir et cataloguer automatiquement des factures numérisées, les archiver ou copier un passage spécifique d’un contrat papier et le coller dans un document sans avoir à le taper ? Les logiciels d’OCR peuvent vous apporter une aide efficace dans tous ces cas de figure. Parce que la reconnaissance optique des caractères, c’est tout simple !

Cet article se penche sur l’importance des logiciels d’OCR pour les entreprises, leurs avantages spécifiques et sur l’interaction de l’IA et de l’OCR en vue d’optimiser le traitement des données.

L’OCR ou reconnaissance optique des caractères est un processus de reconnaissance automatique du texte. Elle saisit les mots et les chiffres dans des fichiers d’images, comme un fichier PDF, et les convertit en texte éditable. Cette technologie permet donc de convertir les images au format texte. Il est ainsi possible, par exemple, de convertir des documents papier en fichiers textuels numériques et d’y rechercher des passages spécifiques.

L’OCR repose sur le principe de la reconnaissance des formes, semblable à la reconnaissance vocale et faciale. Elle reconnaît automatiquement les lettres, les chiffres et les symboles et les associe à des mots et à des phrases en les comparant avec une base de données.

La reconnaissance optique des caractères facilite considérablement la gestion des documents dans les grandes entreprises. Cette situation s’explique principalement par les facteurs suivants :

• Amélioration de la gestion documentaire : l’OCR permet d’effectuer des recherches dans le texte des fichiers images.
• Facilitation de l’extraction de données : la reconnaissance optique des caractères permet d’extraire des données très spécifiques, telles que le montant des factures, ce qui améliore l’exactitude de la comptabilité.
• Intégration de technologies intelligentes : Les logiciels d’OCR les plus modernes utilisent l’intelligence artificielle (IA) pour améliorer nettement la qualité des données et, par exemple, mieux interpréter l’écriture manuscrite.

L’OCR est un composant important d’un système de gestion documentaire (GED) moderne, car elle est au cœur de la numérisation des documents.

L’OCR, une étape clé de la numérisation des documents

Dès le premier contact avec un document, l’OCR joue un rôle crucial dans sa capture.

Une facture parvient à l’entreprise au format papier ou sous la forme d’un flux de facturation numérique. La facture est alors scannée, puis transmise à la GED sous la forme d’un fichier PDF. Le logiciel d’OCR convertit ensuite l’image en texte lisible.

L’IA interprète le contenu de la facture et stocke ses informations sous forme de données structurées.  Grâce à ces données, le système est désormais en mesure d’enregistrer le document dans le bon dossier électronique et de l’affecter au bon agent de traitement. Grâce à des règles de délégation prédéfinies, le système attribue toujours le document au bon employé. Cette étape permet de lancer automatiquement un flux de travail, par exemple pour la vérification des factures.

[Feel free to add a graphic to illustrate the process here]

1. Les factures ou autres documents parviennent à l’entreprise.
2. Les factures numérisées sont transférées à la GED sous la forme de fichiers PDF.
3. Le logiciel d’OCR capture tout le contenu textuel.
4. L’IA convertit toutes les informations en données structurées.
5. Elle classe ensuite le document en fonction de paramètres prédéfinis.
6. Le document est stocké dans le bon dossier électronique.

Les principaux avantages de la reconnaissance de documents par OCR sont les suivants :

1. Automatisation de la collecte de données

• Vous recevez chaque jour un grand nombre de factures papier de différents fournisseurs.
• Au lieu de parcourir manuellement chaque facture et de saisir ses informations comme son numéro, son montant et sa date d’échéance, utilisez un logiciel doté d’un système de reconnaissance optique des caractères (OCR).
• Le logiciel d’OCR scanne automatiquement chaque facture entrante et en extrait les données indispensables.
• Grâce à l’IA, ces informations sont stockées directement sur le document sous forme de métadonnées structurées.

2. Diminution de la charge de travail et des erreurs

• L’automatisation du processus élimine la saisie manuelle chronophage des données.
• Vous et vos employés pouvez vous concentrer pleinement sur des activités stratégiques.
• Les fautes de frappe et autres erreurs humaines sont réduites au minimum. Le logiciel d’OCR assisté par IA travaille avec précision et apprend grâce à des contrôles qualité.

3. Amélioration de l’indexation et de la recherche

• Une fois les informations pertinentes extraites, elles sont stockées et classées dans un format structuré.
• Cela permet de rechercher facilement et rapidement des documents ou des informations spécifiques dans de vastes ensembles de données.
• Souvent utilisée pour l’indexation en texte intégral, l’OCR permet, par exemple, de rechercher des mots spécifiques et des phrases entières.

L’utilisation de l’OCR dans le monde des affaires présente de nombreux avantages, mais nécessite également des solutions innovantes :

Défi N°1 : écriture manuscrite et mauvaise qualité d’impression

La capture précise de textes manuscrits et de documents dont la qualité d’impression est médiocre peut poser des difficultés aux logiciels d’OCR. Les irrégularités des documents manuscrits rendent la reconnaissance précise du texte beaucoup plus difficile.

Solution : l’intelligence artificielle. Les systèmes d’OCR assistés par IA disposent de la flexibilité et de la reconnaissance des formes nécessaires pour répondre à ces exigences et améliorer nettement la précision de la reconnaissance des caractères.

Défi N°2 : contrôle de la qualité et validation des données

Les logiciels d’OCR commettent parfois des erreurs, en particulier lorsque la mise en page des documents est complexe ou que les numérisations sont floues. Pour garantir la qualité des données, il est important de procéder à des contrôles qualité réguliers. Cependant, les approches traditionnelles de l’assurance qualité nécessitent souvent des vérifications manuelles chronophages et sujettes aux erreurs.

Solution : les systèmes modernes de gestion documentaire exploitent l’intelligence artificielle pour comparer automatiquement le texte reconnu avec le document original et identifier les erreurs. Notre assistant d’IA Doxi se charge de cette tâche de manière autonome et signale les différences. Grâce à ces mécanismes de contrôle, vous pouvez améliorer considérablement la qualité et la validation des données, minimiser les erreurs et optimiser l’intégration des technologies d’OCR dans vos processus opérationnels.

La reconnaissance optique des caractères des systèmes de gestion documentaire constitue la base de l’extraction des données des documents. Sans OCR, il ne serait pas possible de numériser et de traiter efficacement les informations, comme les données des factures. L’IA ouvre également de nouveaux horizons qui modifient fondamentalement les règles du jeu :

• Amélioration de la qualité des données : l’intégration de l’IA dans le processus d’OCR améliore considérablement la qualité des données. L’IA reconnaît les modèles et les différences, comprend le contexte et obtient des résultats précis, même avec des polices de caractères difficiles à lire. Ceci est particulièrement important lorsque l’on travaille avec des structures de données complexes issues de différents types de documents.
• Prise en charge de l’IA pour la reconnaissance du texte des PDF : bien que les logiciels d’OCR soient théoriquement capables d’extraire le texte des fichiers PDF, ils ont jusqu’à présent atteint leurs limites, en particulier dans le cas de mises en page complexes ou de polices de caractères difficiles à lire. L’ajout de l’IA permet une reconnaissance précise du texte, car elle reconnaît les lettres et interprète le contexte, améliorant la qualité des informations extraites.

Le mariage de l’IA et de l’OCR augmente la précision et l’efficacité, permettant de traiter des documents qui auraient été auparavant hors de portée des logiciels d’OCR traditionnels. Elle fait entrer la gestion documentaire dans une toute nouvelle dimension, où précision et rapidité vont de pair pour optimiser le traitement et l’exploitation des données.

Questions fréquentes sur la reconnaissance optique des caractères