Vous avez certainement entendu parler d'un CMS - mais celui-ci n'est peut-être pas le CMS que vous connaissez.

Dans le monde des musées, un CMS se réfère spécifiquement à l'organisation et à la collection d'objets.

Mais qu'est-ce qu'un système de gestion des collections (CMS) et pourquoi est-il important ? Quelles sont les informations à gérer ? Et comment une organisation choisit-elle le bon système ? En voici le détail dans notre article d'aujourd'hui.

Un système de gestion des collections est un type de logiciel utilisé par le personnel des musées et des archives afin de classer et stocker des informations portant sur les objets conservés au sein de l'organisation.

Le logiciel permet le catalogage et la tenue des dossiers d'objets, de photos, d'œuvres d'art, la gestion documentaire et plus encore, le tout en un seul endroit.

Lorsque des milliers, des centaines de milliers, voire des millions d'objets doivent être gérés, un système de gestion des collections constitue un investissement d'une importance capitale.

Étude de cas sur la connaissance du client : musée d'histoire naturelle

Prenons le musée d'histoire naturelle comme point de référence.

Avec ses 300 scientifiques chargés de plus de 80 millions d'objets - dont une météorite de 3,5 tonnes, l'un des premiers T-Rex jamais exhumés et un calmar géant parmi les pièces d'exposition primées - le musée avait besoin d'un système de gestion de ces collections à la fois robuste et performant.

Le système de gestion des collections devait par ailleurs permettre de numériser et d'améliorer des processus essentiels tels que la gestion des prêts, d'augmenter le potentiel d'évolution et d'automatiser les indicateurs d'efficacité.

L'installation de ce CMS a permis au musée de se doter d'un système moderne, évolutif et à l'épreuve du temps qui lui permettra de concrétiser sa vision, à savoir transformer la gestion des collections de sciences naturelles à l'échelle mondiale, ainsi que d'étayer la recherche susceptible de favoriser l'épanouissement des populations et la prospérité de la planète.

Un système de gestion des collections offre de nombreux avantages à grande échelle.

Par exemple, avec son logiciel de gestion de musée, la plateforme Doxis Intelligent Content Automation gère un éventail étoffé de collections muséales - historiques, photographiques, artistiques et archivistiques, entre autres - et le système permet d'améliorer l'organisation et l'accessibilité.

Les objets de musée ont souvent une valeur inestimable, au sens littéral du terme.

Dans les musées, le déplacement des pièces d'exposition vers d'autres lieux est monnaie courante, et mieux vaut ne pas penser aux conséquences douloureuses d'une perte ou d'une détérioration.

Le recours à un système de gestion des collections permet de réduire les risques, d'améliorer le suivi et le contrôle de l'utilisation et de la circulation des objets, et d'automatiser et de rationaliser le processus, avec à la clé des économies de temps et d'argent. Le jeu en vaut vraiment la chandelle !

De nombreux éléments rentrent en ligne de compte dans le choix d'un système de gestion des collections. Le marché regorgeant de fournisseurs, il est essentiel d'effectuer des recherches approfondies sur la fonctionnalité et les fonctions offertes par chacune des solutions.

Évaluation

• Faites un tour d'horizon de vos besoins et de vos objectifs - l'organisation nécessite-t-elle une solution simple et rapide ou une solution plus robuste et spécialisée ?
• Tenez compte des éventuels utilisateurs du logiciel. Il est essentiel d'identifier ce point en amont pour savoir qui doit être impliqué dans le processus de sélection.
• Votre personnel est-il déjà formé à l'utilisation de certaines fonctions ? La formation et le déploiement du logiciel sont des aspects trop souvent négligés, alors qu'ils devraient être planifiés en priorité.
• Quelle est l'utilisation de la catégorisation dans chaque CMS ? La souplesse et la personnalisation sont-elles au rendez-vous ? Est-il possible de l'intégrer à d'autres systèmes logiciels ?

Ce sont autant de questions cruciales à poser aux fournisseurs potentiels.

Demandez également à voir des études de cas d'organisations similaires à la vôtre qui utilisent la gestion des collections de la façon dont vous souhaitez la déployer, voire contactez-les pour comparer leurs expériences.

Tarification

L'élément crucial (votre directeur financier vous le dira !) est la structure tarifaire. Alors, parlons argent. Il est impératif de procéder à une analyse coûts-avantages. Tenez compte de ce qui suit :

• Quel sera le coût du logiciel de gestion des collections - en ce compris les coûts d'assistance, les mises à jour, les services packs ?
• En ce qui concerne les employés qui seront formés et qui utiliseront le système, le nombre de licences et de machines doit être budgétisé.

Prise de décision

Au moment de prendre votre décision finale et de mettre en œuvre le système, assurez-vous que toutes vos questions ont reçu une réponse de la part de vos fournisseurs potentiels.

En optant pour un fournisseur collaboratif, curieux et méticuleux, vous mettrez vos précieuses données entre de bonnes mains.

Et lorsque les données concernent l'une des pièces les plus importantes sur le plan culturel (le squelette d'un T-Rex, par exemple), ces bonnes mains sont un trésor inestimable.