Seguro que has oído hablar más de una vez de los CMS, pero quizás no de uno como este. En el mundo de los museos, los CMS se utilizan específicamente para la organización y recopilación de objetos. Pero ¿qué es un sistema de gestión de colecciones y por qué es importante? ¿Qué información se debe gestionar? ¿Y cómo escogen las organizaciones el que es más adecuado? Te lo contamos todo en el artículo de hoy.

Un sistema de gestión de colecciones es un tipo de software utilizado por los museos y el personal archivístico para categorizar y almacenar la información sobre las piezas de las que dispone el fondo de la organización.

El software permite catalogar y mantener los registros de objetos, fotos, obras de arte y mucho más, todo ello en un solo lugar.

Cuando se tienen que gestionar miles, cientos de miles e incluso millones de objetos, un sistema de gestión de colecciones resulta una inversión tremendamente importante.

Estudio de caso con insights del cliente: Museo de Historia Natural de Londres

Tomemos como referencia al Museo de Historia Natural de Londres.

Teniendo en cuenta que sus 300 científicos son responsables de más de 80 millones de objetos (incluyendo un meteorito de 3,5 toneladas, uno de los primeros T-Rex descubiertos y un calamar gigante), no cabe duda de que necesitaban contar con un sistema robusto y eficiente para su gestión.

Y no solo eso, pues el sistema de gestión de colecciones también debía digitalizar y mejorar procesos cruciales como la gestión de préstamos, aumentar el potencial de escalabilidad y automatizar las métricas de eficiencia.

Con el nuevo CMS ya en uso, el museo ha establecido un sistema moderno, escalable y listo para el futuro que les empoderará para cumplir su visión de transformar globalmente la gestión de colecciones de ciencias naturales, afianzando un modelo de investigación centrado en ayudar a las personas y al mundo a prosperar.

Los sistemas de gestión de colecciones ofrecen amplios beneficios.

Por ejemplo, la plataforma Doxis Intelligent Content Automation gestiona un gran abanico de colecciones de museo con su software de gestión de museos (históricas, fotográficas, artísticas y de archivos, entre otras), y el sistema permite mejorar la organización y la accesibilidad.

En cuanto a las piezas de museo en concreto, estas son, a menudo literalmente, de un valor incalculable.

Es común trasladar exposiciones de una ubicación a otra, con el riesgo de daños o pérdidas correspondiente...

Los sistemas de gestión de colecciones reducen este riesgo, pues permiten mejorar el seguimiento y la monitorización del uso de los objetos, así como de su circulación, y optimizan y automatizan este proceso, ahorrando tiempo y dinero. Es un win-win.

Existen diversas consideraciones a tener en cuenta a la hora de elegir un sistema de gestión de colecciones. Entre tantos proveedores disponibles, es fundamental llevar a cabo una investigación detallada de las prestaciones y las funcionalidades de cada opción.

Evaluación

• Evalúa tus necesidades y tus objetivos: ¿la organización necesita una solución rápida y sencilla o algo más robusto y especializado?
• Ten en cuenta quién usará el software. Identifica estas cuestiones al principio del proceso para saber quién tendrá que formar parte de la selección.
• ¿Ya cuentas con personal formado en cómo usar ciertas características? La formación en un software y qué supondrá su despliegue es algo que se deja demasiado a menudo para el final, cuando, en realidad, lo debes tener claro desde el principio.
• ¿Cómo usa la categorización cada CMS? ¿Es flexible y personalizable? ¿Se integra con otros sistemas de software?

Son cuestiones cruciales que debes consultar con los proveedores potenciales.

Asimismo, solicita estudios de caso de organizaciones similares a la tuya que hayan utilizado el sistema de gestión de colecciones de una manera similar a la que tú planeas hacerlo, o incluso contacta con ellas para conocer su experiencia.

Precio

La estructura de precios es algo clave (¡al menos para tu CFO!). Ha llegado el momento de hablar de dinero. Es imprescindible llevar a cabo un análisis de coste-beneficio. Considera lo siguiente:

• ¿Cuánto costará el software de gestión de colecciones, incluyendo los costes de soporte, las mejoras y los paquetes de servicios?
• Volviendo al tema de quién será formado para usar el sistema, también debes tener en cuenta el precio de las licencias y el equipo necesario.

Es hora de tomar una decisión

Cuando vayas a tomar tu decisión definitiva y a implementar el sistema, asegúrate de que los proveedores potenciales han respondido a todas tus preguntas.

Debes elegir un proveedor que sea colaborativo, que demuestre interés y que sea meticuloso para dejar tus valiosos datos en buenas manos.

Y cuando los datos pertenecen a uno de los elementos más significativos culturalmente (¿os suena el esqueleto de T-Rex?), esas buenas manos tienen un valor incalculable.