¿Te gustaría registrar facturas escaneadas de manera automática y catalogarlas sistemáticamente, archivarlas en formato digital o copiar un fragmento específico de un contrato impreso para pegarlo en un documento, y todo ello sin tener que escribir nada? El software de OCR te puede proporcionar un soporte efectivo en todos estos casos. ¡Lo que significa un reconocimiento de texto más sencillo que nunca!

En este artículo, descubrirás por qué el software con reconocimiento de texto por OCR es tan importante para las empresas más punteras, los beneficios específicos del reconocimiento documental basado en OCR y cómo la interacción de la IA y el OCR garantiza un procesamiento de datos óptimo.

El OCR, o reconocimiento óptico de caracteres, es un proceso de reconocimiento automático de texto. Reconoce las palabras y los números presentes en archivos de imagen, como un PDF, y los convierte en texto consultable. Es decir, la tecnología convierte archivos de imagen en archivos de texto. Esto posibilita convertir documentos físicos en archivos de texto digitales y buscar fragmentos específicos en ellos.

El reconocimiento de texto por OCR se basa en el principio del reconocimiento de patrones, algo similar al reconocimiento facial o del habla. De esta manera, reconoce de manera automática las letras, los números y los símbolos para formar palabras y frases mediante una comparación con la base de datos.

El reconocimiento de texto facilita muchísimo la gestión documental para las grandes empresas. Y lo hace, principalmente, mediante los siguientes factores:

• Gestión documental mejorada: El reconocimiento de texto por OCR convierte en consultable el texto en archivos de imagen.
• Extracción de datos mucho más sencilla: El reconocimiento por OCR puede extraer datos muy específicos, como los importes de facturas, lo cual mejora la precisión de la contabilidad.
• Integración de tecnologías inteligentes: El software de OCR más avanzado utiliza la inteligencia artificial (IA) para aumentar de manera significativa la calidad de los datos y, por ejemplo, interpretar mejor la escritura a mano.

El reconocimiento de texto por OCR es un componente importante de cualquier sistema de gestión documental (DMS) avanzado, ya que representa la parte más relevante de la digitalización de documentos:

El OCR es un paso clave para digitalizar documentos

Desde el contacto inicial con los documentos, el OCR juega un papel crucial en su registro:

Llega una factura a la empresa en formato físico o como workflow de factura digital. La factura se escanea y se envía al DMS como un documento PDF. El software de OCR convierte la imagen en texto editable.

La IA interpreta el contenido de la factura y almacena la información como datos estructurados.  Con estos datos, ahora el sistema puede almacenar el documento en la eFile correspondiente y asignárselo al procesador adecuado. Mediante las normas sobre transferencia de tareas, el sistema siempre asigna el documento al empleado correcto. Con este paso, el workflow comienza automáticamente para, por ejemplo, verificar una factura.

1. Las facturas u otros documentos llegan a la empresa.
2. Las facturas escaneadas se transfieren al DMS como PDF.
3. El software de OCR registra todo el contenido de texto.
4. La IA convierte toda la información en datos estructurados.
5. La IA clasifica el documento de acuerdo con parámetros predefinidos.

El documento se almacena en la eFile adecuada.

Muchos sistemas DMS ya tienen un software de OCR integrado. La tecnología OCR es indispensable para las empresas que quieren modernizar de manera efectiva su correo entrante y su gestión documental en general. Aporta la base para una gestión documental rápida, precisa y eficiente en un ecosistema digital.

• Actúa como enlace entre los documentos físicos y los digitales.
• Permite la extracción automática de datos.
• Acelera todo el workflow al enriquecer el sistema de gestión documental con información estructurada.

Los principales beneficios del reconocimiento de documentos basado en OCR son los siguientes:

1. Recopilación de datos automática

• Recibes una gran cantidad de facturas en papel de diferentes proveedores cada día.
• En vez de comprobar manualmente cada factura y mecanografiar información como el número de factura, el importe y la fecha de vencimiento, utiliza un programa con reconocimiento de texto por OCR incorporado.
• El software de OCR escanea automáticamente cada factura entrante y extrae los datos necesarios.
• Con la IA, esta información se almacena directamente en el documento como metadatos estructurados.

2. Menos errores y menor carga de trabajo

• La automatización de procesos elimina la necesidad de registrar a mano los datos, una tarea lenta y tediosa.
• En su lugar, tus empleados y tú podéis centraros en actividades estratégicas.
• Asimismo, se minimizan las erratas y otros errores humanos. El software de OCR basado en IA funciona con precisión y aprende a través de los controles de calidad.

3. Indexación y búsqueda mejoradas

• Tras extraer la información relevante, esta se almacena y categoriza en un formato estructurado.
• De este modo, se pueden llevar a cabo búsquedas rápidas y sencillas de documentos o información específicos en conjuntos de datos muy grandes.
• Por ejemplo, el OCR se utiliza a menudo para la indexación de texto completo, lo que te permite buscar palabras específicas y frases completas.

El uso del OCR en el mundo empresarial ofrece muchos beneficios, pero también requiere soluciones innovadoras:

Reto núm. 1 Escritura a mano y baja calidad de impresión

El registro preciso de textos escritos a mano y de documentos con una baja calidad de impresión puede ser un reto importante para un software de OCR. Las irregularidades en los documentos escritos a mano hacen que un reconocimiento adecuado del texto resulte más difícil.

La solución: La inteligencia artificial. Los sistemas de OCR basados en IA tienen la flexibilidad y el reconocimiento de patrones necesarios para cumplir con estos requisitos y aumentar la precisión del reconocimiento de textos de manera significativa.

Reto núm. 2 Control de calidad y validación de datos

Los sistemas de OCR también pueden cometer algún error ocasionalmente, especialmente cuando tratan con plantillas de documentos complejas o versiones escaneadas borrosas. Para garantizar una calidad elevada de los datos, es importante llevar a cabo controles de calidad periódicos. Sin embargo, los enfoques tradicionales del control de la calidad suelen requerir mucho tiempo y están sujetos a verificaciones manuales propensas a errores.

La solución: Los sistemas modernos de gestión documental utilizan la IA para comparar automáticamente el texto reconocido con el documento original y, de este modo, identificar errores. Nuestro asistente Doxi basado en IA se encarga independientemente de esta tarea e informa de las discrepancias. Con estos mecanismos de control, las empresas pueden mejorar la calidad y la validación de los datos de manera significativa, minimizar los errores y hacer que la integración de las tecnologías OCR en sus procesos empresariales sea más eficiente.

El reconocimiento por OCR en los sistemas de gestión documental es fundamental para la extracción de datos de los documentos. Sin OCR, no sería posible escanear y procesar la información de manera eficiente, como los datos de facturas. La IA también abre nuevos horizontes que están cambiando las reglas del juego:

• Mayor calidad de los datos: La integración de la IA en los procesos de OCR mejora la calidad de los datos de manera significativa. La IA reconoce patrones y discrepancias, comprende el contexto y obtiene resultados precisos incluso con tipografías que son difíciles de leer. Esto resulta especialmente importante cuando se trabaja con estructuras de datos complejas de tipos de documentos diferentes.
• Soporte de IA para el reconocimiento de texto en PDF: Aunque el software de OCR es teóricamente capaz de extraer texto de documentos PDF, ya ha mostrado sus limitaciones en el pasado, especialmente con plantillas complejas o tipografías difíciles de leer. Gracias a la IA, surge ahora la posibilidad de llevar a cabo un reconocimiento de texto preciso, ya que esta reconoce las letras e interpreta el contexto, lo que mejora la calidad de la información extraída.

La combinación de IA y OCR aumenta la precisión y la eficiencia para poder procesar documentos que antes quedaban fuera de las posibilidades de los sistemas de OCR tradicionales. Esto lleva la gestión documental a una dimensión completamente nueva, en la que la precisión y la velocidad van de la mano para garantizar un procesamiento y un uso de los datos óptimo.