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El control de versiones, más fácil que nunca: acaba con el desorden antes de que ocurra
Poder hacer un seguimiento de todos los cambios de un documento (desde su llegada a la bandeja de entrada hasta su archivo y eliminación) es una obligación legal en algunos sectores. Pero demostrar qué cambió, cuándo y a manos de quién no siempre es fácil. Ahí es donde entra en juego un control de versiones adecuado.
Es esencial para cumplir normas estrictas sobre trazabilidad y seguridad jurídica en ámbitos como la contabilidad, el cumplimiento normativo o la gestión de la calidad. Con un sistema de control de versiones (o un sistema de gestión documental) dispones de las herramientas para crear versiones de los documentos y almacenarlas correctamente.
En este artículo, aprenderás cómo funciona el control de versiones, qué tipos existen y por qué merece la pena contar con un enfoque proactivo.
¿Qué es el control de versiones?
El control de versiones (también conocido como gestión de versiones o sistema de control de versiones) es un sistema de seguimiento y registro de cambios en los documentos. Genera múltiples iteraciones del mismo documento, como, por ejemplo, cuando se le añade nuevo contenido o se da como «aprobado».
Los términos clave de un vistazo:
- Repositorio: una ubicación central de almacenamiento digital que alberga datos, archivos y documentos
- Ramas: ramas de desarrollo para nuevas versiones del proyecto (se crean cuando los empleados trabajan en documentos en paralelo)
- Fusión: integra de nuevo en una misma rama los cambios que se estaban realizando en paralelo
- Confirmación: captura documentos completos o contenido específico, como los metadatos o el nombre de usuario
- Diferencias: el documento no se guarda íntegro cuando se realizan cambios (copia de trabajo); la nueva versión solo contiene las partes modificadas
Control de versiones de documentos: en qué consiste y por qué es importante
El control de versiones de documentos garantiza que veas solamente la versión más actualizada de un documento, para de este modo poder estar seguro de que siempre estás trabajando en el contenido correcto. Al mismo tiempo, el historial de versiones te permite acceder a versiones anteriores y restaurar el contenido a una iteración anterior si es necesario.
Las ventajas del control de versiones:
- Trabajar en paralelo en el mismo documento
- Restaurar a una versión anterior del documento
- Comparar los cambios del documento en varias versiones
- Ver qué cambios se realizaron en el documento, quién los hizo y cuándo
- Archivar todas las versiones de un documento
La tecnología
Los sistemas de control de versiones guardan los documentos a intervalos regulares, siempre que se hayan realizado cambios en su contenido o en su estado. El sistema registra automáticamente estos cambios y acaba así con el caos de versiones que suponen los archivos manuales.
Por regla general, las versiones guardadas automáticamente contendrán la siguiente información:
- Marca de tiempo: cuándo se hizo el cambio
- ID de usuario: quién hizo el cambio
Los documentos antiguos se guardan en repositorios como código.
Guía de gestión documental
¿Cómo puedes impulsar la eficiencia de tu empresa con un DMS? ¿Cuál es el sistema más apropiado para tu organización? Esta guía práctica te ayudará a encontrar e implementar el DMS que mejor se adapte a ti. Además, incluye checklists, casos reales y más.
Leer ahora¿Cómo se utiliza el control de versiones?
Existen tres tipos de control de versiones: local, centralizado y distribuido.
1. Control de versiones local
El control de versiones local es aquel en el que las empresas controlan las versiones manualmente o mediante un software de control de versiones. Local se refiere al ordenador o servidor en el que se guardan los documentos. Esta forma de generar versiones es sencilla y sigue siendo muy común, aunque es extremadamente propensa a errores. Con este enfoque, el control de versiones no es más que la copia de los archivos en un directorio local y su guardado como Versión 1, Versión 2, Versión 3, etc.
Los problemas surgen cuando los empleados solo suben los documentos al archivo después de realizar los cambios, o se olvidan de modificar el nombre del archivo y sobrescriben accidentalmente documentos antiguos. Ralentiza los flujos de trabajo y puede tener implicaciones legales si hay lagunas en el control de versiones y la trazabilidad.
Herramientas como un sistema de control de revisiones, o RCS, ofrecen un método más seguro. El RCS siempre guarda los cambios realizados en un documento creando una nueva versión, y te permite también regenerar una versión anterior si es necesario.
2. Control de versiones centralizado
Con el control de versiones centralizado, las empresas consiguen más seguridad y fiabilidad que con el enfoque local. Todas las versiones de los documentos se guardan en un servidor central o en un archivo digital central. Las ventajas: el trabajo en equipo es mucho más fácil, y los roles de usuario permiten a las empresas controlar de manera más estricta quién puede realizar cada acción.
Además, todo el mundo puede ver quién está trabajando actualmente en cada documento. Pero los sistemas centralizados de control de versiones también tienen sus inconvenientes. Las posibles interrupciones o caídas del sistema impiden trabajar con los documentos. Y lo que es peor, podrían suponer la pérdida de una versión si no se guardó antes de dicha interrupción.
3. Control de versiones distribuido
Las herramientas locales y centralizadas tienen un gran inconveniente: si el sistema se daña, todos los documentos podrían perderse para siempre. Ese tipo de fallo puede afectar al éxito de un proyecto y crear riesgos legales para la organización.
Sin embargo, los sistemas de control de versiones distribuidos (DVCS) ayudan a evitar esto. Junto a los documentos originales, el DVCS crea una copia completa del repositorio, lo que facilita a cada colaborador una copia de seguridad completa del proyecto.
¿Cómo funciona el software de control de versiones?
El software de control de versiones ofrece una serie de funciones para crear y controlar varias versiones de un documento. Hay dos modelos diferentes:
Bloquear-modificar-escribir
Con bloquear-modificar-escribir (el sistema utilizado por los RCS) los usuarios bloquean los documentos antes de hacer cambios. Una vez que introducen los cambios, el documento se libera de nuevo. La idea es impedir que cualquier otra persona acceda al documento mientras un usuario está trabajando en él. Con este modelo, las empresas pueden evitar que varios usuarios modifiquen un documento en paralelo y tengan que fusionar las versiones más tarde.
Copiar-modificar-fusionar
En cambio, el modelo copiar-modificar-fusionar permite la coedición colaborativa. Después, el sistema fusiona los cambios del documento automáticamente o con ayuda manual. Sin embargo, este modelo puede presentar incompatibilidades con los formatos binarios (archivos que no contienen texto). Sin las herramientas adecuadas, suele ser imposible fusionar automáticamente los documentos.
Resumen Ejecutivo: Estudio del Impacto Económico Total™
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Leer ahoraControl de versiones en la gestión documental
Ahí es donde entra en juego la tecnología punta de Doxis. Como sistema de gestión documental (DMS), te ayuda a crear versiones de tus documentos correctamente y a almacenarlas en las eFiles adecuadas. De esta manera, tanto si estás creando, editando o archivando documentos, todo permanece organizado y es fácil de gestionar.
Esto se consigue de tres formas:
1. Gestiona las representaciones de un formato de archivo
Doxis gestiona las versiones como representaciones de un documento, algo similar a las versiones de un documento Word. Puedes ver todas las iteraciones anteriores de los documentos haciendo clic en el historial de versiones y seleccionarlas para restaurarlas si es necesario.
Doxis funciona de la misma manera:
- Seleccionas un documento en el que quieres trabajar.
- Doxis te pide que inicies tu sesión.
- Cuando termines de hacer cambios, cierras la sesión y Doxis crea una nueva versión del documento.
- Automáticamente, el programa crea un registro de cambios en paralelo en el que muestra quién modificó el documento y cuándo lo hizo.
2. Ofrece herramientas para crear múltiples representaciones del mismo documento para diferentes grupos de usuarios
Doxis te da la opción de crear varias representaciones con diferentes permisos. Por ejemplo, si no todos los empleados pueden ver el contenido íntegro de un determinado documento, puedes decidir crear una versión protegida que todo el mundo pueda ver, mientras que solo los altos ejecutivos podrán acceder a la versión íntegra.
3. Gestiona documentos en múltiples formatos de archivo
En lugar de crear varias representaciones para distintos usuarios, Doxis te permite guardar documentos en distintos formatos de archivo. Por ejemplo, si tu documento está sujeto a requisitos de archivo a largo plazo, puedes convertir el PDF original al formato PDF/A para que permanezca protegido durante largos períodos de tiempo. Esto, de nuevo, generará dos representaciones del mismo documento.
Control de versiones: los beneficios
Hola Doxis, ¿cuáles son las ventajas del control de versiones con Doxis?
Mejor colaboración
El control de versiones permite a los empleados coeditar documentos sin perder el hilo. Esto es especialmente importante en los proyectos colaborativos, donde es esencial asegurarse de que todos los miembros del equipo trabajan con la última versión del documento. Al mismo tiempo, te da la opción de restaurar estados anteriores de los documentos. Como la gestión de proyectos rara vez es lineal, los objetivos y los enfoques cambian, y el contenido de los documentos debe seguir el ritmo de los nuevos avances.
Procesos documentales trazables
El control digital de versiones facilita el seguimiento de las versiones de los documentos al estandarizar sus nomenclaturas. También crea registros de cambios claros y rastreables que ayudan a proporcionar seguridad jurídica. De esta manera, cuando llega el momento de la auditoría, todas las versiones son fáciles de encontrar y comprender. Nada se pierde: todas las versiones permanecen visibles.
Las empresas deberían elegir el control de versiones distribuido
Muchas empresas tienen el control de versiones de documentos como un requisito. Una forma eficiente y segura de gestionar el control de versiones es mediante un sistema de gestión del contenido empresarial (ECM). Agrupa todos tus procesos documentales en un único lugar.
Y no solo eso, los sistemas como Doxis reúnen todas las ventajas del control de versiones. Doxis te permite trabajar de manera colaborativa con los documentos, almacena automáticamente las diferentes versiones por ti, asigna permisos de acceso a los usuarios y guarda todas las versiones o representaciones del documento en el archivo a prueba de auditorías. En resumen, el control de versiones tiene un impacto positivo en todo el flujo de trabajo.
¿Quieres saber cómo puede satisfacer Doxis tus necesidades de control de versiones? Ponte en contacto con nosotros, estaremos encantados de enseñártelo.