Gestion de versions

Les entreprises de certains secteurs sont légalement tenues d’attester des modifications apportées à des documents donnés tout au long de leur cycle de vie : de leur réception par courrier postal ou électronique à leur suppression en passant par leur archivage. Pour les documents soumis à des exigences particulières en matière de traçabilité et de sécurité juridique (gestion comptable et financière, conformité ou management de la qualité, par exemple), il est primordial d’en gérer toutes les versions. Cette gestion s‘effectue à l’aide de systèmes de gestion de versions ou de gestion documentaire (GED), qui conservent les documents en enregistrant leurs différentes versions.

Dans cet article, découvrez le fonctionnement de la gestion de versions, les différents types de gestion de versions et les avantages qu’elle apporte à l’entreprise.

La gestion de versions, également appelée versionnage ou encore contrôle de versions (VCS), désigne par définition un logiciel qui enregistre les différentes modifications apportées à un document. Il existe donc différentes versions d‘un même document. Elles sont créées lorsqu‘un salarié édite le document en question, par exemple en lui ajoutant du contenu ou en lui apposant le tampon « Approuvé ».

Principaux termes utilisés dans la gestion de versions :

• Dépôt : emplacement de stockage centralisé qui conserve les données, fichiers et documents.
• Branches : branches de développement de nouvelles versions du projet (créées lorsque des salariés travaillent en parallèle sur des documents).
• Fusion : modifications fusionnées dans une branche.
• Validation : (commit en anglais) enregistre des instantanés (snapshots) de documents ou certains contenus de documents, comme les métadonnées ou le nom d‘utilisateur.
• Deltas/Diffs : en cas de modifications, le document ne s‘enregistre pas complètement (copie de travail) ; la nouvelle version ne contient que les passages modifiés.

Tâches et objectifs du versionnage de documents

Le versionnage de documents permet de toujours visualiser la version actuelle d’un document. Vous avez ainsi la certitude de travailler dans le bon document. L‘historique des versions offre néanmoins la possibilité d‘accéder à ses anciennes versions et de les rétablir.Grâce à la gestion de versions, vous pouvez :

• travailler en parallèle sur le même document,
• revenir à une ancienne version d’un document,
• comparer les modifications apportées à un document d‘une version à l‘autre,
• visualiser qui a modifié un document, à quels endroits et à quel moment, et
• archiver l’intégralité des versions d’un document.

Contexte technique

D‘un point de vue technique, les systèmes de gestion de versions enregistrent les documents à intervalles réguliers, à savoir à chaque modification du document, que ce soit au niveau de son contenu ou de son statut. Les modifications étant enregistrées automatiquement, ce n’est pas le désordre total dans les versions, comme c‘est souvent le cas lorsqu’on les enregistre manuellement.

Les sauvegardes automatisées comportent généralement les informations suivantes :

• Horodatage : indique le moment auquel la modification du document est intervenue.
• Identifiant utilisateur : précise l’auteur de la modification.

Ce type de logiciels enregistre les documents plus anciens dans les dépôts sous la forme de code.

La gestion de versions se décline en trois types : locale, centralisée et distribuée.

1. Gestion de versions locale

La gestion des versions de documents en local s’effectue manuellement ou à l‘aide d‘un logiciel de gestion de versions. En local signifie que les documents figurent sur un ordinateur ou un serveur. Cette variante est encore très répandue, mais elle est extrêmement sujette aux erreurs. Elle revient en effet uniquement à copier manuellement des fichiers dans un répertoire local. Dans ce répertoire, les documents se présentent alors sous la forme suivante : version 1, version 2, version 3, etc.

Le problème, c’est que les documents ne sont généralement téléchargés dans l‘archive qu‘après avoir été modifiés ou qu’ils écrasent par inadvertance d‘anciens documents parce qu‘ils n’ont pas été renommés. Cela ralentit les flux de travail, mais a aussi des conséquences juridiques puisque la gestion de versions n‘est pas complète ni traçable.

Il est plus sûr d‘utiliser un système de gestion de versions, car il enregistre toujours les modifications apportées à un document. Pour cela, il crée une version par modification. Vous pouvez ensuite rétablir une des versions, si nécessaire.

2. Gestion de versions centralisée

Vous gagnez en maîtrise lorsque vous choisissez la gestion de versions centralisée. Toutes les versions des documents figurent alors sur un serveur central ou dans une archive électronique centrale. Avantage : cela facilite le travail collaboratif. Des rôles utilisateurs permettent de déterminer qui est autorisé à effectuer telle ou telle opération.

De plus, tout le monde sait qui est en train de travailler sur le document. Néanmoins, les systèmes de gestion de versions centralisés présentent des failles de sécurité. Une défaillance du logiciel peut empêcher tout travail sur les documents. Dans le pire des cas, cette défaillance risque même d’entraîner la perte d’une version si cette dernière n‘a pas été mise en cache.

3. Gestion de versions distribuée

Les systèmes de gestion de versions distribués résolvent le problème majeur de la gestion de versions locale et centralisée. Si les logiciels de gestion de versions locaux ou centraux sont endommagés, tous les documents sont irrémédiablement perdus. C‘est une situation critique qui a des conséquences juridiques pour l‘organisation.
C‘est pourquoi ces systèmes de gestion de versions distribués ont été créés. En plus des documents originaux, ce type d’outil crée une copie complète du dépôt, c‘est-à-dire une quasi-sauvegarde de l‘ensemble du projet.

Les logiciels de gestion de versions intègrent des fonctions conçues pour créer des versions d‘un document et mettre en œuvre le contrôle de ces versions. Ils se déclinent selon deux méthodes de travail :

Lock Modify Write

Dans ce mode qui sous-tend le fonctionnement des outils de gestion de versions, vous devez verrouiller les documents avant de les modifier. Une fois les modifications effectuées, vous les libérez à nouveau. Le but : pendant que vous travaillez sur un document, aucune autre personne n‘y a accès. Vous évitez ainsi de travailler en parallèle à plusieurs sur le même document et de devoir ensuite fusionner les différentes versions.

Copy Modify Merge

Le mode Copy Modify Merge permet en revanche un travail collaboratif simultané. Grâce à la fusion, le logiciel regroupe les modifications apportées aux documents par la suite, soit manuellement, soit automatiquement. Les limites se situent ici au niveau des fichiers binaires (fichiers qui ne contiennent pas de fichiers texte) : en l’absence d‘outils adaptés, il est rare de pouvoir fusionner les documents automatiquement.

Système de gestion documentaire (GED), Doxis enregistre vos documents par version dans les dossiers numériques correspondants ; de la saisie à l‘archivage en passant par l’édition, vous gérez dans Doxis l‘ensemble des processus de gestion documentaire.
Pour la gestion de versions, Doxis mise sur trois approches :

1. Gestion des représentations d‘un format de fichier

Doxis gère les différentes versions d’un document comme des représentations. Vous pouvez vous les représenter comme des versions d‘un document Word. En cliquant sur l‘historique des versions, vous pouvez visualiser toutes les versions précédentes. Si vous sélectionnez l‘une des anciennes versions, celle-ci est rétablie.

Doxis fonctionne selon le même principe :

1. Accédez au document que vous souhaitez modifier.
2. Doxis engage maintenant le check-in.
3. Lorsque vous avez terminé de le modifier, vous passez au check-out : Doxis crée une nouvelle version du document.
4. Parallèlement, il effectue automatiquement une journalisation qui indique qui a modifié le document et à quel moment.

2. Multiples représentations du même document pour différents groupes d‘utilisateurs

Dans Doxis, vous avez la possibilité de créer différentes représentations avec des autorisations différentes. C‘est pratique pour n’autoriser que certaines personnes à consulter l‘ensemble du contenu d‘un document. Par exemple, il est possible de créer une version caviardée d‘un document, consultable par tous les salariés. En revanche, seuls les cadres supérieurs peuvent accéder à l’intégralité du document.

3. Gestion des documents dans plusieurs formats de fichiers

Au lieu de créer plusieurs représentations pour différents utilisateurs, Doxis permet également d‘enregistrer les documents dans différents formats de fichiers. Dans le cas d’un document soumis aux exigences de l’archivage à long terme, vous convertissez le fichier PDF d’origine au format PDF/A pour le protéger durablement. Vous disposez donc à nouveau de deux représentations du même document.

Doxi, quels sont les avantages de la gestion de versions avec Doxis ?

Dans de nombreux cas, la gestion des versions de documents est une obligation juridique pour les entreprises. Gérer des versions de documents dans un logiciel de gestion de contenu d‘entreprise est efficace et sûr. Tous les processus documentaires sont centralisés.

Enfin, des systèmes comme Doxis réunissent tous les avantages de la gestion de versions. Doxis facilite le travail collaboratif sur les documents, les enregistre automatiquement par version, attribue des droits d‘accès au contenu des documents aux utilisateurs et archive toutes les versions selon les principes de l’archivage à valeur probante. Ainsi, la gestion de versions se répercute sur l‘ensemble des flux de travail.

FAQ sur la gestion de versions