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Automatisez vos confirmations de commande entrantes

  • Traitement le jour même des confirmations de commande entrantes

  • Remontée rapide et facile vers la production

  • Lancement le plus rapide possible du processus d'approvisionnement en produits de remplacement

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Purchase-to-pay automation software

Assurer le bon déroulement de la production grâce à un flux de travail d'approvisionnement efficace

Des flux de travail d'approvisionnement efficaces, un rapprochement plus rapide des commandes et des chaînes d'approvisionnement résilientes sont la base d'une production sans accroc qui s'accompagne d'une qualité optimale. En optant pour un flux de travail couvrant l'ensemble du processus achats (Purchase-to-Pay, P2P) et piloté par logiciel, vous automatisez les tâches redondantes et améliorez ainsi vos achats en flux tendu. Et parce que le traitement automatisé des confirmations de commande signale immédiatement les écarts, vous pouvez procéder rapidement aux ajustements nécessaires et maintenir la production dans les délais sans dépasser le budget.

Améliorez la planification de votre production

Identifiez immédiatement les écarts de quantités livrées et les éventuels délais, trouvez d’autres fournisseurs ou adaptez votre planification en fonction des besoins.

Des clients satisfaits

Évitez les goulets d’étranglement au niveau des ressources pour que la fabrication respecte les délais et le budget. Vos clients sauront apprécier la ponctualité de vos livraisons et la qualité supérieure de vos produits.

Optimisez la confirmation des commandes

Automatisez vos tâches manuelles chronophages et dopez votre productivité en dégageant davantage de temps pour des activités essentielles comme la sélection des fournisseurs.

Confirmation de commande avec Doxis

En traitant automatiquement les confirmations de commande, vous pouvez modifier la trajectoire de vos opérations - par exemple, en détectant des écarts dans les volumes et même dans les prix des différents postes. Doxis peut vous aider à tirer le meilleur parti d'une gestion entièrement automatisée des confirmations de commande : produire dans les délais et dans le respect de votre budget, tout en vous faisant gagner du temps et en réduisant les efforts liés aux tâches manuelles.

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Trois étapes pour automatiser les confirmations de commande

ÉTAPE 1 :

Réception et saisie de la confirmation de commande

Une fois la confirmation de commande reçue et numérisée, Doxis saisit toutes les informations pertinentes et classe le document résultant dans le dossier des commandes numérique et dans l'espace de travail du fournisseur. Doxis transfère ensuite toutes les informations au format adéquat vers votre système ERP (SAP, etc.).

  • Lecture automatisée des confirmations de commande et lancement des processus en aval jusqu'à la résolution

  • Intégration parfaite aux systèmes ERP

  • Intégration étroite à SAP ERP, S/4 HANA et SAP Cloud Platform

  • Un seul processus pour les confirmations de commande numériques et sur papier

Automated order confirmations, step 1
Automated order confirmations, step 2

ÉTAPE 2 :

Flux de travail pour le rapprochement et le post-traitement

Doxis effectue un rapprochement automatique des informations issues de la confirmation de commande avec la commande d'origine et les données du partenaire commercial. Le système détecte immédiatement tout écart et en informe l'employé responsable, qui peut alors lancer le flux de travail correctif et, en même temps, soumettre une demande concernant le produit de base manquant.

  • Interfaces standards d’accès aux commandes et aux données concernant les partenaires

  • Transfert automatique des données à partir des commandes

  • Contrôles de validation et de vraisemblance par rapport aux données de commande et aux données maîtres de votre système ERP

  • Registre des commandes pour toutes les confirmations de commande

  • Informations de gestion des fournisseurs (permettant de détecter les fournisseurs peu fiables, par exemple)

ÉTAPE 3 :

Archivage

Afin de garantir une conformité totale avec les exigences réglementaires, Doxis classe la confirmation de commande dans l'archivage sécurisé pendant toute la période de conservation légale. Vous pouvez ainsi continuer à consulter à votre guise la confirmation de commande dans votre système ERP.

Automated order confirmations, step 3

L'avenir du traitement automatisé des confirmations de commande avec Doxis

Découvrez tout le potentiel d'optimisation de l'ensemble de votre processus achats (P2P).

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Mettez Doxis à contribution dans l'ensemble de votre processus achats

Automatisation de bout en bout

Vérification des demandes d'achat, gestion des demandes fournisseurs, validation des budgets, commandes, confirmations des commandes, et traitement des factures : avec Doxis, vous automatisez l'ensemble du processus P2P et gérez tous les documents dans un référentiel central.

Coopération entre les services

Lors de la réception de demandes concernant les matériaux ou les équipements, Doxis agrège tous les documents et processus associés dans des fichiers électroniques contextuels. Vous vous assurez ainsi non seulement que les services comme le service Production participent aux processus qui les concernent et que les commandes sont coordonnées entre les bons services, mais aussi que toutes les décisions sont documentées au fur et à mesure.

Améliorez la gestion des fournisseurs avec la solution Doxis® iRoom®

Doxis simplifie la collaboration avec vos fournisseurs. Vos fournisseurs utilisent la protection offerte par Doxis® iRoom® pour télécharger leurs attestations de certification, tandis que vous pouvez leur transmettre des évaluations de la qualité, des photos des défauts constatés, etc.

Vérification et comptabilisation intelligentes

Qui a besoin de vérifier la confirmation de commande dans quel scénario de vérification ? Laissez ça à Doxis ! Il déclenche automatiquement le bon processus et rassemble toutes les informations nécessaires. Doxis peut même comptabiliser la confirmation de commande dans votre système ERP.

Nos processus métier sont bien plus rapides et efficaces grâce aux dossiers électroniques clients, fournisseurs et contrats, et à l’intégration parfaite de la solution Doxis à SAP.

Ulrich Peekhaus, Head of IT, KNIPEX-Werk C. Gustav Putsch KG

Avantages du traitement automatisé des confirmations de commande

Des confirmations de commande entièrement transparentes

Grâce à son registre des commandes, Doxis vous permet de visualiser instantanément toutes les confirmations de commande entrantes et leur statut.

Facilitez-vous le travail

Doxis lit automatiquement la confirmation de commande et la rapproche du système ERP tout en signalant les incohérences à l'attention de l'utilisateur.

Découvrez les écarts plus rapidement

Visualisez immédiatement les écarts entre les commandes et les livraisons, et confirmez-les directement dans le processus de vérification de votre ERP, comme SAP.

Améliorez la qualité des fournisseurs

Suivez facilement la fiabilité de livraison et l’évolution tarifaire de vos fournisseurs, et tirez parti des données trouvées par Doxis pour votre évaluation.

Gestion intelligente des confirmations de commande

Doxis transfère automatiquement les données concernant les documents, déclenche les processus en aval dans le système ERP, localise le bon utilisateur pour accomplir la tâche et transmet les bonnes informations en contexte.

Améliorez la conformité et la qualité

Grâce à Doxis, vous traitez les confirmations de commande au sein d’un processus uniforme et entièrement documenté, et archivez tous les documents importants en garantissant la traçabilité.

Intégration dans votre environnement informatique

Découvrez Doxis en action

Organisez une démonstration en ligne pour votre entreprise, où nous vous présenterons les bonnes pratiques en matière de flux de travail pour mettre en place des confirmations de commande automatisées.

Découvrez comment la transformation numérique peut révolutionner vos processus et libérer tout leur potentiel.

Si vous souhaitez en savoir plus, remplissez le formulaire et nous vous contacterons dans les plus brefs délais.

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