Les dossiers approvisionnement électroniques facilitent les achats

L'ensemble des documents d'achat accessibles à tout moment

La plupart des processus d'achat sont déclenchés et conclus par des documents. Les documents sont créés, traités, vérifiés et validés. Une gestion professionnelle des dossiers et des documents doit documenter de manière structurée et gérer de manière transparente et sécurisée l'ensemble du processus, de l'ébauche à la fin de la relation commerciale, de la demande de marchandises à l'approbation du paiement de la facture fournisseur en passant par la demande d'offre et le processus de commande.

Le dossier approvisionnement de Doxis4 gère et archive l'ensemble des documents en un seul système, quel que soit leur format ou leur support, de leur réception (input) à leur archivage (output) en passant par leur traitement. Tous les employés participant à l'approvisionnement ont ainsi l'accès homogène tant attendu à tous les documents, dossiers et workflows d'un processus d'achat. Doxis4 vous permet de compléter votre système de GCL et d'ERP d'une documentation écrite complète des données non structurées. L'aspect multimédia du dossier approvisionnement électronique de Doxis4 permet d'archiver et d'afficher, en plus de correspondances et d'offres, des vidéos ou des images des produits, des liens vers des contenus Web des fournisseurs, par exemple leurs sites.

Le même niveau d'information dans toute l'équipe

Le dossier approvisionnement de Doxis4 augmente la transparence du processus décisionnel, le gère efficacement et permet aux équipes du service des achats de travailler ensemble à un même niveau d'information avec des données actuelles. Il est possible de déterminer de manière détaillée au niveau des objets, des registres ou des dossiers qui est autorisé ou non à consulter quels documents, quels registres et quels dossiers. Contrairement aux dossiers papier, qui sont liés physiquement à un endroit, le dossier approvisionnement de Doxis4 est accessible où que l'on soit via Doxis4 mobileCube ou via les fonctions de dossier hors ligne standards.

La fonction de liaison, qui permet de lier des documents entre eux (par exemple une offre à une liste de prix), des documents avec des dossiers (par exemple des processus de commandes actuels avec des processus de commandes antérieurs), des processus avec des dossiers (par exemple plusieurs processus de commande de la même marchandise), des dossiers entre eux (par exemple des dossiers approvisionnement avec des dossiers fournisseurs), etc., permet de documenter de manière transparente les dépendances. Dans le domaine de l'achat, où les employés travaillent souvent en équipes indépendantes des divisions et des sites et traitent en même temps les processus avec les mêmes informations, les dossiers électroniques de Doxis4 permettent une collaboration sécurisée à tout moment et en tout lieu. La possibilité d'accès multiple à un même objet d'information est ici un grand avantage.

Du dossier approvisionnement au dossier fournisseur

Le dossier approvisionnement est complété par le dossier fournisseur et, au besoin, par un dossier marchandise, qui documentent respectivement l'ensemble du cycle de vie de la relation commerciale avec un fournisseur et les caractéristiques et les qualités de la marchandise. À la différence du dossier approvisionnement, le dossier fournisseur donne une vue détaillée d'un fournisseur donné. Il contient entre autres des informations sur la solvabilité, les listes de prix actuelles, les certifications, les essais de matériaux et les procès-verbaux de vérification du fournisseur concerné.

Le dossier fournisseur de Doxis4 peut dès son installation créer une fiche créancier afin de permettre de passer directement de l'affichage des fiches dans le système de GCL et d'ERP ou de la demande d'achat dans le système de gestion des stocks au dossier fournisseur. Le dossier fournisseur de Doxis4 tire beaucoup d'informations, par exemple sur les commandes, de la gestion des stocks. L'archivage de ces informations dans le dossier fournisseur de Doxis4 se fait de manière automatisée, à l'aide des valeurs d'indexation transmises par la gestion des stocks. Si les commandes sont faites sans gestion des stocks, ce qui est courant dans le domaine des petits objets, le dossier fournisseur peut également être rempli manuellement.

Tout commence avec la demande

Les processus d'achat commencent généralement par des demandes écrites de produits et de services spécifiques. Les informations produites à ce moment sont collectées et archivées séparément dans des dossiers papier, des répertoires de fichiers ou des boîtes de réception. Ce n'est que lorsqu'une commande arrive que le système ERP intervient avec un processus de commande. Dès cette première phase du processus d'achat, le dossier approvisionnement de Doxis4 offre une aide précieuse, même si aucun processus de commande n'est mis en place dans le système ERP, notamment lorsque plusieurs employés de différentes divisions participent au processus d'achat. Ils peuvent créer de nouveaux documents et lancer des opérations directement depuis le dossier approvisionnement de Doxis4. Doxis4 leur offre également la possibilité de lier aux processus d'achat des modèles de documents avec des contenus préétablis pouvant être automatiquement remplis avec les données fournisseur. Ils peuvent ensuite modifier individuellement ces modèles en fonction du contexte du processus d'achat concerné. Les communications sortantes sont automatiquement ajoutées au dossier approvisionnement. Si une commande est finalement passée, le dossier approvisionnement peut être relié ultérieurement au processus de commande dans le système ERP.