Incluso hoy en día, muchas compañías siguen aferradas a sistemas legacy y a la idea de que «nunca se debe cambiar un sistema en funcionamiento». Un estudio reciente muestra que al menos la mitad de los sistemas fundamentales para el 44 % de las empresas llevan muchos años en funcionamiento y que el 54 % sigue usando unidades mainframe.

Sin embargo, esto puede generar una verdadera catástrofe en la era digital en la que nos encontramos. La industria de la banca tradicional y los proveedores de servicios financieros son dos de los sectores que más presión reciben para modernizarse, debido especialmente al creciente mercado de las empresas de fintech y la banca online. Ha llegado el momento de deshacerse de esos ordenadores grandes y pesados y de modernizar los sistemas legacy obsoletos para dar el salto a la nube.

En este artículo veremos por qué el cambio del sistema actual puede resultar beneficioso para tu negocio.

Se entiende por sistema heredado o legacy una aplicación esencial para el funcionamiento del negocio que está firmemente asentada desde hace mucho tiempo y que lleva un gran número de años en funcionamiento.

La mayoría de ellos se han desarrollado a partir de una arquitectura monolítica como sistemas autónomos e independientes. Algunos ejemplos serían los sistemas específicos de gestión de clientes y los sistemas de archivo complejos.

A pesar de que hoy en día las tecnologías más avanzadas les han ganado terreno, lo cierto es que aún tienen capacidad para llevar a cabo su cometido de manera fiable. Así, se habla de «sistema heredado» siempre que un software o un hardware (o una combinación de ambos) ha evolucionado con el paso del tiempo para convertirse en una parte integral de la estructura de IT de la empresa.

Problemas de los sistemas heredados

Las herencias no siempre son buenas. Los procedimientos obsoletos pueden representar una verdadera carga con el paso de los años. De hecho, los sistemas legacy suelen presentar los siguientes problemas:

• Dificultan el crecimiento de cara al futuro. Los sistemas heredados representan un obstáculo en el camino hacia la transformación digital, lo que afecta tanto al nivel de competitividad de la empresa como a su capacidad para adaptarse a la evolución del mercado.
• Son costosos y requieren mucho trabajo. Las soluciones independientes y complejas basadas en ordenadores antiguos requieren la dedicación de un gran número de recursos. Las tareas de reparación y mantenimiento tienen un coste elevado y algunos proveedores han ido eliminando progresivamente el servicio de soporte, por lo que es necesario recurrir a especialistas para que los sistemas antiguos sigan funcionando correctamente.
• Son difíciles de actualizar. Es verdaderamente difícil (y en algunos casos prácticamente imposible) adaptar los sistemas heredados a las nuevas leyes y requisitos de la industria. A menudo, las empresas tienen que ingeniárselas para encontrar una solución alternativa que les permita continuar con ellos. Sin embargo, es posible que esto complique el sistema aún más y afecte a la productividad. Si a todo ello le añadimos la falta de actualizaciones en materia de seguridad, el resultado es un incremento de las vulnerabilidades que muy probablemente acabe por perjudicar a la empresa.
• Presentan un nivel de resiliencia muy reducido. Los sistemas legacy suelen ser muy propensos a sufrir fallos e interrupciones que pueden afectar de forma muy negativa al funcionamiento del negocio.
• No tienen capacidad para interaccionar con las nuevas tecnologías. Dado que la mayoría de los sistemas heredados no se desarrolló en su día desde una perspectiva holística, es imposible conectarlos a otros sistemas o combinarlos con otras tecnologías.
• No son compatibles con entornos en la nube. Los datos y las funciones solo están disponibles en una ubicación central a la que no se puede acceder desde dispositivos móviles. Además, la mayor parte de este tipo de sistemas no son compatibles con entornos en la nube.

Ventajas de la modernización de sistemas heredados

Las tecnologías en constante evolución, junto con las cambiantes demandas del mercado, hacen que las empresas deban plantearse una cuestión tarde o temprano: ¿es más conveniente modernizarse o seguir invirtiendo en sistemas heredados? Para muchas empresas, la mejor opción es la primera. La modernización trae consigo toda una serie de ventajas, como las siguientes:

Seguridad y privacidad de los datos mejoradas

La implementación de sistemas avanzados que no solo incorporen las tecnologías más avanzadas, sino que también satisfagan los requisitos legales pertinentes, ayudará a mejorar la seguridad y a garantizar la conformidad de la empresa con los reglamentos sobre privacidad o los sistemas de archivo aptos para auditorías, entre otros.

Incremento de la flexibilidad

La modernización de sistemas heredados ofrece más flexibilidad para adaptarse a las necesidades de cada momento, como los cambios legislativos. Los sistemas modernos evolucionan junto con tu empresa y tus necesidades.

Potencial de ahorro

La sustitución de las unidades mainframe costosas y los sistemas heredados con grandes necesidades de mantenimiento puede ayudarte a ahorrar una cantidad de gastos significativa a largo plazo.

Mejor eficiencia

Impulsa la eficiencia y la productividad de tu empresa gracias a sistemas actualizados que se adaptan a los requisitos actuales.

Amplia diversidad de opciones de integración

Muchos sistemas modernos incorporan un gran abanico de interfaces y opciones de integración de serie, lo que permite desarrollar una arquitectura de IT holística, trabajar de forma flexible con distintos sistemas y compartir información con total facilidad. Por ejemplo, puedes crear una solución sólida para gestionar tus procesos empresariales mediante la conexión de tu sistema de gestión del contenido empresarial (ECM) con tu sistema de planificación de recursos (ERP).

Automatización

La modernización de los sistemas heredados consigue que la empresa deje de depender de tecnologías obsoletas y pueda aprovechar todas las soluciones disponibles a su alcance, como la inteligencia artificial para la automatización de los procesos.

Escalabilidad

Los sistemas modernos presentan mayor capacidad de escalabilidad. De esta forma, se adaptarán a todas tus necesidades si abres nuevos locales o sucursales, aumentas el número de empleados en plantilla o amplías tus áreas de negocio. La modernización de sistemas legacy puede representar un impulso decisivo para el crecimiento de tu empresa.

Soluciones móviles y en la nube

Muchos sistemas modernos favorecen una migración a la nube sencilla para que puedas disfrutar de acceso ininterrumpido a todos los datos y funciones de tu empresa desde cualquier parte. De esta forma, conseguirás acabar con los silos de información y crear un entorno de colaboración más productivo. Por si esto fuera poco, tus empleados podrán trabajar con las aplicaciones necesarias de forma completamente remota.

Dada la complejidad y el gran nivel de integración de los sistemas heredados en la infraestructura de las empresas, el proceso de modernización puede resultar laborioso, acarrear grandes costes y presentar desafíos a nivel técnico y organizacional. Para solucionar estos problemas y conseguir una migración segura sin pérdidas de datos ni interrupciones es necesario llevar a cabo una planificación cuidadosa y contar con un plan de acción estratégico.

A continuación te presentamos una estrategia de migración en cuatro pasos que te puede resultar útil:

1. Fundamentación y objetivos

Pregúntate por qué quieres reemplazar tu sistema heredado. ¿Qué pretendes conseguir con el cambio y qué esperas de la nueva solución? Para que una estrategia de migración se lleve a cabo con éxito es esencial disponer de unos objetivos claros.

2. Estado actual

Para favorecer la ausencia de problemas durante la migración, debes conocer perfectamente todos los detalles sobre tu sistema heredado, incluidos los problemas y desafíos que plantea.

3. Nuevo sistema

El siguiente paso consiste en desarrollar o seleccionar el nuevo sistema que mejor se adapte a tus necesidades en función de lo que hayas respondido a las preguntas 1 y 2. En caso de que, por ejemplo, tus objetivos principales tengan que ver con la introducción de una gestión documental transparente, un sistema de archivo que cumpla con la legislación vigente y procesos automatizados basados en documentos, quizá la mejor solución sea optar por un sistema moderno de gestión del contenido empresarial.

4. Migración

Por último, es el momento de proceder a la migración hacia el nuevo sistema. Para llevar a cabo este paso se puede optar por una de estas tres alternativas:

1. Modernización ad hoc: El nuevo sistema sustituye directamente al anterior sin que exista una fase de transición. Se trata de una estrategia eficiente, pero arriesgada.
2. Modernización gradual: Los distintos componentes del sistema se van migrando paso a paso para tener la posibilidad de comprobar el correcto funcionamiento de cada uno de ellos en todo momento. Esta estrategia requiere ciertos esfuerzos a nivel organizativo y de tiempo por parte de la empresa.
3. Funcionamiento temporal en paralelo: Una estrategia bastante extendida consiste en hacer que ambos sistemas funcionen en paralelo durante un periodo de tiempo determinado. A pesar de que esta opción implica el mantenimiento de las dos soluciones a la vez, también permite compararlas entre sí, lo cual representa una ventaja. En cualquier caso, el funcionamiento en paralelo debería llevarse a cabo durante el menor tiempo posible.

Modernización de sistemas legacy: pautas y mejores prácticas

En lo que respecta a los sistemas obsoletos, especialmente aquellos que se utilizan para la gestión y el archivado de documentos, la mejor opción es sustituirlos por una solución de ECM como Doxis. Además de ofrecer tranquilidad con respecto al cumplimiento legislativo, nuestro sistema permite mejorar la transparencia, la flexibilidad y la eficiencia de los procesos. Por si esto fuera poco, trabajamos duramente en el desarrollo y la evolución continuos de nuestra plataforma para que tu empresa pueda adaptarse a las necesidades que van apareciendo.

1. Preparación y limpieza de los datos

La preparación de los datos es el primer punto clave para que un proyecto de migración se lleve a cabo con éxito. El objetivo es organizar los datos de forma que los puedas aprovechar al máximo en las nuevas aplicaciones. Esto conlleva la estructuración, la limpieza, la transformación y, de ser necesario, la fusión de datos de distintas fuentes.

Nuestra estrategia de migración en cuatro pasos nos permite garantizar una transferencia correcta y sin pérdidas de información de los archivos de documentos de tu empresa para que puedas empezar a usar el nuevo sistema con un pool de datos de alta calidad desde el primer día.

2. Modernización gradual con Fast Starters

Doxis Fast Starters facilita la sustitución gradual de los sistemas. Tu equipo de IT puede empezar a implementar flujos de trabajo estándar desde el primer día para probarlos con usuarios clave mientras los procesos empresariales individuales se implementan en un segundo plano.

La UI intuitiva y las capacidades sencillas de personalización sin código de Fast Starters te permiten llevar a cabo tus proyectos de digitalización de forma fácil y rápida, aunque no dispongas de conocimientos técnicos especializados. Como resultado, podrás disfrutar de una migración óptima sin periodos de inactividad mientras tu empresa opera de la manera habitual.

3. Nuevos flujos de trabajo uniformes

Doxis permite la total reestructuración, personalización y estandarización de los procesos para que se adapten exactamente a lo que buscas. Además, podrás aprovechar nuestras soluciones impulsadas por IA, con gran capacidad de automatización.

4. Integración en el ecosistema de IT existente

Una de las grandes ventajas de Doxis es su flexibilidad. Se trata de una solución fácil de integrar en tu ecosistema de IT actual que también puedes usar como sistema principal de la empresa y que te permite aprovechar un gran abanico de interfaces útiles, como SAP.

Esta capacidad de adaptación ayuda a realizar varias sustituciones de sistemas heredados con facilidad. Si decides, por ejemplo, migrar a la solución en la nube de SAP, puedes modernizar tus sistemas de archivo y procesos basados en documentos al mismo tiempo y empezar a trabajar con un sistema ECM moderno.

5. Implementación en toda la empresa

Una vez que ha finalizado la migración de los datos, se han definido los flujos de trabajo y las integraciones están listas, ya puedes implementar tu nuevo sistema en toda la empresa. Recuerda ofrecer formación y talleres a tus empleados para que puedan adaptarse al proyecto y aprovechar al máximo el nuevo sistema de IT. Estaremos encantados de ayudarte antes, durante y después de la migración a través de nuestro servicio de asistencia integral.

Opta por la renovación: por qué merece la pena modernizar los sistemas heredados

En un primer momento, la modernización de los sistemas legacy que ya están ampliamente asentados puede parecer una tarea titánica. Muchas empresas creen que se trata de un proceso caro y laborioso, lo que lógicamente induce a que lo pospongan de manera constante. Después de todo, ¿por qué habría que sustituir algo que ha funcionado durante tanto tiempo? La respuesta es sencilla. La realidad es que la mayoría de ellos no funciona, ni de lejos, tan bien como puede parecer y, además, se ven muy limitados cuando las condiciones cambian.

Dar el paso a un sistema moderno significa invertir en el futuro y cosechar frutos de manera inmediata. Según el estudio TEI de Forrester, SEW-EURODRIVE obtuvo un ROI del 336 %.

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Otra parte esencial para garantizar el éxito de la operación es disponer de una estrategia de migración inteligente. En SER te ayudamos a modernizar tus sistemas legacy de archivo y gestión documental y a dar el salto a nuestra moderna solución de gestión del contenido empresarial: Doxis.