Aujourd'hui encore, de nombreuses entreprises s'accrochent à leurs systèmes hérités et à l'idée qu'il ne faut « jamais changer un système qui fonctionne ». Une étude récente révèle que dans 44 % des entreprises, au moins la moitié des systèmes vitaux fonctionnent depuis de nombreuses années, et que 54 % des entreprises font encore appel à des ordinateurs centraux.

Mais à l'ère du tout numérique, s'accrocher à des applications héritées peut mener tout droit au désastre. C'est notamment le cas des banques traditionnelles et des prestataires de services financiers, qui subissent une forte pression de la part du marché en pleine expansion des sociétés fintech et des banques en ligne. Le moment est venu de dire adieu à ces ordinateurs centraux encombrants, de moderniser vos systèmes hérités obsolètes et de passer au cloud.

Dans cet article, nous examinons les raisons pour lesquelles il peut être bénéfique pour votre entreprise de remplacer un système même s'il fonctionne encore.

Le terme « système hérité », ou « système patrimonial », est utilisé pour décrire une application essentielle au bon fonctionnement de l'entreprise, solidement ancrée de longue date et qui fonctionne depuis de nombreuses années.

La majorité des systèmes hérités ont été construits sur la base d'une architecture monolithique sous la forme de systèmes autonomes et indépendants. Parmi les exemples, on peut citer les systèmes de gestion de la clientèle et les systèmes d'archivage complexes conçus spécialement.

Bien que ces systèmes aient été détrônés par des technologies de pointe, ils continuent à remplir leur fonction de manière fiable. Lorsqu'un logiciel ou un équipement matériel - et souvent une combinaison des deux - est devenu au fil du temps un composant à part entière de l'infrastructure informatique, on parle de système hérité.

L'héritage n'est pas toujours une bonne chose. Avec le temps, un système obsolète peut devenir un handicap. Les systèmes hérités pâtissent généralement des problèmes suivants :

• Ils entravent la croissance future. Parce qu'ils peuvent nuire à la compétitivité d'une entreprise et freiner son évolution naturelle, les systèmes hérités constituent un obstacle à la transformation numérique.
• Ils sont gourmands en main-d'œuvre et coûteux. Les solutions autonomes complexes reposant sur des ordinateurs centraux sont incroyablement consommatrices de ressources. La maintenance et l'entretien coûtent cher, certains fournisseurs ont complètement abandonné l'assistance technique, et une expertise spécifique est requise pour maintenir en état de marche les systèmes dépassés.
• Leur mise à niveau est un vrai défi. Il est extrêmement difficile, voire impossible, d'adapter les systèmes hérités aux nouvelles lois et exigences. Les entreprises imaginent souvent diverses solutions de repli pour continuer à tirer parti de leurs systèmes hérités. Mais ces astuces affectent la productivité et compliquent encore le système en question. Et si l'on ajoute à cela l'absence de mises à jour de sécurité, une entreprise peut se trouver exposée à des failles de sécurité non négligeables.
• Ils sont nettement moins résilients. Les systèmes hérités sont souvent extrêmement sujets aux pannes et aux interruptions susceptibles de porter gravement atteinte aux activités de l'entreprise.
• Ils n'interagissent pas avec les nouvelles technologies. Dans la mesure où la plupart des systèmes hérités n'ont pas été conçus dans une perspective globale, il n'existe aucun moyen de les connecter à d'autres systèmes ou de les combiner avec d'autres technologies.
• Ils ne sont pas prêts pour le cloud. Les données et fonctions ne sont disponibles qu'à partir d'un site central, sans accès mobile, et la plupart des systèmes ne sont pas compatibles avec le cloud.

Étant donnée l'évolution constante des technologies et des demandes du marché, tôt ou tard, chaque entreprise devra prendre une décision : continuer à investir dans les systèmes hérités ou les moderniser ? Pour la plupart des entreprises, la modernisation constitue le choix le plus judicieux. Et ses avantages ne manquent pas :

Amélioration de la confidentialité et de la sécurité des données

La mise en œuvre de systèmes avancés qui sont non seulement à la pointe de la technologie, mais qui répondent également à toutes les exigences légales, vous permet d'améliorer la sécurité et de maintenir une conformité totale, par exemple avec les réglementations en matière de protection de la vie privée et d'archivage sécurisé.

Plus de flexibilité

En modernisant vos systèmes hérités, vous bénéficiez d'une plus grande souplesse pour vous adapter aux circonstances, y compris aux changements législatifs. Les systèmes modernes évoluent avec vous et avec vos besoins.

Des économies à la clé

Le remplacement d'ordinateurs centraux coûteux et de systèmes hérités à forte maintenance peut vous permettre de faire de belles économies sur le long terme.

Une efficacité accrue

Gagnez en efficacité et en productivité grâce à des systèmes actualisés qui répondent aux exigences du moment.

Options d'intégration étendues

Bon nombre de systèmes modernes sont dotés par défaut d'une pléthore d'interfaces et d'options d'intégration, ce qui vous permet de mettre en place une architecture informatique globale, de travailler en souplesse avec des systèmes hétérogènes et de partager l'information sans effort. Par exemple, vous pouvez créer une solution robuste permettant de gérer vos processus métier en connectant vos systèmes de gestion de contenu d'entreprise (ECM) à votre système de gestion intégré (ERP).

Automatisation

La modernisation de vos systèmes hérités vous libère de votre dépendance à l'égard de technologies (obsolètes) et vous permet d'exploiter pleinement les capacités qui s'offrent à vous, comme l'intelligence artificielle pour automatiser vos processus.

Évolutivité

Les nouveaux systèmes sont plus évolutifs, de sorte que lorsque vous vous implantez sur de nouveaux sites, étoffez vos effectifs ou exploitez de nouveaux secteurs d'activité, vos systèmes s'adaptent à vos besoins. La modernisation de vos systèmes hérités peut donner un sérieux coup de pouce à la croissance de votre entreprise.

Solutions cloud mobiles

La plupart des systèmes modernes facilitent la migration vers le cloud, ce qui vous permet d'accéder 24 heures sur 24 à toutes les données et fonctions, quel que soit l'endroit où vous vous trouvez. Résultat : l'information n'est plus cloisonnée et la collaboration est au beau fixe. Cerise sur le gâteau, vos employés peuvent également travailler à distance avec vos applications.

Sous l'effet de la grande complexité et de l'intégration profonde des systèmes hérités dans l'infrastructure d'entreprise, la modernisation peut nécessiter beaucoup de travail, être coûteuse et poser des problèmes techniques et organisationnels. Pour surmonter ces difficultés et garantir une migration en douceur qui ne souffre d'aucune perte de données ni d'aucune perturbation, il faut une planification minutieuse et un plan d'action stratégique.

Nous vous recommandons de suivre une stratégie de migration en quatre étapes :

1. Raison d'être et objectifs

Demandez-vous pourquoi vous souhaitez remplacer votre système patrimonial. Quels objectifs poursuivez-vous dans le cadre de cette transition, et qu'attendez-vous de la nouvelle solution ? Des objectifs clairs sont la pierre angulaire d'une stratégie de migration réussie.

2. Situation actuelle

Pour assurer une transition en douceur, vous devez avoir une compréhension claire de votre système hérité, de ses points problématiques et des défis qu'il pose.

3. Nouveau système

L'étape suivante consiste à mettre en place ou à sélectionner un système cible pertinent en fonction des réponses apportées aux étapes 1 et 2. Par exemple, si vous cherchez avant tout à mettre en place une gestion transparente des documents, un archivage conforme et des processus automatisés pilotés par les documents, alors un système moderne de gestion de contenu d'entreprise pourrait être la solution idéale.

4. Migration

La dernière étape concerne la migration vers le nouveau système lui-même. Ici, trois options s'offrent à vous :

1. Modernisation ad hoc : le nouveau système remplace directement l'ancien, sans phase de transition. C'est une stratégie à la fois très efficace et très risquée.
2. Modernisation progressive : vous transférez pas à pas les différents composants du système, ce qui vous permet de vérifier la fonctionnalité à chaque stade. Une telle approche exige que vous consacriez du temps et des efforts d'organisation.
3. Fonctionnement temporaire en parallèle : une stratégie répandue consiste à faire fonctionner les deux systèmes en parallèle pendant un certain temps. Une telle approche suppose une maintenance simultanée des deux systèmes, mais elle présente l'avantage de pouvoir les comparer directement. La durée du fonctionnement en parallèle doit toujours être réduite au minimum.

Lorsqu'il s'agit de systèmes obsolètes, a fortiori de ceux utilisés pour la gestion et l'archivage de documents, la meilleure solution consiste à les remplacer par une solution moderne de gestion de contenu d'entreprise telle que Doxis. Elle vous offrira davantage de sécurité juridique tout en améliorant la transparence, la flexibilité et l'efficacité. Qui plus est, parce que nous travaillons continuellement au développement et à l'évolution de notre plateforme d'ECM, votre entreprise pourra évoluer avec son temps.

1. Préparation et nettoyage des données

La préparation des données est la première clé d'un projet de migration réussi. L'objectif est de préparer les données de manière à pouvoir les utiliser de manière optimale dans les nouvelles applications. Pour ce faire, il convient de structurer, de nettoyer, de transformer et, le cas échéant, de fusionner des données provenant de différentes sources.

Grâce à notre programme de migration en quatre étapes, nous veillons à ce que vos archives documentaires soient transférées correctement et sans perte vers Doxis, de sorte que vous pouvez commencer à utiliser le nouveau système dès le premier jour, en vous appuyant sur un pool de données de haute qualité.

2. Modernisation progressive avec les modèles Fast Starters

Nos modèles Doxis Fast Starters facilitent le remplacement étape par étape. Dès le premier jour, votre équipe informatique peut commencer à mettre en œuvre des flux de travail standard et à les tester en faisant appel à des utilisateurs clés, tandis que les processus métier individuels sont déployés en arrière-plan.

Grâce à leur interface intuitive et à leurs personnalisations « no-code » simplifiées, les modèles Fast Starters vous permettent de réaliser rapidement et facilement vos projets de numérisation, sans avoir à recourir à des connaissances techniques approfondies. Résultat ? Une migration transparente, en direct, et aucun temps d'arrêt.

3. Des flux de travail nouveaux et uniformes

Avec Doxis, vous pouvez restructurer, personnaliser et normaliser vos processus de fond en comble, comme bon vous semble. Reposez-vous sur nos solutions propulsées par l'IA et leurs capacités d'automatisation étendues.

4. Intégration dans le paysage informatique existant

Un des avantages décisifs de Doxis est sa grande souplesse. Intégrez la solution Doxis facilement dans votre environnement informatique existant, ou utilisez-la comme système principal et tirez parti de son éventail étoffé d'interfaces utiles, par exemple avec SAP.

Cette adaptabilité permet de combiner facilement plusieurs remplacements de systèmes hérités. Par exemple, si vous décidez de migrer vers la solution cloud de SAP, vous pouvez moderniser en même temps votre système d'archivage et vos processus pilotés par les documents et passer à un système d'ECM moderne.

5. Déploiement à l'échelle de l'entreprise

Les données ont été transférées, les flux de travail sont définis et les intégrations sont prêtes à être mises en œuvre - plus rien ne s'oppose au déploiement de votre nouveau système dans l'ensemble de l'entreprise. Pensez à faire participer tous vos employés au projet, en organisant des formations et des ateliers qui aideront chacun à tirer le meilleur parti du nouveau système informatique. Nous serons heureux d'être à votre disposition avant, pendant et après la migration grâce à nos services d'assistance complets.

À première vue, la perspective de moderniser les systèmes hérités relève de la gageure. Parce qu'elles y voient un travail intensif et coûteux, de nombreuses entreprises repoussent sans cesse l'échéance. Après tout, pourquoi remplacer un système qui a fonctionné si longtemps ? Réponse : simplement parce que la plupart de ces systèmes ne fonctionnent pas de manière aussi transparente qu'il n'y paraît à première vue et parce qu'ils atteignent rapidement leurs limites lorsque les exigences évoluent.

Le passage à un système moderne représente un investissement prospectif qui produira des résultats immédiats. Selon l'étude Total Economic Impact (TEI) de Forrester, SEW-Eurodrive a bénéficié d'un retour sur investissement de 336 %.

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Des stratégies de migration astucieuses sont également essentielles à la réussite. Chez SER, nous vous aidons à moderniser vos systèmes hérités de gestion de documents et d'archivage et à passer à notre solution moderne de gestion de contenu d'entreprise : Doxis.